Mail w języku angielskim to nie jest dla urzędu sytuacja ekstremalna. Nie wyobrażam sobie odpowiedzi: "wyślij maila w języku polskim" - mówi Otolia Siemieniec, burmistrz Mrągowa.

Czy mail po angielsku to dla urzędu zagwozdka?

Otolia Siemieniec, burmistrz Mrągowa: Nie, nie jest to dla nas żadna sytuacja ekstremalna. Radzimy sobie z korespondencją w języku angielskim. Czasem trudno jest rozszyfrować już na wejściu, czy jest to spam, jakaś reklama czy interesująca nas informacja. Ale wystarczy, że sekretarka skieruje taką wiadomość do referatu promocji, w którym panie biegle znają ten język.

Ale pojawiają się komentarze, że przecież językiem urzędowym jest język polski, więc korespondencja z urzędem gminy mogłaby odbywać się w tym języku...

- Tak nie możemy absolutnie do tego podchodzić. Żyjemy przecież w świecie globalnym. Jeżeli jesteśmy otwarci na potencjalnych inwestorów, musimy być przygotowani na korespondencję również w języku obcym. Nie wyobrażam sobie, że zamiast merytorycznej odpowiedzi będziemy pouczać: „wyślij maila w języku polskim". To niedopuszczalne.

Urząd jest zasypywany mailami?

- Maili faktycznie przychodzi dużo, ale doświadczony pracownik doskonale wie, co z którym mailem należy zrobić, gdzie przekazać.

Sporo jest maili z prośbą o udzielenie informacji, a potem te dane wykorzystywane są do przygotowania skrojonej na miarę oferty komercyjnej. Ale musimy i na takie odpowiadać. Kiedy to możliwe, przekierowujemy do danych udostępnionych w biuletynie informacji publicznej. Jeśli ta informacja już tam jest, to nie ma powodu, żeby ktoś nie sięgnął bezpośrednio do BIP.

Zdarza się, że ktoś nie dostanie odpowiedzi na czas?

- Skoro wdrażamy w urzędach informatyzację, to nie możemy odcinać się od korespondencji mailowej. Nie wyobrażam sobie, że ktoś pyta np., czy w Mrągowie jest hala, którą mógłby wynająć, i nie otrzymuje odpowiedzi.

Maile od przedsiębiorców traktujemy priorytetowo. Jestem przekonana, że poza promocyjnymi działaniami gminy, bardzo ważny jest tzw. marketing szeptany. Nasi przedsiębiorcy mają przecież różne kontakty i to oni tak naprawdę mogą wiele zdziałać, żeby zachęcić znajomych do zainteresowania się nasza ofertą. O ile sami będą zadowoleni.

A jak wygląda obsługa korespondencji elektronicznej? Nadają Państwo wiadomościom sygnatury? Drukują?

- To zależy jaką korespondencję. Korespondencja, która przechodzi przez e-PUAP, musi być niestety wydrukowana, bo to są konkretne decyzje. Natomiast jeżeli chodzi o maile, to działa sieć wewnętrzna i część wiadomości jest po prostu przekazywana do konkretnej komórki czy do konkretnej osoby. Tu nie ma już obiegu papierowego.

Dziękuję za rozmowę.

Anna Banasik