Postanowiliśmy poprzez System Zarządzania Jakością określić każdy etap, na którym podejmowane są decyzje dotyczące szkoleń - pisze Krzysztof Paternoga ze Starostwa Powiatowego w Giżycku.

W dniu 28 listopada 2010 roku Starostwo Powiatowe w Giżycku otrzymało certyfikat ISO na kolejne 3 lata, do 28 listopada 2013 po ustaleniu przez jednostkę certyfikującą, że spełnia wymagania normy. W ostatnich 7 latach Starostwo Powiatowe w Giżycku 3-krotnie poddało się procedurom zewnętrznych auditów certyfikacyjnych, dostarczając firmie certyfikującej wystarczających dowodów, że system zarządzania jakością w jednostce jest realizowany zgodnie z wymaganą normą.

Zarządzanie jakością w każdej organizacji jest niczym innym jak po prostu dobrym, uporządkowanym zarządzaniem. Dziś zdajemy sobie sprawę, że w instytucjach samorządowych proces odbiurokratyzowania i przejście na pozycje urzędu pełniącego rolę służebną na rzecz społeczności lokalnej oraz nastawionego na klienta wymaga jednak zmian systemowych w organizacji. Niby każda czynność w nowej rzeczywistości, po wdrożeniu Systemu Zarządzania jakością ISO 9000 jest ta sama, ale jak zdołaliśmy się już niejednokrotnie przekonać, nie taka sama.

Tak więc w 2004 r. mając na celu stałe dążenie do doskonalenia wykonywanych zadań, sprawniejsze organizowanie struktury wewnętrznej jednostki oraz podnoszenie kwalifikacji pracowników, Kierownictwo Starostwa podjęło decyzję o wprowadzeniu normy ISO 9000 w urzędzie.

Jednak w dynamicznie zmieniającej się rzeczywistości legislacyjnej naszego kraju, w oparciu o którą podejmowane są wszystkie decyzje w samorządach, wymagana jest od organizacji ciągła i przemyślana polityka szkoleniowa pracowników. W przeciwnym
wypadku wysoki poziom jakości usług świadczonych na rzecz naszych Klientów może nie zostać utrzymany.

Dodatkowym argumentem za wdrażaniem i doskonaleniem nadzorowanego systemu szkoleń jest ciągły wzrost kosztów szkoleń, proponowanych samorządom przez liczne w kraju firmy szkoleniowe, który stanowi jednocześnie coraz większe obciążenie finansowe każdego samorządu.

Postanowiliśmy poprzez System Zarządzania Jakością wdrożony w Starostwie Powiatowym w Giżycku określić każdy etap, na którym podejmowane są świadome i przemyślane decyzje dotyczące szkoleń. Oto jego kluczowe punkty.

Z końcem roku kalendarzowego każdy wydział i stanowisko samodzielne wypełniają specjalny formularz wewnętrzny dotyczący oczekiwanych tematów szkoleń na poszczególnych stanowiskach w kolejnym roku. Tematyka szkoleń zostaje przedyskutowana i przyjęta wstępnie przez kierownictwo do realizacji. Z każdego szkolenia delegowany pracownik sporządza notatkę oceniającą merytorycznie udział w szkoleniu.

Celem tych ocen jest oszacowanie jaki procent szkoleń spełniał oczekiwania pracowników, był im pomocny w bieżącej pracy. Wreszcie ocenie podlegają również organizatorzy szkoleń, których ocena wpływa na dalsze pozytywne bądź negatywne decyzje na oferty danej firmy.

Każdy udział w szkoleniu wraz z oceną oraz liczbą pracowników jest odnotowywany w odpowiednich zapisach na stanowisku ds. kadr. Dodatkowo podczas rocznego przeglądu zarządzania na początku każdego roku ocenia się skuteczność i „celność” skierowań na szkolenia, biorąc pod uwagę ewentualne wnioski z audytów wewnętrznych i zewnętrznych, skargi czy postępowania odwoławcze.

Wszystkie powyższe dane wpływają na podejmowanie strategicznych decyzji o priorytetowych kierunkach szkoleń na kolejny rok funkcjonowania organizacji, tworząc określony „nadzorowany” system polityki szkoleniowej w Starostwie Powiatowym w Giżycku.

Umieszczone w Księdze Jakości zapisy określają m.in. że” dokumenty potwierdzające odbyte szkolenia, dodatkowe kwalifikacje przechowywane są w aktach osobowych (zapisy). W celu podnoszenia kwalifikacji na bieżąco kieruje się pracowników na szkolenia specjalistyczne. Prowadzi się selekcję szkoleń, by wybrać najbardziej przydatne na potrzeby urzędu.”

Oprócz tej formy szkolenia zewnętrznego realizuje się szkolenia wewnętrzne podczas zatrudniania pracownika oraz okresowe w ramach spotkań z pracownikami. Równolegle pracownicy prowadzą indywidualnie samokształcenie w oparciu o kupowaną, fachową literaturę, dostęp do programu LEX i internet.

Znakomitym wsparciem procesu szkolenia w Starostwie Powiatowym w Giżycku było uczestnictwo w projekcie „Akademia Zarządzania Nowoczesnym i Przejrzystym Urzędem“. W 2010-2011 r. dzięki współfinansowaniu środkami europejskimi przeszkolono w ramach 31 szkoleń i wizyt studyjnych 43 osoby. Większość z nas wzięła kilkakrotnie udział w serii szkoleń (łącznie udostępniono podczas dwuletnich szkoleń 348 miejsc szkoleniowych) doskonaląc swoje umiejętności i wiedzę merytoryczną w wielu obszarach praktyki urzędniczej.

Krzysztof Paternoga
Naczelnik Wydziału Komunikacji Społecznej
Starostwo Powiatowe w Giżycku