W zdecydowanej większości urzędów administracji samorządowej funkcjonuje podwójny obieg dokumentów. Sytuacja taka dotyczy bardzo często ponad połowy spraw - wynika z raportu MSWiA.

Badanie wpływu informatyzacji na działania administracji publicznej w Polsce w 2011 r. przeprowadziło MSWiA wspólnie z instytutem badawczym ARC Rynek i Opinia w dniach 11 czerwca -12 lipca 2011 roku. Wzięło w nim udział 1601 urzędów administracji samorządowej i rządowej, w tym 885 gmin wiejskich.

Jak wskazuje raport, tylko około 40 proc. urzędów korzysta z elektronicznego systemu zarządzania dokumentacją (EZD). Najwyższy wskaźnik poziomu wdrożenia tego systemu posiadają urzędy marszałkowskie i powiatowe.

Większość systemów nie jest zintegrowana z Biuletynem Informacji Publicznej i platformą ePUAP. Systemy zintegrowane z BIP posiada około 40 proc. urzędów. Moduł integracji z platformą ePUAP posiada jedynie co czwarty urząd korzystający z systemu EZD. Jednak 3/4 urzędów deklaruje, że planuje wprowadzenie integracji w tym zakresie do roku 2012.

Posiadanie elektronicznego systemu zarządzania dokumentacją wciąż nie przekłada się na wyeliminowanie tradycyjnego obiegu dokumentów papierowych. W zdecydowanej większości urzędów, bez względu na szczebel, funkcjonuje podwójny obieg dokumentów. 86 proc. urzędów wskazuje, że sytuacja taka dotyczy ponad połowy spraw.

Plany wdrożenia systemu elektronicznego zarządzania dokumentami zadeklarowało ponad 80 proc. urzędów, które obecnie z takiego systemu nie korzystają. Co piąty urząd planuje wprowadzenie systemu do końca 2011 roku, prawie co drugi – w roku 2012.

Jak się okazuje, prawie 90 proc. urzędów posiada elektroniczną skrzynkę podawczą. Większość skrzynek jest umiejscowiona na platformie ePUAP, w przypadku zdecydowanej większości urzędów adresy skrzynek podawczych są dostępne na platformie BIP.

Choć posiadanie elektronicznej skrzynki podawczej jest powszechne, to poziom wykorzystania jej możliwości można uznać za dość niski. Prawie 3/4 urzędów posiadających elektroniczną skrzynkę podawczą w ciągu pierwszych 5 miesięcy 2011 roku nie otrzymało żadnych dokumentów.

Stopień wykorzystania skrzynki podawczej jest zdecydowanie wyższy w urzędach administracji rządowej niż samorządowej. Średnia liczba dokumentów otrzymanych na skrzynkę w danym okresie wyniosła prawie 40 w przypadku urzędów administracji rządowej i tylko niecałe 7 w przypadku administracji samorządowej.

Jeszcze niższy jest poziom wykorzystania skrzynki podawczej w celu wysyłania dokumentów elektronicznych. Urzędy administracji samorządowej w ciągu pierwszych 5 miesięcy 2011 roku wysłały średnio niecałe 4 dokumenty.
Inaczej jest w przypadku urzędów administracji rządowej, gdzie poziom wykorzystania elektronicznej skrzynki podawczej w celu wysyłania dokumentów jest wysoki, a średnia liczba dokumentów elektronicznych w ciągu 5 miesięcy wynosi około 92.

Jak wskazuje badanie, zdecydowana większość urzędów deklaruje zwiększenie stopnia wykorzystywania możliwości platformy ePUAP.

Jedynie 40 proc. urzędów objęło nowych pracowników obowiązkowymi szkoleniami informatycznymi – bez względu na rodzaj urzędu. Natomiast takie plany na przyszłość zadeklarowało 40 proc. spośród badanych urzędów.

W większości urzędów wszystkich szczebli obsługą informatyczną zajmują się wydzieleni pracownicy lub specjalna komórka organizacyjna. Z pomocy podmiotów zewnętrznych (w pełnym lub częściowym wymiarze) korzystają najczęściej urzędy gminne.

Z raportem mogą Państwo zapoznać się na stronie internetowej MSWiA

kkż/