Pilotaż masowej migracji uwidocznił informatyczne i organizacyjne ograniczenia – uważa Sławomir Wojciechowski z USC Nowa Sól. W grudniu resort udostępni usługę innym JST.

Pilotaż masowej migracji aktów stanu cywilnego pozwolił na uwidocznienie istotnych ograniczeń tego rozwiązania w wymiarze informatycznym i organizacyjnym – uważa Sławomir Wojciechowski kierownik Urzędu Stanu Cywilnego w Nowej Soli. Na początku grudnia resort cyfryzacji planuje wdrożenie masowego podpisywania aktów zmigrowanych, połączonego z udostępnieniem możliwości skorzystania z usługi wszystkim zainteresowanym gminom.

Trwa pilotaż masowej migracji aktów stanu cywilnego, rozpoczęty przez Ministerstwo Cyfryzacji w czerwcu. W pierwszej fazie biorą udział urzędy stanu cywilnego z Nowej Soli i Częstochowy, którym udostępniona została funkcjonalność masowej migracji aktów stanu cywilnego.

Gminy te mają przetestować poprawność i wygodę działania aplikacji, według resortu celem pilotażu jest też zbadanie wpływu masowej migracji na wydajność Systemu Rejestrów Państwowych. USC testują rozwiązania informatyczne oraz organizacyjne z zakresu masowego przenoszenia aktów stanu cywilnego z aplikacji wspierających (AW) do BUSC.

Jak wyjaśniło ministerstwo, działanie polega na uruchomieniu usługi masowej migracji w celu weryfikacji połączenia SRP z pracującymi w gminach aplikacjami wspierającymi oraz weryfikacji użyteczności i wygody korzystania z funkcjonalności. Do tego wykonywane są testy uruchamiania synchronicznego – jednoczesne puszczanie paczek aktów przez wiele gmin na raz.

Przedstawiciele ministerstwa i Centralnego Ośrodka Informatyki wspierają pracowników gmin w obsłudze nowej usługi oraz monitorują działanie usługi od strony „backendu” aplikacji, w tym badając jej wpływ na wydajność.
Jak nas poinformował resort cyfryzacji, kolejnym krokiem będzie rozszerzenie grupy pilotażowej – w dwóch paczkach po 25 gmin, w odstępie 3 tygodni – i powtórzenie synchronicznego uruchamiania masowej migracji połączone z monitorowaniem pracy systemu.

Na początku grudnia planowane jest wdrożenie masowego podpisywania aktów zmigrowanych, połączone z udostępnieniem możliwości skorzystania z usługi wszystkim zainteresowanym gminom.

Na pytanie o koszty, resort odpowiedział, że narzędzie do masowej migracji zostało opracowane i wykonane przez Centralny Ośrodek Informatyki. Natomiast gminy korzystające od lat z aplikacji wspierających, zawierały umowy w zakresie świadczenia usług indywidualnie z producentami tych aplikacji.

Jak nam powiedział Sławomir Wojciechowski, kierownik USC w Nowej Soli, urzędy objęte pilotażem zostały w pierwszej kolejności wyposażone w infrastrukturę (karty kryptograficzne do masowego przetwarzania danych). Zostały im też wgrane nowe wersje BUSC i Aplikacji Wspierających celem zintegrowania obu systemów w zakresie wymiany danych (plików XML zawierających dane aktów stanu cywilnego). Ten etap prac wykonywali informatycy i programiści z COI oraz z firm, które dostarczają Aplikacje Wspierającą.

„Następnie kierownicy USC wykonali czynności polegające na zmapowaniu ksiąg stanu cywilnego między aplikacją wspierającą a BUSC, a po zakończeniu tego etapu przeprowadzone zostały próby uruchomienia działania masowej migracji” – powiedział. Jak dodał, na tym etapie uwidoczniły się nieścisłości dotyczące poprawnej komunikacji obu systemów - system wymuszał cyklicznie wpisywanie kodu PIN dla karty do masowej migracji, co uniemożliwiało realizację pilotażu.

Wojciechowski powiedział, że rozpoczęcie działań polegało na próbach przesłania pojedynczych plików zawierających akty. „System działa tak, że użytkownik musi zainicjować po stronie aplikacji wspierającej przeniesienie aktu, następnie oba systemy łączą się i następuje przesłanie danych, co jest potwierdzane po stronie AW nr ID pliku, który został przesłany” - wyjaśnił.

Jak tłumaczył, następnie przeprowadzono migrację masową większej ilości aktów przez użytkowników systemu z różnych stanowisk pracy. Uwidoczniło to ograniczenia tego rozwiązania, które w przeważającej większości zależne są od sposobu zapisu danych w AW.

„Na przestrzeni minionych lat nigdy nie były prawnie określane w znaczeniu informatycznym formaty zapisu danych dotyczących aktów stanu cywilnego. Również użytkownicy AW stosowali różne sposoby zapisu danych, w szczególności dotyczy to wzmianek przy aktach, atrybutów aktów, zakresu danych” – podkreślił Wojciechowski.
Dodał, że wdrożone przez producentów AW rozwiązania informatyczne niestety pozwalają tylko w części wyeliminować czynniki, które wpływają na ograniczenie możliwości zastosowania masowej migracji do wszystkich aktów zapisanych w AW.

„Wykorzystanie tego rozwiązania bardziej będzie zależało od warunków organizacyjnych w danym USC niż od możliwości informatycznych” – powiedział Wojciechowski.

Jak wyjaśnił, przeniesione akty będą w BUSC zapisane w formie projektów aktów w celu zarejestrowania ich do postaci aktu stanu cywilnego, wszystkie pozostałe etapy procesu migracji muszą być wykonane przez urzędnika, który musi sprawdzić treść aktu pod kątem technicznym i merytorycznym, zatwierdzić, zaktualizować rejestr PESEL oraz nanieść wzmianki do aktu papierowego.

Według informacji resortu cyfryzacji faza pilotażu będzie systematycznie rozszerzana i w swojej docelowej formie potrwa do końca listopada.

Efektem wprowadzenia migratora ma być skrócenie czasu oczekiwania obywateli na odpisy aktów oraz przyspieszenie realizacji zdarzeń losowych, takich jak np. narodziny dziecka. Wdrożenie mechanizmów masowej migracji jest odpowiedzią na postulaty uproszczenia i przyspieszenia procesów migracji oraz realizacją zaleceń pokontrolnych Najwyższej Izby Kontroli.

Katarzyna Kubicka-Żach
kkż/