Kwestią przyznawania nagród dla pracowników urzędu gminy zajęła się Regionalna Izba Obrachunkowa w Krakowie podczas kontroli kompleksowej gminy Gródek nad Dunajcem. W wystąpieniu pokontrolnym RIO wskazała, że nagrody powinny być przyznawane jedynie za szczególne osiągnięcia w pracy zawodowej, czyli w sytuacji wystąpienia przesłanki wskazanej w art. 36 ust. 6 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych.

„Świadczenie przyznawane powszechnie nie jest nagrodą, gdyż nie stanowi wyróżnienia, nawet jeżeli nadzwyczajne okoliczności mogą w krótkim przedziale czasu uzasadniać gratyfikację znacznej liczby pracowników” – wskazała prezes RIO w Krakowie Jolanta Nowakowska.

Jak zaznaczyła Nowakowska, powody przyznania nagrody należy wyszczególnić w dokumencie sporządzonym odrębnie dla każdego z wyróżnionych w ten sposób pracowników, zgodnie z przepisem art. 105 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy oraz § 3 pkt 2 lit. l rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Zgodnie z art. 105 Kodeksu pracy nagrody i wyróżnienia mogą być przyznawane pracownikom, którzy przez wzorowe wypełnianie swoich obowiązków, przejawianie inicjatywy w pracy i podnoszenie jej wydajności oraz jakości przyczyniają się szczególnie do wykonywania zadań zakładu pracy.

„Relacja między wynagrodzeniem zasadniczym wypłacanym pracownikowi a nagrodą jest taka, że wynagrodzenie należy się pracownikowi za zwykłe (normalne) wykonywanie obowiązków pracowniczych, czyli w szczególności za sumienne i staranne wykonywanie pracy (art. 100 § 1 k.p.), natomiast nagrody są świadczeniami wyjątkowymi, które mogą być przyznawane za to, co wykracza poza katalog czynności, do których pracownik zobowiązał się, nawiązując stosunek pracy, a więc za to, co przekracza jego (podstawowe) obowiązki. Skoro nagrody mogą być przyznawane pracownikowi tylko za ponadprzeciętne wykonywanie obowiązków służbowych, nie mogą dotyczyć wszystkich czy większości pracowników zatrudnionych u danego pracodawcy” – wskazała Państwowa Inspekcja Pracy w opracowaniu dotyczącym nagród pracowniczych.

Inspekcja przywołała w tym zakresie wyrok Sądu Najwyższego z dnia 23 maja 2014 r., sygn. II PK 273/13, LEX nr 1461235, który orzekł, że o wysokości nagrody decyduje pracodawca na podstawie subiektywnej oceny, co nie oznacza jednak, że powinni ją otrzymać wszyscy pracownicy lub w jednakowej wysokości. Jak wskazał sąd, „ze swej istoty nagroda nie ma więc charakteru egalitarnego”.

Dodatek motywacyjny nie wpłynie na wysokość trzynastki. RIO potwierdza

Inspekcja przypomniała, że przyznanie nagrody stanowi uprawnienie, a nie obowiązek pracodawcy, ale nie może być przez niego nadużywane np. do dyskryminowania określonych osób lub grup pracowników. Według PIP, pracodawca w tym zakresie jest ograniczony obowiązkiem stosowania obiektywnych i sprawiedliwych kryteriów oceny pracowników i wyników pracy (art. 94 pkt 9 k.p.) oraz przestrzegania podstawowych zasad prawa pracy – równego traktowania pracowników (art. 112 k.p.) i niedyskryminacji (art. 113 i 183a–183e k.p.).

„Nagroda nie jest uzależniona od dopełnienia przez pracownika konkretnego warunku, a jej przyznanie stanowi konsekwencję wzorowego wykonywania zadań” – wyjaśniła PIP.

PIP przypomniała też, że obowiązkiem pracodawcy jest też właściwe sporządzanie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej dotyczącej przyznanych nagród, co reguluje art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy. 

„Pracodawca ma obowiązek prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników. Stosownie zaś do treści art. 94 pkt 9b k.p. przechowywanie dokumentacji pracowniczej ma się odbywać w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej” – wskazała PIP

Zgodnie z § 3 pkt 2 lit. l rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia przechowuje się w części B akt osobowych. 

mr/