Dyrektorzy Archiwów Państwowych będą mogli przeprowadzać kontrolę dokumentacji już na etapie wykonywania czynności kancelaryjnych - zapowiada zastępca naczelnego dyrektora Archiwów Państwowych dr Andrzej Biernat.

„W świecie elektronicznego zarządzania dokumentacją taka możliwość jest konieczna” – mówi dr Biernat.

Dodaje, że przepisy w obecnym brzmieniu ograniczają czynności kontrolne Archiwów Państwowych do dokumentacji, która jest lub powinna być na stanie archiwum, „to znaczy powinna być już dokumentacją spraw zakończonych”.

Tymczasem, jak zaznacza zastępca naczelnego dyrektora Archiwów Państwowych, np. rejestrowanie i znakowanie dokumentacji, zakładanie spraw, dekretowanie, akceptowanie i podpisywanie dokumentów są czynnościami kancelaryjnymi a nie archiwalnymi, które regulowane są w ramach instrukcji kancelaryjnej.

Oznacza to, że Archiwa Państwowe nie mogą obecnie obejmować swoją kontrolą prawidłowości wykonywania tych czynności.

„O ile w świecie dokumentacji papierowej te przepisy były wystarczające, (…) to w świecie elektronicznego zarządzania dokumentacją w postaci elektronicznej (EZD), konieczna jest możliwość kontroli już na etapie powstawania dokumentacji i wykonywania względem niej czynności kancelaryjnych” - uważa dr Biernat.

Wyjaśnia, że „w świecie papierowym” opisywano sprawy i teczki z dokumentacją, a w systemach EZD opisywana jest (automatycznie lub przez pracownika) na bieżąco każda czynność, każdy dokument i każda sprawa.

Dlatego kiedyś nieprawidłowe realizowanie czynności kancelaryjnych wpływało na nieporządek w dokumentacji i konieczność jej porządkowania w archiwum. Obecnie poprawienie błędów w zarządzaniu dokumentacją w systemie wiązałoby się z nieporównywalnym nakładem pracy a zadanie byłoby trudne do zrealizowania.

Stąd propozycja zmiany kompetencji Archiwów Państwowych w zakresie prowadzonych przez nie kontroli.

Jak podkreśla Andrzej Biernat, projektowane przepisy dadzą archiwom kompetencje w zakresie możliwości kontroli postępowania z dokumentacją bez względu na miejsce jej przechowywania. Bowiem nie będzie się ona ograniczać jedynie do archiwum danego podmiotu.

Jednocześnie przypomina, że pojęcie materiałów archiwalnych, czy dokumentacji niearchiwalnej nie odnosi się wyłącznie do dokumentacji zgromadzonej w archiwum, ale także do dokumentacji bieżącej.

Są to dwa rodzaje dokumentacji, a podział ten wynika z ich wartości archiwalnej (tzw. kwalifikację).

Materiały archiwalne to dokumentacja powstająca i powstała, która powinna być przechowywana wieczyście ze względu na jej wartość historyczną (dokumentacja kat. A).

Natomiast dokumentacja niearchiwalna to dokumentacja o czasowym okresie przechowywana, która po jego upływie i po uznaniu jej za nieprzydatną może zostać zniszczona (dokumentacja kat. B).

/kic/Serwis Samorządowy PAP