- Stan e-administracji w gminach jest fatalny. Na wszelki wypadek trzymamy w schowkach dokumenty papierowe – mówi Leszek Kuliński, wójt Kobylnicy.

Jak oceni Pan stan e-administracji w gminach?

- Fatalnie. Na razie możliwości gmin w zakresie e-administracji są bardzo ograniczone i nie spodziewam się, żeby to szybko ruszyło. Cały czas mamy, niestety, podwójny obieg dokumentów.

Czy mieszkańcy Kobylnicy mają umożliwiony elektroniczny obieg dokumentów?

- Gmina Kobylnica 5 lat temu wdrożyła program elektronicznego obiegu i zatwierdzania dokumentów, ale dalej dokumenty trzeba skanować. Codziennie przychodzi od 50 do 250 pism – ktoś musi się tym zajmować.

Jak to się ma do zatrudnienia w urzędzie?

- Dzięki temu, zamiast zmniejszyć obsługę musiałem jedną osobę zatrudnić. Został więc zaangażowany dodatkowy pracownik, który zajmuje się obiegiem dokumentów – przetwarza je, rejestruje, podaje do poszczególnych referatów, a następnie kontroluje terminowość załatwienia sprawy, co jest bardzo ważne.

Elektroniczny obieg pism przynosi jakieś korzyści?

- W systemie elektronicznym jest na przykład widoczny aktualny stan załatwienia poszczególnych spraw, bo system wyłapuje wszystkie dokumenty, które są „przeterminowane”. Po jakimś czasie widzimy na czerwono, który dokument na danym stanowisku pracy jest przetrzymywany czy w trakcie załatwiania. To ułatwia pracę, bo zanim dokument trafi do mnie w wersji papierowej do podpisania to widzę go w wersji elektronicznej. Ja albo mój zastępca możemy wtedy nanieść poprawki. Ostatecznie, do mnie trafia już dokument gotowy do wysłania, ja tylko podpisuję i wysyłam - to jest więc bardzo pomocne. Z tym, że - niestety - nadal tworzymy dodatkową biurokrację.

Czy wobec tego to w ogóle realne, że nie będzie papierowych dokumentów?

- Jest to realne. Musimy jednak jeszcze przezwyciężyć w sobie obawę przed dokumentami elektronicznymi. Chyba boimy się, że mogą gdzieś poginąć i w obawie, że baza danych może zostać utracona, trzymamy w schowku dokument papierowy. Myślę jednak, że systemy informatyczne są coraz bardziej doskonałe i jeszcze dwa, trzy lata i będzie wszystko w porządku.

Czy mieszkańcy chętnie korzystają z e-skrzynek podawczych? Ile dokumentów składają przez Internet?

- Słabo. Zdarzają się dwa, trzy dokumenty w ciągu miesiąca. Myślę, że to jest początek i trzeba jeszcze dużo edukacji, uświadamiania mieszkańców. Pracujemy nad tym.

W jaki sposób?

- Informujemy mieszkańców na przykład na spotkaniach z sołtysami. Mówimy, że przekazywanie pism pomiędzy petentem czy stroną, a gminą w dużym stopniu uprościłoby naszą pracę. Przepływ dokumentów odbywałby się zdecydowanie szybciej, gdyby była to forma elektroniczna.

Kiedy będziemy mieć w pełni elektroniczny obieg dokumentów w urzędach?

- Myślę, że trochę czasu upłynie, zanim wszystkie gminy będą zinformatyzowane w taki sposób, jak to kiedyś obiecywano – że dużo środków z UE przeznaczonych zostanie na Internet szerokopasmowy. Dzisiaj nadal leży to w powijakach, w województwie pomorskim zaczyna się dopiero coś w tym kierunku dziać - budowane są sieci szerokopasmowe na terenach poszczególnych gmin.

Z tym, że gminy znowu zostaną obciążone kolejnymi dodatkowymi kosztami, ponieważ zostaną poprowadzone głównie nitki, a my będziemy musieli zapłacić za przyłącza.

Dziękuję za rozmowę.

Kkż/