Zgodnie z obowiązującymi przepisami, plan urlopów pracodawca sporządza na podstawie wniosków złożonych przez pracowników. Jak wskazała Państwowa Inspekcja Pracy, nie ma jednak szczegółowych zasad tworzenia planu urlopów, w tym wzoru planu, co oznacza że określa je pracodawca w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy. Według PIP plany urlopowe powinny zostać sporządzone przed 1 stycznia danego roku, ponieważ to od tego momentu pracownik nabywa prawo do urlopu.

„Wnioski pracowników, będące podstawą tworzenia planu urlopów, powinny precyzyjnie określać terminy planowanego w danym roku kalendarzowym wypoczynku (poprzez wskazanie konkretnych dat). Przy braku precyzji w tym przedmiocie pracodawca może samodzielnie określić ich termin w planie urlopów” – wskazała PIP.

Plan urlopów powinien obejmować pełny wymiar urlopu wypoczynkowego przysługującego pracownikowi w danym roku kalendarzowym w tym np. urlopy uzupełniające. Wyjątek stanowią przysługujące pracownikowi dni urlopu „na żądanie”, których w planie nie należy uwzględniać. 

„Ustalony plan urlopów powinien zostać – zgodnie z art. 163 § 2 k.p. – podany do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy, np. poprzez umieszczenie go na tablicy ogłoszeń czy rozesłanie w lokalnym intranecie. Co do zasady od tego momentu strony stosunku pracy wiążą ustalenia w nim zawarte” – wyjaśniła PIP.

Plan urlopu czy dodatkowy wniosek?

Inspekcja wskazała, że na ogół uznaje się, że ustalenie terminu urlopu w obowiązującym u pracodawcy planie urlopów stanowi samoistną podstawę do rozpoczęcia przez pracownika zaplanowanego wypoczynku. Przywołała w tym zakresie uchwałę Sądu Najwyższego z 6 marca 1980 r. (sygn. akt V PZP 7/79), w której wskazano, że „Nie jest konieczne oddzielne zawiadomienie pracownika o terminie urlopu wypoczynkowego, jeżeli plan urlopu został podany do wiadomości pracownika w sposób przyjęty w zakładzie pracy co najmniej na miesiąc przed rozpoczęciem urlopu”.

PIP podkreśliła jednak, że przepisy wewnątrzzakładowe mogą przewidywać obowiązek spełnienia dodatkowych warunków, takich jak np. złożenie przez pracownika wniosku urlopowego. Znajduje to potwierdzenie w orzecznictwie Sądu Najwyższego, gdzie w wyroku z 5 września 1979 r. (sygn. akt I PRN 82/79) SN orzekł, że „plan urlopów nie daje pracownikowi uprawnienia do rozpoczęcia urlopu w zaplanowanym terminie. Konieczne jest ponadto oświadczenie przez zakład pracy wobec pracownika woli (wyrażenie zgody), by pracownik w konkretnym okresie czasu (z reguły jest to okres przewidziany w planie) urlop wykorzystał. Praktycznie zakład pracy wyraża swoją wolę w tym przedmiocie – najczęściej – wydając pracownikowi tzw. kartę urlopową”.

„Nieokreślenie tej uzupełniającej przesłanki w aktach zakładowych skutkuje tym, iż pracownik może rozpocząć przygotowania do urlopu (np. dokonać rezerwacji wycieczki) wyłącznie na podstawie sporządzonego planu. Zmiana planów przez pracodawcę i przesunięcie terminu urlopu pracownika na inny niż przewidziany w planie, może w takim przypadku skutkować obciążeniem pracodawcy kosztami poniesionymi przez pracownika, podobnie jak w przypadku odwołania go z urlopu (art. 167 k.p.)” – podkreśliła PIP.

Zgodnie z wyjaśnieniami PIP, ustalenia dotyczące terminu rozpoczęcia i trwania urlopu wypoczynkowego, zawarte w obowiązującym planie urlopów wiążą pracodawcę i pracownika. Oznacza to, że pracownik powinien rozpocząć urlop w terminie określonym w planie, a pracodawca powinien mu urlopu udzielić.

Kiedy można przesunąć urlop?

„Przepisy Kodeksu pracy dopuszczają jednak, w wyjątkowych sytuacjach, przesunięcie terminu urlopu ustalonego w planie. Korekta planu urlopów może nastąpić zarówno z przyczyn leżących po stronie pracodawcy, jak i pracownika. Wniosek pracownika o przesunięcie ustalonego terminu urlopu powinien zostać umotywowany ważnymi przyczynami. Pracodawca nie jest tym wnioskiem związany i może wymagać, aby pracownik rozpoczął urlop zgodnie z wcześniejszymi ustaleniami” – wskazano.

Według PIP, pracodawca ma obowiązek przesunąć termin wykorzystywania urlopu jeśli pracownik nie może go rozpocząć z przyczyn usprawiedliwiających nieobecność w pracy. Chodzi m.in. o: czasową niezdolność do pracy, odosobnienie w związku z chorobą zakaźną, urlop macierzyński oraz powołanie na ćwiczenia wojskowe w ramach pasywnej rezerwy, stawienia się do pełnienia terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie albo stawienia się do pełnienia służby w aktywnej rezerwie, na czas do 3 miesięcy. 

„Katalog tych przesłanek nie jest zamknięty. To oznacza, że przesunięcie terminu zaplanowanego wcześniej urlopu spowoduje zaistnienie również innych usprawiedliwionych okoliczności uniemożliwiających obecność w pracy” – podkreślono.

PIP wskazała, że przesunięcie terminu urlopu może nastąpić również z przyczyn leżących po stronie pracodawcy. 

„Muszą to jednak uzasadniać jego szczególne potrzeby, gdy nieobecność pracownika w terminie planowanego urlopu spowodowałaby poważne zakłócenie w toku pracy zakładu. O tym, czy zaistniała przyczyna mająca szczególny charakter, decyduje wyłącznie pracodawca. Pracownik nie ma wpływu na tę ocenę. Tym samym na dokonanie takiej zmiany nie jest wymagana zgoda pracownika” – wyjaśniła PIP.

Czy pracodawca może odmówić urlopu?

Zgodnie z wyjaśnieniami PIP pracodawca nie ma obowiązku uzasadniać decyzji o nieuwzględnieniu wniosku urlopowego, ale przesłanki odmowy nie mogą mieć charakteru dyskryminującego. 

„Za dyskryminującą przesłankę może być uznane np. nieuwzględnienie wniosku pracownika w okresie pokrywającym się z feriami szkolnymi wyłącznie z tej przyczyny, że pracownik nie jest rodzicem i przyznanie w tym zakresie pierwszeństwa ubiegania się o urlop pracownikom, którzy mają dzieci w wieku szkolnym” - wskazano.

Pracodawca jest związany wnioskiem o urlop, gdy o urlop ubiega się pracownica bezpośrednio po urlopie macierzyńskim (dotyczy to także pracownika – ojca wychowującego dziecko lub pracownika – innego członka najbliższej rodziny, o którym mowa w art. 1751 pkt 3 k.p., który korzysta z urlopu macierzyńskiego). 

mr/