Urzędy nie wiedzą, jak traktować decyzje, podpisane e-podpisem, ale przedkładane w formie papierowej, jako wydruki. Czy są one wiążące? Zdaniem MSWiA - tak.

Czy decyzja burmistrza, podpisana e-podpisem i przedstawiona w formie papierowej np. do innego urzędu (jako wydruk), powinna być traktowana jako decyzja, dokument wiążący? - takie pytanie, zadane podczas czatu z wiceministrem spraw wewnętrznych i administracji, Witoldem Drożdżem, nurtuje wielu urzędników.

Dokumenty podpisane cyfrowo są wiążące tak samo, jak te podpisane odręcznie. Jak jednak traktować wydruk takiego dokumentu, opatrzonego wcześniej podpisem elektronicznym? Wydrukowana e-decyzja burmistrza, przedkładana np. w innym urzędzie, czy sądzie, budzi watpliwości. Zdarza się, że urzędnik nie chce przyjąć takiego dokumentu bez pieczątki i podpisu odręcznego osoby, która już decyzję podpisała, ale podpisem elektronicznym. 

"Wszyscy chcą decyzji z pieczątkami, podpisami odręcznymi, czyli w formie papierowej, a przecież e-podpis potwierdza, że burmistrz podjął decyzję" - denerwuje się nasz czytelnik.

Czy wydruki podpisanych wcześniej decyzji nie powinny być traktowane jako wiążące? Zdaniem MSWiA - powinny.

Jak wyjaśnił Witold Drożdż, resort ma jednak świadomość, że dla wielu instytucji samorządowych i rządowych nie jest to tak oczywiste. Wątpliwości w tym zakresie zgłaszają również sądy administracyjne.

Sytuację mają wyjaśnić przygotowywane zmiany przepisów. 

Przy nowelizacji ustawy o informatyzacji dokonuje się równocześnie znaczących zmian w kodeksie postępowania administracyjnego w zakresie posługiwania się podpisem elektronicznym przez organ administracji publicznej. Zmiana polega na wprowadzeniu „bezpiecznego podpisu elektronicznego weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu" jako obowiązkowego składnika niektórych dokumentów elektronicznych organu, tj.:

- wezwania (art. 54 § 2),

- decyzji (art. 107 § 1)

- postanowienia (art. 124 § 1),

- zawiadomienia o sposobie załatwienia skargi i wniosku (art. 238§1 oraz art. 247 w zw. Z art. 238).

Wiceminister podkreślił jednak, że dalszej analizy, ze względu na większy stopień skomplikowania, wymagają dwa inne pisma podpisywane przez pracownika organu, tj. ugoda oraz protokół. Z tego powodu zmiany te nie zostały ujęte w projekcie.

as/