Zakup drukarek lepiej dostosowanych do potrzeb gmin jest traktowany w MSW priorytetowo – zapewnia Marcin Malicki z COI MSW.

Zgodnie z zapowiedzią, publikujemy odpowiedzi dyrektora na pytania naszych Czytelników. 

Jak zapowiadaliśmy w ubiegłym tygodniu, dzięki uprzejmości dyrektora Marcina Malickiego z Centralnego Ośrodka Informatyki, mamy skrzynkę pytań i odpowiedzi dotyczących uruchomienia od nowego roku nowego Systemu Rejestrów Państwowych. 

Publikujemy pytania naszych Czytelników oraz odpowiedzi dyrektora Malickiego.

Info: Nikt nie chce odpowiadać za błędy, które wynikły z niezależnych przyczyn np. złe łącze itp. Dlatego rozumiem, że baza USC będzie pusta i będą dane wprowadzane "na bieżąco" czyli jak Obywatel przyjdzie do urzędu po akt to urzędnik najpierw wprowadzi go do bazy a potem wydrukuje, ale nie rozumiem braku okresu przejściowego jak było w CEIDG.

Odpowiedź: Tu materia jest bardziej złożona, a znaczenie prawne aktu znacznie większe niż wypadku danych w CEIDG. Akt stanu cywilnego jest źródłem tożsamości obywatela, jakiekolwiek zmiany w akcie są też dużo bardziej obwarowane prawnie.

Wprowadzenie okresu przejściowego musiałoby zakładać, że w jednych wypadkach dokonywane byłyby rejestracje w systemie centralnym, a w innych w formie papierowej. Wywołałoby ty chaos i nie przybliżało nas do celu, jakim jest pełna cyfryzacja aktów stanu cywilnego.

Należy zrozumieć jeszcze jedną, bardzo ważną rzecz. Od 1 stycznia 2015 roku rejestry dowodów osobistych, PESEL oraz aktów stanu cywilnego będą ze sobą ściśle powiązane. SRP to jeden organizm. Będą działać zupełnie inaczej niż dotąd. Np. to z poziomu BUSC, po rejestracji urodzenia, urzędnik będzie nadawał dziecku numer PESEL – bezpośrednio w systemie. A np. po rejestracji zgonu, będzie obywatelowi automatycznie unieważniany dowód osobisty. To duże ułatwienie dla wszystkich, ale jednocześnie zobowiązanie. Jeśli część czynności z zakresu aktów stanu cywilnego odbywałaby się poza systemem, nie odbywałoby się przekazywanie odpowiednich danych do pozostałych rejestrów, a więc nie działałoby całe SRP.

Zupełnie rozumiem obawy przed nieznanym. Musimy sobie jednak jasno powiedzieć, że obecne funkcjonowanie rejestrów jest złe, trzeba od niego odejść. Tylko radykalny krok do przodu, pozwoli nam na sprawne działanie administracji i wygodniejszą obsługę obywateli.

Kris_UM: Panie Marcinie, poniedziałek minął, meila z danymi do platformy e-lerningowej nie bylo...obawiam się ze tak samo będzie 2 stycznia z uruchomieniem źródła.

Odpowiedź: Maile zostały rozesłane do Państwa w środę. Faktycznie były to 2 dni opóźnienia. Prowadziliśmy ostatnie ustalenia i poprawki razem z MSW. Za opóźnienie przepraszamy. Było ono jednak na tyle małe, że chyba nie powinno budzić niepokoju. Jak dotąd cały harmonogram projektu przebiega zgodnie z planem – uruchomiliśmy nową serwerownię w terminie, szkolenia z PESEL i RDO też przebiegają planowo. Jak dotąd COI nie opóźniło żadnego z realizowanych przez siebie projektów. Można na nas polegać.

Obserwatorka: Nawiązuję do migracji aktów stanu cywilnego. Jaki sens ma założenie, że kierownik USC będzie informowany przez system przy swoim stanowisku pracy, że ma akt do zatwierdzenia i zatwierdzi go, nie odchodząc od biurka? Przecież o to właśnie chodzi, żeby kierownik sprawdził, czy akt został zmigrowany p r a w i d ł o w o. A jak to sprawdzić bez wglądu do księgi? Jeżeli kierownik miałby zatwierdzać akt "na ślepo" to równie dobrze pracownik sam mógłby ten akt zatwierdzić. Kierownicy obarczeni odpowiedzialnością za treść zmigrowanego aktu nie będą pracowali "na akord". Mają prawo do weryfikacji tego, co zatwierdzają a to wymaga czasu. Dlatego uważam, że zamykanie oczu na problem - coraz częściej sygnalizowany przez kierowników USC - może się odbić czkawką na reformie.

Odpowiedź: Każdy USC pracuje trochę inaczej, ma swój rozmiar, ilość pracowników, obsługiwanych obywateli, własny tryb pracy i specyfikę. Kierownik może pracować, nie wstając z fotela, ale nie znaczy to, że nie może robić inaczej.

• Księgę może np. otrzymać na swoje biurko i zatwierdzać akt ze swojego stanowiska.

• Wiele urzędów, które przepisywały akta do aplikacji wspierających, włożyło wcześniej wiele wysiłku, by je zweryfikować. W tych wypadkach kierownik może nie widzieć już konieczności weryfikowania danych aktu z księgą, bo zrobił to wcześniej.

Jeśli kierownik uzna, że powinien podejść do stanowiska urzędnika, który wprowadzał akt – nie ma ku temu przeszkód. Po włożeniu karty do czytnika i zalogowaniu się na swoje konto, może zatwierdzić akt ze stanowiska urzędnika. Decyzję w tym zakresie podejmie sam, oceniając daną sytuację. My w systemie dajemy mu tylko różne możliwości.

el: kolejny "popis warszawki" dziś (czyli 8 sierpnia około godz. 15 - tej) otrzymałem e-mail z "prośbą" o PILNE wypełnienie ankiety dotyczącej inwentaryzacji sprzętu po ZMOKU dla ŹRÓDŁA ankietę należy wypełnić do 14 lipca :D :D :D w załączeniu pismo ministra z 16 czerwca a w treści prośba wypełnienie ankiety do 11 lipca ..... śmiech na sali do ankiet już się przyzwyczailiśmy średnio jedna na miesiąc oczywiście dotycząca sprzętu, pomijam sam fakt kolejnej ankiety i terminów (chociaż nadal nie wiem do kiedy należy wypełnić) ale pismo jest skierowane do LAS z wyjaśnieniem co należy do ich obowiązków ......ale się uśmiałem :D

Odpowiedź: Do większości gmin informacje i ankiety dotarły dawno temu. Nie znam tej konkretnej sytuacji, ale być może otrzymali je Państwo teraz, bo wcześniej nastąpił jakiś błąd. Przy tej skali przedsięwzięcia (niemal 2500 gmin) w pojedynczych sytuacjach takie problemy mogą występować. Za utrudnienia przepraszamy.

informatyk gminny: Pomysł wcale nie jest taki zły. Wydumane obciążeniowe testy syntetyczne są jak najbardziej potrzebne, ale testy użytkowe powinny być tu uzupełnieniem. Biorąc pod uwagę, że ma być ta wersja testowa, to dlaczego nie wykorzystać jej do sprawdzenia "organizmu" i nie przeprowadzić jednego czy dwóch testów, żądając przeprowadzenia określonych operacji w określonym czasie? W czasie wyborów mamy więcej problemów z niejednorodnością naszych operatorów i miejsc ich pracy, a jednak testy się przeprowadza, dlaczego tego nie zrobić tutaj, kiedy wiadomo doskonale wszystko o środowisku pracowników? Według założeń ePUPA ma pięknie działać, a widzisz jak to wygląda, gdy nagle kilkadziesiąt (no może kilkaset) osób chce wysłać sprawozdanie.

Odpowiedź: Tak będzie się działo w praktyce. Oczywiście nie bardzo możemy zażądać od gmin wykonywania w konkretnej godzinie danych czynności, bo za chwilę dostaniemy zarzut, że zawracamy wszystkim głowę, destabilizujemy im pracę itd. Jeszcze w tym miesiącu ruszą testy z udziałem ponad 1000 użytkowników, którzy będą realizowali bardzo konkretne scenariusze. Im bliżej terminu uruchomienia, tym więcej osób będzie regularnie logowało się do aplikacji, by przygotować się do nowego trybu pracy od stycznia. I wreszcie na początku grudnia odbędzie się egzamin polegający na konieczności wykonania przez wszystkich użytkowników w określonym terminie konkretnych zadań w systemie. Dodatkowo nowa Zintegrowana Infrastruktura Rejestrów została zbudowana w taki sposób, że pozwala w łatwy sposób skalować zasoby sprzętowe dedykowane dla systemu. Gdyby obciążenie okazało się większe niż zakładaliśmy, jesteśmy w stanie dość szybko zwiększyć moc obliczeniową dedykowaną dla aplikacji.

Marcin: Przykład z KBW to najgorszy z możliwych... Po co n-ty raz testy systemu, który się sprawdził i działa? Ale może nie o tym. To będą testy na żywym organizmie. Co ze sprzętem? Kiedy będą skanery, a nie zabawki, dostarczone? Kiedy dostaniemy drukarki na których będzie można drukować pełny akt? Co z dostosowaniem wydruków w aplikacji? Czy też może w końcu formularze będą jednolite dla wszystkich? Co do przeniesienia danych. Każdy z kierowników USC dbał i dba o to, by dane w jego systemie były prawidłowe. I pomimo tego, że nie musieli tego robić, te dane są. Nie ma chyba prostszej bazy danych do przeniesienia. Wystarczy tylko chcieć. Trąbię o tym od ponad trzech lat. Na każdym ze spotkań, konwentów, seminariów. Zawsze temat był unikany i jak widać jest nadal. Co do zadań. Zgoda. Nikt nie każe mi zajmować się systemami w podatkach, w wymiarze, księgowości i innych. ALE TO JEST MOJE ZADANIA. Nie odgórnie narzucone. TO JA odpowiadam za te systemy, a nie ktoś siedzący za biurkiem w warszawce. Jak będzie wyglądało zgłoszenie problemu i jego usunięcie? Ile będzie trwało? Jak znajdzie się babola, czy ten wspaniały helpdesk zapewni jego obsługę - czyt. w 48 godzin? Czy też czeka tatko latka...

Odpowiedź: Spróbuję odnieść się do pytań po kolei.

• Obecnie kończy się ewaluacja ankiet dotyczących doposażenia gmin w sprzęt i na tej podstawie MSW podejmie decyzje dotyczące przetargu. Sprzęt będzie dostarczony do końca roku. Bazując na opiniach z gmin, zakup drukarek lepiej dostosowanych do potrzeb gmin jest traktowany w MSW priorytetowo.

• Tak, dokumenty generowane z Systemu Rejestrów Państwowych będą ujednolicone. Wszystkie, również odpisy aktów stanu cywilnego, będą miały format A4. Warto dodać, że blankiety odpisów będą dostarczane i finansowane przez MSW. Z USC zdjęty zostanie obowiązek zakupu blankietów we własnym zakresie.

• Zgadzamy się, że jak najszybsze zmigrowanie aktów do bazy centralnej jest kwestią priorytetową. Ale wiemy z praktyki, że ich przydatność jest różna. Problemem są przede wszystkim nie błędy, ale np. to, że w części systemów przepisywano tylko wybrane dane, wystarczające do wydania odpisu skróconego. Bez uzupełnienia danych, BUSC nie przyjmie tak wybrakowanego aktu.

• Obawy i niepewność co do tego, jak będą obsługiwane zgłoszenia są dla mnie zupełnie zrozumiałe. Wiemy wszyscy, że moje przekonywania nie rozwieją tych obaw, dopóki sami się Państwo nie przekonają w praktyce, jak to działa. System monitorowania zgłoszeń da Państwu dokładny obraz, co się z nim dzieje, jak szybko podejmowane są działania naprawcze i w jakim czasie problemy będą rozwiązywane. Z tego wszystkiego będą mogli nas Państwo bardzo konkretnie rozliczać. Mogę tylko uspokajać, że nie jest to pierwszy w Polsce system zarządzany centralnie.

M.Rawicz: Jestem tylko szarym obywatelem i oczy otwieram ze zdumnienia, że urząd centralny wprowadza nowość, nie mając ku temu podstawo prawnych w formie obowiązującego aktu prawnego? Jak się to ma wg p. Dyrektora do przepisu Kodeksu Administracyjnego o tym, że urząd działa wyłącznie w granicach prawa?

Drugie: jaka jest podstawa prawna tego, że dokument papierowy utraci ważność z chwilą wprowadzenia go do systemu? Przecież to nonsens. Jeżeli dokument wprowadzony do systemu będzie obciążony błędem, to skąd weźmie się podstawa prawna do jego poprawy? Wszczynać się będzie tysiące, tysiące postępowań administracyjnych? Kto za to zapłaci?

Trzecie, czemu nie ma odpowiedzi na pytanie o serwer zewnętrzny? (jedno z pytań powyżej)

Ostatnie: Jakie jest źródło przekonania Pana Dyrektora, że po tylu porażkach w zakresie informatyzacji i organizacji obrotu informacją urzędową, dodajmy, że błędów dotąd nie poprawiono, ta inicjatywa nie będzie kolejną zmorą obywateli? Przebieg dyskusji przygnębia, a nie nastawia optymistycznie, gdyż znów jedynym optymistą zdaje się być Pan, jako przedstawiciel władz centralnych, a nie praktycy i sami obywatele.

Odpowiedź: Wprowadzane rozwiązanie będzie działać zgodnie z bardzo konkretnymi przepisami prawa. Podstawę prawną Systemu Rejestrów Państwowych będą stanowić szczególnie ustawa o ewidencji ludności i dowodach osobistych oraz Ustawa Prawo o aktach stanu cywilnego oraz ich przepisy wykonawcze. Regulacje prawne dotyczące aktów, zasad ich funkcjonowania w centralnym systemie informatycznym, dalszej roli aktów papierowych itp. są precyzyjnie opisane w procedowanej obecnie w Sejmie ustawie Prawo o aktach stanu cywilnego. Szczegóły projektu można poznać m.in. tu http://legislacja.rcl.gov.pl/lista/2/projekt/219756 / Przyznam, że nie do końca rozumiem wypowiedź o porażkach w zakresie organizacji obrotu informacją urzędową. Musiałbym się odnieść do konkretnego projektu. Natomiast naszym zadaniem nie jest bycie ani optymistą, ani pesymistą, ale dowiezienie na czas sprawnego systemu, który umożliwi Państwu pracę zgodnie z wymaganiami przepisów prawa. To obiecaliśmy i słowa dotrzymamy – idziemy zgodnie z planem, a COI jak dotąd takich obietnic nie złamało. Państwo sami zweryfikują naszą wiarygodność.

Radek Sz: Zakładamy, że bliżej końca roku będą coraz intensywniej wchodzić do systemu, żeby go przetestować. To na prawdę błędne założenie. Dopóki ludziom nie każe się testować system, to nikt nie będzie tego robił (bo "...kiedy? ...jak? ...dlaczego? ...po co?"). Zmienić to może jedynie odgórny przykaz Wójta/Burmistrza/Prezydenta Miasta. Dobrym przykładem testów aplikacji jest akcja wyborcza, podczas której na dwa tygodnie przed wyborami, odbywają się dwa testy z całego obiegu komunikatów (od Kalkulatora u Operatora w KW w obwodzie, po siedzibe KBW w Warszawie) - warto o to zapytać w kbw...

Odpowiedź: Tak jak pisałem wcześniej – mamy wybraną, pokaźną grupę ponad 1000 testerów w gminach. Będą oni realizowali bardzo konkretne scenariusze testowe, sprawdzające każdy aspekt działania systemu. My sami nie możemy nikomu nic „kazać” w tym zakresie, ale umówiliśmy się na konkretną, partnerską współpracę, która ma pomóc wszystkim w osiągnięciu takiej jakości systemu, żeby wszystkim sprawnie i wygodnie się pracowało. Oczywiście jeśli w danej gminie wójt czy burmistrz nakaże pewne działania – np. wprowadzi obowiązek ćwiczenia pracy w aplikacji X godzin w tygodniu – ma do tego pełne prawo.

Nasza skrzynka kontaktowa działa nadal - zapraszamy do zadawania dyrektorowi Malickiemu pytań na naszym forum informatycznym lub pod adresem samorzad@pap.pl.

kkż/
Serwis Samorządowy PAP