Czerwonak: e-Odpady - System Gospodarki Odpadami Komunalnymi w Gminie

Cele, które miały zapewnić prawidłowy i funkcjonalny przebieg procesów decyzyjnych i wykonawczych, zostały określone na:

•    uszczelnienie systemu deklaracji
•    analizę struktury wpływów finansowych w czasie rzeczywistym
•    ograniczenie kosztów związanych z pismami do mieszkańców
•    rzetelne informowanie mieszkańców o stanie wpłat i wysokości opłat

Określone cele wymagały powołanie nowego zespołu w urzędzie, zajmującego się problemem gospodarowania odpadami. Od czerwca 2021 roku zostały zatrudnione osoby pozyskane w wyniku umowy z GOAP, we współpracy z którymi został opracowany plan oraz szkielet wymagań w stosunku do systemu informatycznego. Na podstawie ich wcześniejszych doświadczeń, dotyczących obiegu dokumentów w GOAP ustalono, że najbardziej krytyczną właściwością nowego systemu informatycznego powinna być łatwość obsługi oraz czas potrzebny na realizację całego procesu przekazywania dokumentów zarówno deklaracyjnych jak i finansowych.

Aby sprostać takiemu wyzwaniu postanowiono, aby główną osią całego systemu informatycznego było oprogramowanie firmy REKORD SI z Bielska-Białej posiadającego w swej ofercie moduły „Odpady” oraz „Odpady Księgowość”. Oprogramowanie te zapewnia prawidłowe wprowadzanie deklaracji oraz ich rozliczanie wraz z generowaniem prawidłowych sprawozdań RB.

Jednak aby zapewnić realizację kluczowych celów należało wdrożyć oprogramowanie systemu deklaracyjnego wspierające proces wypełniania deklaracji przez mieszkańców i przedsiębiorców oraz ich wprowadzanie do systemu firmy REKORD SI w sposób zautomatyzowany. Na terenie kraju żaden system nie spełnia takich wymagań, dlatego przystąpiono do samodzielnego zaprojektowania takiego oprogramowania. System deklaracyjny „C.Deklaracje” został uruchomiony na początku listopada 2021 i zapewnia możliwość:

•    wprowadzania danych deklaracyjnych
•    generowania deklaracji oraz załączników w formacie PDF
•    wprowadzanie zmian w deklaracjach
•    bieżący podgląd danych finansowych (wpłaty)

Urząd Gminy Czerwonak na podstawie możliwości oraz funkcjonalności systemu określił, że system „C.Deklaracje”  jest podstawową formą wypełniania deklaracji i żadna deklaracja nie może być wypełniana ręcznie (długopisem). Taka decyzja wypłynęła z faktu, że system deklaracyjny „C.Deklaracje” aktywnie wspiera osoby wypełniające formularz w zakresie:

•    danych osobowych i zameldowania pobierając dane z gminnego systemu ewidencji ludności
•    danych przedsiębiorców i ich siedzib korzystając z API CEiDG
•    przeliczania w czasie rzeczywistym kwoty deklaracji
•    generowania deklaracji oraz załączników w formacie PDF z indywidualnym numerem deklaracji i kodem kreskowym
•    wysyłania za pomocą SMS i e-mail informacji o wypełnionej deklaracji i dalszym sposobie postępowania

Dodatkowym atutem systemu „C.Deklaracje” był fakt, że na etapie wprowadzania deklaracji generowany był indywidualny numer rachunku bankowego do wpłat. Biorąc pod uwagę, że:

•    liczba deklaracji wprowadzonych do systemu deklaracyjnego wynosi 4.300
•    koszt wysyłki informacji o indywidualnym rachunku bankowym to 9,20 zł
•    koszt systemu deklaracyjnego opracowanego dla Gminy Czerwonak to 22.500 zł

Całkowita realna oszczędność z tytułu wdrożenia systemu deklaracyjnego w jego początkowej fazie wyniosła 17.060 zł  ((4.300 x 9,20) - 22.500).

Oszczędnością jest też szybkość prowadzania danych do systemu „Odpady” firmy REKORD SI.

Korzystając z mechanizmu powiązania interfejsu programistycznego oddzielnych baz danych, pracownicy Zespołu ds. Gospodarki Komunalnej „jednym przyciskiem” przenoszą dane z systemu deklaracyjnego „C.Deklaracje” do systemu „Odpady”. Nominalnie wprowadzenie deklaracji do systemu „Odpady” zajmuje około 25 minut, z czego przeważająca część tego procesu to wprowadzenie danych adresowych i osobowych. Natomiast wykorzystanie systemu deklaracyjnego „C.Deklaracje” skróciło ten czas do 2-3 minut.
Zastosowanie takiego mechanizmu spowodowało, że informacje o danych z deklaracji oraz tworzenie danych finansowych (przypisów) w systemie „Odpady” realizowane jest „prawie że” w czasie rzeczywistym w godzinach pracy urzędu.

Należy podkreślić fakt, że wykorzystanie oprogramowania „Odpady Księgowość” umożliwiającego bezpośredni import danych z wyciągów bankowych spowodowało, że proces księgowania wpłat odbywa się w sposób zautomatyzowany co jeszcze bardziej skraca czas potrzebny na czynności rozliczeniowe.

Uszczelnienie systemu deklaracji zrealizowane zostało poprzez własny moduł analityczny umożliwiający analizę deklaracji w odniesieniu do danych o punktach adresowych. Funkcjonalność systemu polega na tym, że pracownicy na bieżąco mogą analizować liczbę oraz rodzaj wprowadzanych deklaracji na danym punkcie adresowym. Takie powiązanie danych powoduje, że pracownicy Zespołu ds. Gospodarki Odpadami posiadają informacje o adresach (miejscowość, ulica, numer domu), których właściciele nie złożyli odpowiednich deklaracji. Dodatkowo mają możliwość weryfikacji danych o złożonych deklaracjach w ujęciu rodzajowym (zamieszkane, niezamieszkane, mieszane i rekreacyjne) jak i finansowym (brak wpłat).

System „C.Deklaracje” jest innowacyjnym podejściem do komunikacji na linii urząd – mieszkaniec/przedsiębiorca ponieważ umożliwia:

•    realizację obowiązku składania deklaracji na zagospodarowanie odpadów przez mieszkańca/przedsiębiorcę bez konieczności wizyty w urzędzie
•    informowanie mieszkańca/przedsiębiorcę o złożonych deklaracjach, wpłatach i saldzie w Panelu Klienta
•    zautomatyzowane przekazywanie danych do systemu „Odpady”
•    analizę danych finansowych w czasie rzeczywistym
•    uszczelnienie systemu w ujęciu geograficznym

Za wdrożenie tego systemu gmina Czerwonak została doceniona w konkursie: Innowacyjny Samorząd, organizowanym przez Serwis Samorządowy PAP - zajmując 1. miejsce spośród wszystkich zgłoszonych do konkursu gmin wiejskich!

System „C.Deklaracje” jest dostępny pod adresem https://deklaracje.czerwonak.pl