Imienny adres e-mail zawiera dane osobowe, których przetwarzanie regulowane jest przepisami RODO - przypomina Urząd Ochrony Danych Osobowych i wyjaśnia czy pracodawca może korzystać z takie adresu po zwolnieniu pracownika.

Wytyczne UODO będą ważne dla pracodawców, w tym np. urzędów zatrudniających osoby odpowiedzialne do kontaktu z kontrahentami. W przypadku takich pracowników po rozwiązaniu umowy o pracę pracodawca może chcieć nadal wykorzystywać ich adres mailowy, aby nie tracić możliwości kontaktu z kontrahentami lub klientami.

Urząd podkreśla, że takie działanie należy uznać za prawnie uzasadniony interes administratora danych czyli pracodawcy. Może on jednak użyć danych byłego pracownika jedynie w sytuacjach, gdy to klient podejmuje próbę kontaktu i jedynie w celu wskazania aktualnych danych kontaktowych.

"Adres mailowy zawierający imię i nazwisko byłego pracownika nie może być aktywnie wykorzystywany przez administratora, np. do pozyskiwania nowych klientów" - podkreśla UODO.

Urząd instruuje, że w omawianym przypadku konieczne dla ochrony uzasadnionego interesu pracodawcy jest, by poinformować kontrahentów, podejmujących próby nawiązania kontaktu poprzez adres mailowy opatrzony danymi byłego pracownika, o aktualnych ścieżkach kontaktu.

"Co więcej, trwający proces przetwarzania powinien odbywać się z poszanowaniem dla wskazanych zasad, zarówno w związku z ograniczonym celem przetwarzania, jak i ograniczeniem zakresu przetwarzanych danych byłego pracownika do adresu mailowego składającego się z imienia i nazwiska oraz informacji o tym, że nie jest już pracownikiem tego podmiotu" - wskazuje UODO.

js/