Związek Powiatów Polskich zwrócił uwagę, że mimo kampanii informacyjnych wciąż wiele osób wysyła pisma urzędowe za pomocą systemu ePUAP, a nie e-Doręczeń. Zdaniem organizacji system powinien dopuszczać możliwość wysyłki pisma tylko w określonych prawem sytuacjach lub informować mieszkańców, że wniesienie pisma przez ePUAP jest nieskuteczne.

Zdaniem powiatów brak jednoznacznego komunikatu może prowadzić do sporów dotyczących skuteczności wniesienia pisma, w szczególności w sytuacjach, gdy organ administracji nadal posiada aktywną skrzynkę odbiorczą w ePUAP i zapoznaje się z wpływającymi tam dokumentami.

„Szczególne znaczenie problem ten ma w kontekście postępowań administracyjnych, w których sądy administracyjne mogłyby przyjąć interpretację korzystną dla obywateli nieprzestrzegających przepisów, uznając, że skoro organ korzysta z ePUAP, to faktycznie zapoznaje się z wpływającymi pismami” – napisał ZPP.

Szczególne konsekwencje problem może mieć w sprawach dotyczących rejestracji pojazdów. Jak wyjaśnił prezes ZPP Andrzej Płonka, mieszkańcy myślą, że składają skuteczne wnioski o rejestrację lub powiadomienie o zbyciu pojazdu. W rzeczywistości organ traktuje takie pisma jako nieskuteczne i musi nałożyć na mieszkańca karę w związku z niedochowaniem terminu. To prowadzi do uruchomienia ścieżek odwoławczych, a nawet sądowych.

„Nie jesteśmy w stanie, jako administracja publiczna, do każdego takiego wniosku wysyłać natychmiastowych odpowiedzi, że pismo jest nieskutecznie wniesione. (…) Takie podejście byłoby wysoce czasochłonne i skomplikowane, a przez to kosztowne i nieefektywne i na pewno nie sprzyja budowaniu zaufania do administracji publicznej” – napisał prezes ZPP.

Ze względu na terminy wymagane do zgłoszeń nabywania i zbywania pojazdów ZPP podkreślił, że sprawa musi zostać rozwiązana jeszcze w styczniu.

Od 1 stycznia br. większość podmiotów publicznych jest zobowiązanych do korzystania z e-Doręczeń jako podstawowego sposobu doręczania pism. Oznacza to, że muszą one posiadać adres do e-Doręczeń (ADE) i nie mogą już uzasadniać ewentualnych problemów z systemem brakiem gotowości organizacyjnej. Dla osób fizycznych korzystanie z e-Doręczeń pozostaje dobrowolne.

Do końca 2025 r. prowadzenie korespondencji z podmiotami publicznymi za pośrednictwem ePUAP było równoważne e-Doręczeniom. Od 1 stycznia ePUAP jest nadal dostępny dla użytkowników, ale w bardzo ograniczonym zakresie - tylko tam, gdzie przepisy to wyraźnie przewidują, np. w sytuacji, gdy podmiot niezadowolony z decyzji administracyjnej będzie chciał złożyć na nią skargę w postępowaniu administracyjnym.

mc/