W wielu gminach dobór zakresów obowiązków często przekracza możliwości percepcyjne człowieka – wynika z badania.

Jak wynika z badania urzędów stanu cywilnego przeprowadzonego przez Ogólnopolskie Porozumienie Organizacji Samorządowych, najbardziej liczną grupą są jednoosobowe USC - w 84 proc. badanych urzędów pracownicy oprócz zadań dotyczących rejestracji stanu cywilnego wykonują inne zadania. Najczęściej dotyczą one pozostałych zadań zleconych związanych ze sprawami obywatelskimi, takimi jak ewidencja ludności i dowody osobiste.

Są też ośrodki, w których kierownik oprócz zadań zleconych wykonuje zadania własne gminy. Sytuacje takie zdarzają się głównie w usc w gminach wiejskich oraz miejsko-wiejskich. Powodem jest przede wszystkim to, że w tych jednostkach „ilość zdarzeń z zakresu rejestracji stanu cywilnego jest niewystarczająca dla wyodrębnienia pełnego etatu dedykowanego tylko usc”.

Z raportu wynika, że w wielu gminach dobór zakresów obowiązków często „przekracza możliwości percepcyjne człowieka”. Dodatkowo, realizowane zadania są różne i niepowiązane tematycznie.

„W związku z tym osoby pracujące na tych stanowiskach nie mają możliwości na organizację pracy umożliwiającą skuteczne realizowanie zadań” – czytamy w wynikach badania. Poza pełnym zakresem zadań dotyczących rejestracji stanu cywilnego urzędnicy realizują wiele zadań własnych gminy, których charakter często koliduje z funkcją kierownika usc.

W gminach wiejskich najczęściej w usc jest jedno stanowisko pracy i osoby pełniące funkcję kierownika lub zastępcy muszą posiadać umiejętności umożliwiające realizację wszystkich zadań z zakresu rejestracji stanu cywilnego.

W większych jednostkach samorządowych wzrasta stopień specjalizacji stanowisk pracy. Drugą wyróżnioną w raporcie grupę stanowią urzędy, które wykonują tylko zadania rejestracji stanu cywilnego. Mają one zazwyczaj wyodrębnioną strukturę organizacyjną, a liczba ich zadań jest proporcjonalna do wielkości obszaru, jaki obejmuje działalność urzędu.

W takich jednostkach jest kierownik usc, zastępca oraz pracownicy usc, przy czym liczba stanowisk pracy zależna jest od liczby realizowanych zadań.

Przepisy wskazują, że kierownikiem usc z mocy prawa jest organ gminy – wójt, burmistrz, prezydent miasta. W uzasadnionych sytuacjach na stanowisku kierownika usc może być zatrudniona inna osoba.

Jak wynika z badania, funkcję kierownika usc najczęściej pełnią osoby zatrudnione przez wójta, burmistrza, prezydenta miasta - tak zwani zawodowi kierownicy. Sytuacja taka ma miejsce w 70 proc. badanych usc.

W pozostałych urzędach funkcja kierownika usc została zachowana przez wójta, burmistrza, prezydenta miasta, jednak – jak pokazują badania - rzeczywista realizacja spraw merytorycznych w zdecydowanej większości prowadzona jest przez pracownika usc. Wójt, burmistrz, prezydent miasta nie uczestniczy w załatwianiu spraw – jego stanowisko jako kierownika usc ma w tych jednostkach charakter pozorny.

Ankietowane przez organizację usc są zdania, że w urzędach, gdzie funkcja kierownika usc nie została scedowana na inną osobę, powinna nastąpić zmiana. Charakter realizowanych zadań wymaga bowiem, by pracownikami tych instytucji były osoby posiadające specjalistyczną wiedzę prawniczą, informatyczną oraz administracyjną.

Wśród badanych urzędów dominuje sposób zatrudnienia na cały etat (69 proc.). W co trzecim urzędzie występują mieszane formy zatrudnienia. Niepełne etaty dotyczące realizacji spraw z zakresu usc występują najliczniej w okręgach należących do gmin wiejskich.

Badaniem zostało objętych 750 urzędów stanu cywilnego, co stanowi 33 proc. populacji ogólnopolskiej. Raport opracowało Ogólnopolskie Porozumienie Organizacji Samorządowych. Zespół badawczy składał się z przedstawicieli: Zrzeszenia Gmin Lubelszczyzny, Stowarzyszenia Gmin i Powiatów Wielkopolskich, Śląskiego Związku Gmin i Powiatów, Związku Gmin Pomorskich, Zrzeszenia Gmin Województwa Lubuskiego oraz Kierowników Urzędów Stanu Cywilnego z Lubartowa, Lubonia, Sierakowic, Wodzisławia Śląskiego i Nowej Soli. Partnerem badania było Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji (Departament Spraw Obywatelskich).

1 marca 2015 roku zaczęły obowiązywać przepisy nowej ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego, które zmieniły sposób funkcjonowania urzędów stanu cywilnego w Polsce. Najważniejsze zmiany objęły między innymi odformalizowanie sposobu prowadzenia spraw związanych z rejestracją stanu cywilnego, przejściem na informatyczny sposób rejestracji stanu cywilnego, utworzeniem centralnej bazy aktów stanu cywilnego, odmiejscowieniem załatwiania spraw, delegowaniem nowych zadań na USC.

kkż/Serwis Samorządowy PAP