Błyskawiczny przepływ informacji, prosta obsługa, szybka wysyłka korespondencji i mniej drukowania – to główne zalety systemu eDok. COI udziela bezpłatnych licencji.

Zespół Centralnego Ośrodka Informatyki zakończył pierwsze wdrożenie elektronicznego systemu zarządzania dokumentami i sprawami eDok bez opłaty za licencję.

Wprowadzenie systemu było możliwe dzięki porozumieniu zawartemu między COI i Ministerstwem Cyfryzacji.
Z papierowego na cyfrowy obieg dokumentów przeszedł urząd gminy Święciechowa w województwie wielkopolskim. Wdrożeniem objęto obsługę korespondencji i procesów merytorycznych urzędu gminy takich jak przyjęcie i obsługa korespondencji zewnętrznej, obsługa teczek i spraw i prowadzenie korespondencji w sprawie pomiędzy komórkami wewnętrznymi oraz podmiotami zewnętrznymi.

W urzędzie wprowadzono też elektroniczną obsługę korespondencji wychodzącej, integrację z ePUAP, e-mail, obsługę rejestrów i zadań oraz obsługę faktur.

Umowa na wdrożenie systemu eDok została podpisana z gminą Święciechowa w lipcu 2017 r. Po stronie zespołu COI była analiza oraz prace przygotowawcze związane z uruchomieniem systemu (tj. instalacja i parametryzacja), a także szkolenia użytkowników i asysta wdrożeniowa.

W najbliższych miesiącach system eDok będzie wdrażany w kolejnych urzędach. Z możliwości pozyskania bezpłatnych licencji eDok skorzystało już ok. 30 jednostek samorządu terytorialnego.

COI udzielił resortowi cyfryzacji licencji na autorski system zarządzania dokumentacją w lutym 2017 r. Na mocy porozumienia MC zyskało prawo do udzielania sublicencji państwowym lub samorządowym instytucjom i urzędom, a także innym podmiotom za zgodą COI.

Najważniejsze funkcje systemu eDok to błyskawiczny przepływ informacji, prosta obsługa z użyciem przejrzystego interfejsu, szybka wysyłka korespondencji wychodzącej, a przede wszystkim mniej drukowania. Użytkownik w każdej chwili może sprawdzić, na jakim etapie jest dana sprawa, a ich przejrzysta lista gwarantuje prosty dostęp do konkretnych dokumentów, nawet tych, które zostały już zarchiwizowane.

Z sytemu korzystają już 233 instytucje w całym kraju, m. in. Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji oraz Kancelaria Prezesa Rady Ministrów.

Instytucje zainteresowane korzystaniem z programu eDok powinny zgłaszać się bezpośrednio do MC. Jak informuje COI, po uzyskaniu licencji „użytkownicy mogą korzystać z eDok tylko na własne potrzeby, nie mogą wprowadzać zmian w systemie ani dekompilować czy dezasemblować kodu źródłowego”.

Więcej informacji można uzyskać wysyłając zapytanie na adres sprzedaz@coi.gov.pl.

Kkż/