Nie zawsze dokumenty związane z wykonywaniem zadań scedowanych przez wójta należy opatrywać oznaczeniem wskazującym, że następuje to z upoważnienia wójta.

W wyniku długotrwałej choroby burmistrza Skórcza (Pomorskie) obowiązki szefa gminy przejął jego zastępca (na podstawie art. 28g ustawy o samorządzie gminnym) . Pojawiły się wtedy wątpliwości, w jaki sposób należy sygnować urzędową dokumentację.

We wniosku skierowanym do RIO zastępca burmistrza dociekał, „czy w umowach, korespondencji, zarządzeniach, upoważnieniach i decyzjach powinno stosować się zapisy/pieczęcie: z up. Zastępca Burmistrza (do 30 dni), Zastępca Burmistrza (po okresie 30 dni), czy też inną formę, np. Pełniący funkcję/obowiązki Burmistrza Miasta?”.

Wiceburmistrz chciał też wiedzieć, czy po upływie ustawowego terminu 30 dni w podstawie prawnej wydawanych aktów należy każdorazowo wskazywać art. 28g ustawy o samorządzie gminnym, czy wystarczy adnotacja, że jest to „akt tzw. Pełniącego funkcję/obowiązki Burmistrza”.

RIO w Gdańsku zajęła stanowisko, jakkolwiek podniesione przez ratusz zagadnienia wykraczały poza stosowanie przepisów o finansach publicznych.

Co do zasady - poinformowała izba obrachunkowa - powierzone zadania zastępca wykonuje w imieniu organu wykonawczego a nie w swoim. Zatem dokumenty związane z wykonywaniem przekazanych czynności zastępca powinien – w ocenie RIO - opatrywać oznaczeniem wskazującym, że następuje to z upoważnienia wójta (burmistrza, prezydenta miasta).

Chodzi o sytuacje, o których mowa w ustawie o samorządzie gminnym. Zgodnie z przepisami wójt może powierzyć prowadzenie określonych spraw gminy w swoim imieniu zastępcy wójta lub sekretarzowi gminy. Ponadto może upoważnić swoich zastępców lub innych pracowników urzędu gminy do wydawania decyzji administracyjnych.

Izba podkreśliła w opinii, że w drodze zarządzenia (np. w regulaminie organizacyjnym urzędu gminy) wójt może również powierzyć swojemu zastępcy wykonywanie swoich obowiązków podczas jego nieobecności z powodu np. urlopu lub choroby trwającej do 30 dni.

„W takich wypadkach kompetencje zastępcy wójta również oparte są o udzielone mu w odpowiedniej formie upoważnienie do działania w imieniu wójta” – głosi oświadczenie.

Natomiast „wyjątkowa sytuacja”, jak oceniła ją RIO, ma miejsce w przypadku wystąpienia przemijającej przeszkody w wykonywaniu zadań i kompetencji wójta spowodowanej niezdolnością do pracy z powodu choroby trwającej powyżej 30 dni.

Wtedy, zgodnie z przepisami, zadania i kompetencje wójta przejmuje jego zastępca, a w gminach, w których powołano więcej niż jednego zastępcę - pierwszy zastępca (art. 28g ustawy o samorządzie gminnym).

„Wydaje się (…), iż najbardziej właściwym w okresie wykonywania zadań i kompetencji wójta przez zastępcę, będzie posługiwanie się przez tego ostatniego w umowach, korespondencji, zarządzeniach czy decyzjach określeniem wskazującym na pełnienie przez niego funkcji wójta” – oceniła Izba.

RIO uznała ponadto za zasadne wskazywanie po upływie ustawowego terminu 30 dni w podstawie prawnej wydawanych aktów art. 28g ustawy o samorządzie gminnym. „Pozwala (to) bowiem na ustalenie zakresu aktualnych kompetencji zastępcy wójta podpisującego dany akt” – wyjaśniono w stanowisku.

/kic/Serwis Samorządowy PAP