Jak zauważył UODO, Kodeks pracy nie wskazuje prywatnego adresu poczty elektronicznej i numeru prywatnego telefonu jako danych, których pracodawca ma prawo żądać od pracownika. W polskim systemie prawnym nie istnieje też żaden przepis, który zobowiązywałby osobę fizyczną do posiadania takich środków komunikacji. Dysponowanie adresem poczty elektronicznej i telefonem jest i powinno pozostać dobrowolne.

"Żeby pracodawca mógł przetwarzać w celach zawodowych dane kontaktowe do pracownika, które pozyskał podczas rekrutacji, takie jak np. adres prywatnej poczty elektronicznej czy numer prywatnego telefonu komórkowego, musi uzyskać na to jego zgodę (pisemną, określająca zasady kontaktu)" - ocenił Urząd.

UODO: pracodawca musi uprzedzić jeśli chce sprawdzać pocztę elektroniczną pracownika

Podkreślił, że warto pamiętać, iż zazwyczaj podczas rekrutacji, pozyskując dane, o których mowa w art. 221 § 1 Kodeksu pracy, a więc m.in. dane kontaktowe wskazane przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie, pracodawca, spełniając obowiązek informacyjny deklaruje, że będzie je przetwarzał jedynie na potrzeby przeprowadzenia naboru. "Zatem na ten nowy cel przetwarzania danych pracownika, jakim jest kontaktowanie się z nim w celach służbowych, musi pozyskać zgodę zatrudnionego" - wskazał UODO.

Urząd zwrócił uwagę, że artykuł 7 RODO stwierdza, że zgoda powinna być dobrowolna, a osoba, której dane dotyczą, musi otrzymać zapytanie o zgodę w zrozumiałej i łatwo dostępnej formie, napisane jasnym i prostym językiem. Zatem jeżeli pracodawca chciałby wykorzystywać prywatne dane kontaktowe pracownika, to musi określić wszystkie cele, dla których za zgodą zatrudnionego dane te będą przetwarzane.

"Określenie tych celów ma zasadnicze znaczenie nie tylko z punktu widzenia przepisów prawa pracy, ale również z punktu widzenia zasady przejrzystości, o której mowa w art. 5 RODO. Jednocześnie warto zaznaczyć, że możliwość nawiązywania przez pracodawcę kontaktów z pracownikiem po godzinach pracy powinna być ograniczona jedynie do sytuacji, w której zachodziłyby szczególne warunki uzasadniające takie działanie" - czytamy w stanowisku Urzędu.

UODO wskazał również, że pracownik ma prawo w dowolnym momencie udzieloną zgodę wycofać, a pracodawca zaprzestać przetwarzania danych wykorzystywanych na podstawie tej przesłanki. Ponadto brak zgody, lub jej wycofanie, nie może być podstawą niekorzystnego traktowania osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika, a także nie może powodować wobec nich jakichkolwiek negatywnych konsekwencji, zwłaszcza nie może stanowić przyczyny uzasadniającej odmowę zatrudnienia, wypowiedzenie umowy o pracę lub jej rozwiązanie bez wypowiedzenia przez pracodawcę (221a § 2 Kodeksu pracy).

W ocenie UODO, inaczej sytuacja wygląda, gdy zgodnie z art. 221 § 4 Kodeksu pracy pracodawca żąda podania innych danych osobowych pracownika niż określone w § 1 i 3 (jak m.in. imię, nazwisko, adres zamieszkania czy numer PESEL), gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa.

Według Urzędu, przykładem takiej sytuacji może być przekazanie danych kontaktowych, np. prywatnego adresu e-mail i numeru prywatnego telefonu, w związku z obowiązkiem zawarcia umowy o prowadzenie Pracowniczych Planów Kapitałowych z wybraną instytucją finansową. Pracodawca ma bowiem obowiązek prawny przekazania danych osobowych m.in. w postaci adresu poczty elektronicznej i numeru telefonu od pracownika bez wyrażenia jego zgody do wybranej instytucji finansowej, o ile pracownik takie dane mu udostępni. Podstawą legalizująca te działania jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

"Pracodawca musi przetwarzać takie dane jedynie w celu ich przekazania do wybranej instytucji finansowej" - zaznaczył UODO.

kic/