1 stycznia zaczęły obowiązywać nowe przepisy dotyczące okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej – przypomina ZUS.

Od tego roku pracodawcy decydują, czy przechowywać i archiwizować dokumentację pracowniczą w formie papierowej czy elektronicznej. Obowiązuje także krótszy okres przechowywania tej dokumentacji.

Dokumenty pracowników zatrudnionych po 2018 r. będą musiały być przechowywane tylko przez 10 lat. Skrócony z 50 do 10 lat czas przechowywania może dotyczyć również osób, które zostały zatrudnione po 1999 r. Wystarczy złożyć do ZUS oświadczenie (ZUS OSW) o zamiarze przekazania raportów informacyjnych, a potem w ciągu roku przekazywać do ZUS raport informacyjny (ZUS RIA).

Oświadczenie może być złożone w dowolnym terminie. Można także wycofać złożone oświadczenie, ale tylko zanim zostanie złożony pierwszy raport informacyjny.

„Jeżeli złożysz oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych i przynajmniej jeden raport informacyjny, to nie wycofasz już oświadczenia. Będziesz więc składać raporty informacyjne za wszystkich ubezpieczonych zatrudnionych przez Ciebie w latach 1999–2018” – zastrzega ZUS.

Akta pracowników czy zleceniobiorców zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. nadal muszą być przechowywane przez 50 lat.

Więcej informacji na stronie ZUS.

aba/