Od 1 stycznia większość podmiotów publicznych, w tym samorządów, musi korzystać z e-Doręczeń do doręczania pism. Oznacza to, że muszą one posiadać adres do e-Doręczeń (ADE) i nie mogą już uzasadniać ewentualnych problemów z systemem brakiem gotowości organizacyjnej. Z tego względu Serwis Samorządowy PAP sprawdził, jak z nowym systemem radzą sobie urzędy.

Obowiązek wdrożenia e-Doręczeń  nie był problemem między innymi w Ożarowie Mazowieckim. Jak przekazała sekretarz Jolanta Niegrzybowska, urząd „łagodnie przeszedł” na nowy system.

„W zeszłym roku był e-PUAP i e-Doręczenia. My łagodnie przeszliśmy w e-Doręczenia. Być może gminy, które nie mają EZD, mają z tym większy problem. My nie odczuliśmy różnicy między 31 grudnia a 1 stycznia. Skrzynkę mamy od 2024 r., więc to nie jest dla nas żadna nowość” – powiedziała sekretarz.

Przyznała, że w zeszłym roku urzędnicy doświadczyli małych problemów technicznych z funkcjonowaniem systemu, które udało się skutecznie rozwiązać.

„Zauważyliśmy małe problemy, ale one wynikały raczej z dostosowania e-Doręczeń do naszego EZD. Czyli na przykład wysyłaliśmy korespondencję jednocześnie do kilkunastu podmiotów i chcieliśmy mieć potwierdzenie od każdego z nich. Na początku był z tym problem, ale potem udało nam się to wyeliminować” -  wyjaśniła sekretarz.

Poważnych problemów z funkcjonowaniem e-Doręczeń nie mają też urzędnicy w Proszowicach, co potwierdził burmistrz miasta i prezes Unii Miasteczek Polskich Grzegorz Cichy.

„Na razie nie mamy sygnałów ani od mieszkańców, ani od instytucji, że mają jakieś problemy. Wiadomo, że staramy się jak najwięcej rzeczy robić przez elektroniczny system, żeby ten papierowy obieg był jak najmniejszy” – powiedział burmistrz.

Przyznał, że wciąż jest „spora grupa osób, która oczekuje tradycyjnych rozwiązań, dlatego z pełną oceną systemu trzeba poczekać jeszcze kilka tygodni”.

Prezes UMP dodał, że mimo braku problemów w systemie e-Doręczeń, miasta zrzeszone w UMP alarmują o trudnościach w doręczaniu tradycyjnych listów przez listonoszy.

„Mamy sygnały jako Unia Miasteczek Polskich, że niestety tradycyjne doręczenia Pocztą Polską mają opóźnienia kilku lub nawet kilkunastodniowe. Jest chyba brak listonoszy i te opóźnienia są czasami dosyć długie” – powiedział Cichy.

W podobnym tonie do przedmówców wypowiedziała się też sekretarz Hrubieszowa Marta Mazek.

„U nas system wszedł w miarę gładko. Ale mamy to zorganizowane przez elektroniczny obieg dokumentów, także mamy trochę łatwiej. Musimy jeszcze trochę dopracować naszą kartotekę klientów, ale ogólnie działa prawidłowo”- powiedziała sekretarz Hrubieszowa.

Jednocześnie przyznała, że wciąż niewielu mieszkańców ma założony adres do e-Doręczeń, przez co system „nie jest w dużej mierze wykorzystywany”.

„Osoby fizyczne chyba w niewielkim procencie mają pozakładane adresy do e-Doręczeń, a to chyba głównie o nie chodziło, bo ten e-PUAP jeszcze funkcjonuje między instytucjami. Dlatego dopóki więcej osób nie będzie miało założonych skrzynek do e-Doręczeń, to to jest raczej niepotrzebne, bo to obsługiwanie przez Pocztę Polską, drukowanie, system hybrydowy, to chyba nie jest szczęśliwe rozwiązanie” – powiedziała sekretarz.

Odmienne głosy o e-Doręczeniach dało się słyszeć rok temu. Wtedy samorządowcy rozmawiający z naszą redakcją informowali m.in. o opóźnieniach w wysyłce, braku potwierdzenia o otrzymaniu przesyłki a nawet o przypadkach zaginionych pism.

Od 1 stycznia 2025 r. e-Doręczenia stały się obowiązkowe dla większości instytucji publicznych w całej Polsce, dla osób wykonujących zawody zaufania publicznego oraz dla firm rejestrujących się w KRS. Od 1 kwietnia ub.r. do systemu dołączyły firmy zarejestrowane w KRS przed 1 stycznia 2025 r. Od 1 lipca e-Doręczenia stały się obowiązkowe dla przedsiębiorców zarejestrowanych w CEIDG przed 1 stycznia 2025 r., dokonujących jakiejkolwiek zmiany w swoim wpisie. Zgodnie ze znowelizowaną ustawą o doręczeniach elektronicznych do 31 grudnia zeszłego roku podmioty te obowiązywał okres przejściowy.

Od 1 października 2026 r. e-Doręczenia staną się obowiązkowe dla wszystkich firm zarejestrowanych w CEIDG do 31 grudnia 2024 r. Jednostki samorządu terytorialnego, sądy, trybunały, komornicy, prokuratura, organy ścigania i Służba Więzienna mają czas na wdrożenie e-Doręczeń do października 2029 roku. Będzie to ostatni etap wdrożenia systemu.

E-Doręczenia zostały wprowadzone w 2020 roku ustawą o doręczeniach elektronicznych. Ostatnia nowelizacja ustawy, wprowadzająca m.in. okres przejściowy, miała miejsce w grudniu 2024. W sierpniu zeszłego roku resort cyfryzacji opublikował projekt kolejnej nowelizacji, która ma m.in. precyzować niektóre definicje oraz wprowadzić przepisy dotyczące korespondencji niejawnej.

mc/