EZD RP (skrót od Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją) to system teleinformatyczny do elektronicznego zarządzania dokumentacją i informacją tworzony z myślą o podmiotach administracji rządowej i samorządowej. Jego oprogramowanie jest oparte na obowiązujących przepisach prawa, w szczególności kancelaryjnych i archiwalnych. Umożliwi ono pełną digitalizację zaplecza administracyjnego oraz procesów w urzędach i realizację online szeregu czynności kancelaryjnych - począwszy od obsługi przesyłek, poprzez rozdzielanie i dekretację korespondencji, klasyfikację i kwalifikację dokumentacji oraz kompletowanie akt sprawy na archiwizacji dokumentacji kończąc.

„Dzięki temu systemowi obywatele będą mogli nie tylko zobaczyć, na jakim etapie jest ich sprawa, ale także ocenić poziom satysfakcji z tego procesu. Doświadczenie pokazuje, że darmowy i jednolity system - wytworzony dla administracji i przez administrację - przynosi ogromne oszczędności i realnie usprawnia pracę na rzecz obywateli” - mówi Justyna Orłowska, pełnomocnik Prezesa Rady Ministrów ds. GovTech.

Zgodnie z założeniami Strategii - System EZD RP będzie udostępniany od stycznia 2023 r. jako freeware. Zapewni to dostępność oprogramowania bez opłat dla wszystkich podmiotów realizujących zadania publiczne.

Poza fundamentalnymi funkcjami EZD RP będzie umożliwiał użytkownikom dostęp do zasobów informacyjnych państwa (w tym rejestrów), udostępniał narzędzia do zarządzania procesami, raportami i rejestrami oraz zapewniał integrację z kluczowymi systemami teleinformatycznymi państwa.

Prace nad projektem prowadzi Państwowy Instytut Badawczy NASK w partnerstwie z Wojewodą Podlaskim (w Podlaskim Urzędzie Wojewódzkim powstał system EZD PUW) i pod nadzorem Kancelarii Prezesa Rady Ministrów (KPRM). EZD RP powstaje w ramach rządowego Programu Zintegrowanej Informatyzacji Państwa i unijnego Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa na lata 2014-2020. System zostanie w pełni udostępniony na początku 2023 r.

Główne funkcje systemu EZD RP

System EZD RP umożliwi wykonanie wszystkich czynności kancelaryjnych i archiwalnych z poziomu interfejsu użytkownika udostępniając w szczególności:

•    szybkie wyszukiwanie dokumentów,

•    monitorowanie obiegu dokumentów wewnątrz podmiotu,

•    kompleksową obsługę składu chronologicznego oraz składu informatycznych nośników danych,

•    wykonywanie wszystkich czynności kancelaryjnych w formie elektronicznej (np. przygotowanie projektu pisma, akceptację, podpis),

•    kompletowanie akt spraw elektronicznych,

•    obsługę korespondencji wpływającej i wychodzącej oraz wymianę korespondencji i informacji wewnętrznej,

•    funkcjonalności archiwum zakładowego, m.in. umożliwiające przekazanie dokumentacji archiwalnej do Archiwum Dokumentów Elektronicznych (ADE),

•    tworzenie i modyfikowanie procesów (workflow), optymalizujących i automatyzujących procesy biznesowe,

•    tworzenie i modyfikowanie rejestrów i raportów,

•    prowadzenie spraw i zadań, a także rezerwowanie zasobów oraz monitorowanie stopnia realizacji spraw lub zadań,

•    stosowanie i weryfikację podpisów elektronicznych,

•    generowanie powiadomień oraz przypomnień, a także monitowanie terminowości.

System EZD RP budowany jest z myślą o administracji publicznej i jej pracownikach. Powstające w NASK oprogramowanie uwzględni potrzeby wielu interesariuszy – w tym kierowników podmiotów, dyrektorów, pracowników kancelarii, pracowników merytorycznych (referentów) i archiwistów.

Konsultacje strategii wdrażania EZD RP

„Strategia dystrybucji, wdrażania i utrzymania EZD RP od 2022 r.” jest już dostępna na stronie ezdrp.gov.pl. Jej konsultacje potrwają do końca maja. Przez cały maj będą organizowane spotkania online dla różnych grup użytkowników systemu:

•    5 maja (środa) - spotkanie z przedstawicielami administracji rządowej,

•    12 maja (środa) - spotkanie z przedstawicielami samorządów wojewódzkich i powiatów,

•    14 maja (piątek) - spotkanie z przedstawicielami miast i gmin miejskich,

•    19 maja (środa) - spotkanie z przedstawicielami gmin miejsko-wiejskich i wiejskich,

•    21 maja (piątek) - spotkanie z przedstawicielami pozostałych podmiotów publicznych,

•    26 maja (środa) - spotkanie z przedstawicielami firm (dostawców i integratorów, oprogramowania dla podmiotów publicznych).

Chęć udziału w spotkaniach można zgłaszać na stronie www.ezdrp.gov.pl. Ze względu na publiczny charakter konsultacji nie będą przyjmowane zgłoszenia anonimowe oraz bez podania kontaktu zwrotnego.

mam/