Jak cyfryzacja, to tylko z EZD

O ile w obszarach e-usług czy smart city obserwujemy w ostatnich latach dynamiczny postęp, to w sferze organizacji pracy i dokumentowania procesów, podmioty publiczne mają jeszcze wciąż wiele do zrobienia. Nowoczesne systemy wspierają obsługę, ale nie eliminują konieczności prowadzenia papierowych akt spraw. Szafy przepełnione są teczkami, a bez drukarki czy pieczątki ani rusz.  Dlatego podstawą cyfrowej administracji jest wprowadzenie Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD). Co warto podkreślić, rozumianego szerzej jako model pracy i zarządzania dokumentacją, a nie tylko system teleinformatyczny.

Samo wdrożenie systemu to dopiero połowa sukcesu. Nie oznacza ono jednak automatycznego przejścia na elektroniczne akta spraw. Aby tak się stało, należy jeszcze wskazać klasy Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt (JRWA) przeznaczone do dokumentowania elektronicznego w systemie. Dopiero wtedy, dla tych kategorii zadań, mogą pojawić się, obok papierowych, również sprawy elektroniczne. Niezależnie od tego, w jaki sposób do urzędu wpływa pismo (w postaci elektronicznej czy papierowej), to JRWA decyduje o sposobie dokumentowania spraw. Prawdziwym wyznacznikiem tego, czy instytucja realizuje EZD nie jest posiadanie odpowiedniego systemu, ale liczba spraw prowadzonych elektronicznie.

Jak wprowadzać EZD w instytucji publicznej?

Przygotowanie koncepcyjne to pierwszy krok do wprowadzenia nowego modelu zarządzania dokumentacją w instytucji. Należy przygotować odpowiednie normatywy kancelaryjno-archiwalne dopuszczające stosowanie EZD. Konieczna jest analiza dokumentacji w ramach poszczególnych klas JRWA oraz wybór tych, które będą dokumentowane elektronicznie. Proces wskazywania klas do EZD można rozłożyć w czasie, systematycznie zwiększając liczbę elektronicznych akt spraw. Najprościej jest zacząć od obszarów, gdzie przeważa komunikacja elektroniczna, co pozwala odejść od konieczności drukowania pism. EZD sprawdzi się też dla spraw, gdzie dokumentacja obsługiwana jest jeszcze w postaci papierowej. Wymaga to zorganizowania składów chronologicznych i wyposażenia punktów kancelaryjnych w skanery. 

Myśląc o wprowadzeniu EZD, należy przemodelować obieg pism wewnątrz instytucji: od procesów dekretacji i akceptacji, wysyłki korespondencji, prowadzenia akt spraw, po proces archiwizacji. Tam, gdzie wykorzystywane są systemy dziedzinowe, wskazana jest integracja z systemem klasy EZD, zarówno w zakresie wymiany dokumentów, jak i metadanych. Również procesy wewnętrzne należy dostosować do realizacji w sposób elektroniczny. Wszystko to wymaga prac przygotowawczych, w które powinni być zaangażowani przedstawiciele wszystkich komórek organizacyjnych.

Następny krok to wybór odpowiedniego systemu klasy EZD. Ministerstwo Cyfryzacji zapowiada wprowadzenie ustawowego obowiązku posiadania przez podmioty publiczne takiego rozwiązania od 2028 r. Na rynku funkcjonuje wiele takich systemów. W administracji publicznej, według danych GUS, aż 75% to rozwiązania komercyjne. Jednym z nich jest system Comarch EZD. Podejmując decyzję w kwestii systemu, najlepiej opierać się na sprawdzonych rozwiązaniach, bo nie każdy oferowany na rynku system spełnia wszystkie wymagania prawne, zwłaszcza te związane z zapewnieniem możliwości elektronicznej archiwizacji dokumentacji. 

Przy wdrożeniu należy uwzględnić sposób instalacji systemu: we własnych zasobach lub chmurze, konfigurację oraz szkolenia zarówno pracowników merytorycznych, jak i kadry kierowniczej. Pracownikom należy dostarczyć wiedzę, nie tylko w zakresie obsługi systemu, ale także elektronicznego prowadzenia spraw i zarządzania dokumentacją. Powinni oni znać przepisy kancelaryjno-archiwalne, posiadać kompetencje w obszarze e-administracji (np. e-Doręczenia, podpisy elektroniczne) oraz podstawowe umiejętności cyfrowe.

Wdrożenie systemu daje możliwości elektronizacji rejestrów (pism wpływających i wychodzących), obiegu wewnętrznego, obsługi wysyłki, a także integrację z ePUAP, e-Doręczeniami czy wkrótce z KSeF. Jednak na tym nie należy poprzestawać. Głównym celem powinno być systematyczne wprowadzanie klas JRWA do EZD. Im więcej spraw elektronicznych, tym mniej papierowych teczek, szaf, pieczątek i kurzu w archiwum. Dzięki wdrożeniu EZD instytucja zyskuje szybszy dostęp do dokumentów i informacji, efektywniejszą obsługę spraw i procesów, a także realną możliwość pracy zdalnej. Dodatkowo prowadzenie spraw w modelu EZD realizuje cel Strategii Cyfryzacji.

Comarch od lat wspiera cyfrową transformację polskiej administracji i przedsiębiorstw, oferując nowoczesny system Comarch EZD, ale także zapewniając kompleksową platformę w zakresie Elektronicznej Obsługi Spraw (Comarch EOS). To rozwiązania, dzięki którym awans cyfrowy jest na wyciągnięcie ręki.

Ich modułowa konstrukcja pozwala dostosować je do własnych potrzeb, a REST API daje możliwość integrowania z innymi systemami funkcjonującymi w instytucji. Dzięki naszym systemom instytucje sprawnie obsłużą e-Doręczenia oraz faktury z KSeF bez konieczności ich drukowania, a moduł archiwalny pozwoli zarchiwizować sprawy. Dzięki modułowi procesów możliwe jest zaprojektowanie dedykowanych procesów biznesowych w organizacji.

Comarch jest producentem i integratorem systemów informatycznych, dostarcza know-how, jak elektronicznie zarządzać dokumentacją. Zachęcamy do kontaktu oraz budowy kompetencji w obszarze e-administracji przy wsparciu naszych materiałów eksperckich na stronie https://www.comarch.pl/administracja-publiczna/baza-wiedzy/

Autor:
Karol Ciechoński, Konsultant ds. rozwiązań biznesowych w Comarch