Transformacja cyfrowa, cyfryzacja procesów oraz bezpieczeństwo zasobów teleinformatycznych i danych w administracji samorządowej stanowią istotne zagadnienie i kluczowe wyzwanie dla sekretarzy jednostek samorządu terytorialnego. Cyfryzacja procesów pozwala usprawnić funkcjonowanie urzędu, efektywniej i bardziej kompleksowo zarządzać dokumentacją oraz danymi, a także skrócić czas obsługi mieszkańców. Budowanie nowoczesnego, cyfrowego samorządu zwiększa dostęp mieszkańców do usług publicznych świadczonych drogą elektroniczną, sprzyja lepszej komunikacji oraz kształtuje wizerunek samorządu jako innowacyjnego, nowoczesnego i przyjaznego mieszkańcom. Sekretarz zarządza procesami w urzędzie, identyfikuje obszary wymagające cyfryzacji, tworzy mapę transformacji cyfrowej. Rolą sekretarza jest również planowanie, wdrażanie i utrzymanie standardów technicznych oraz organizacyjnych w obszarze technologii i zarządzania, które mają istotny wpływ na koszty funkcjonowania samorządu oraz jakość świadczonych usług publicznych. Mówi Andrzej Wojewódzki, Sekretarz Miasta Lublin, Przewodniczący Krajowej Rady forów Sekretarzy.

Tematy te niezmiennie zajmują ważne miejsce w dyskusjach prowadzonych podczas spotkań sekretarzy w forach regionalnych i posiedzeń Krajowej Rady Forów Sekretarzy JST, co znajduje również odzwierciedlenie w programie tegorocznego Kongresu.

Jednym z ważnych obszarów Kongresu będzie cyfryzacja w JST – rozumiana nie jako pojedynczy projekt informatyczny, ale jako trwała zmiana sposobu działania administracji lokalnej. E-doręczenia, Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją czy rozwój usług dostępnych przez aplikację mObywatel pokazują, że urząd coraz częściej funkcjonuje w środowisku cyfrowym, w którym liczy się szybkość, dostępność, bezpieczeństwo i jakość komunikacji z mieszkańcem. Nowe narzędzia mogą usprawnić obieg dokumentów, skrócić czas obsługi spraw i ułatwić współpracę między instytucjami, ale jednocześnie wymagają od JST dobrego przygotowania organizacyjnego, kompetencyjnego, prawnego i technologicznego.

Cyfrowa administracja oznacza również nowe ryzyka. Cyberbezpieczeństwo w samorządach przestało być technicznym dodatkiem do działania urzędu – stało się jednym z fundamentów jego ciągłości, wiarygodności i odpowiedzialności wobec mieszkańców. Rozwój usług elektronicznych,
inteligentnych miast i systemów przetwarzających dane publiczne sprawia, że JST muszą mierzyć się nie tylko z cyberatakami, awaryjnością systemów czy ochroną prywatności, lecz także z dezinformacją, fake newsami i spadkiem zaufania do instytucji publicznych. Dlatego tak istotne są:
współpraca, wymiana informacji i budowanie wspólnej odporności, m.in. poprzez inicjatywy takie jak samorządowa platforma współpracy ISAC JST.

Coraz większe znaczenie ma także sztuczna inteligencja. AI już dziś może wspierać urzędy w automatyzacji procesów, analizie danych, przygotowywaniu dokumentów, planowaniu rozwoju lokalnego czy obsłudze mieszkańców. Pytanie nie brzmi więc, czy sztuczna inteligencja pojawi się w administracji samorządowej, ale czy JST będą potrafiły korzystać z niej świadomie, bezpiecznie i zgodnie z prawem. W tym kontekście kluczowe stają się kwestie odpowiedzialności, nadzoru nad algorytmami, ochrony danych osobowych, zgodności z RODO i AI Act, a także przygotowania pracowników do pracy z nowymi narzędziami.

Szczególna rola w tym procesie przypada sekretarzom JST. To oni często stoją na styku prawa, organizacji pracy urzędu, zarządzania procesami, wdrażania procedur i koordynowania zmian.

Cyfryzacja, cyberbezpieczeństwo i sztuczna inteligencja nie są więc wyłącznie tematami dla działów IT. To zagadnienia strategiczne, które wymagają decyzji kierownictwa, współpracy wielu komórek organizacyjnych, edukacji pracowników oraz stałej rozmowy o tym, jak technologia wpływa na jakość usług publicznych i zaufanie mieszkańców do samorządu. Analizuje dr inż. Jarosław Homa, MBA – CISO, Pełnomocnik Rektora ds. Cyberbezpieczeństwa, Wicedyrektor Centrum Cyberbezpieczeństwa Politechniki Śląskiej.

Dyskusje podczas Kongresu pokażą, że nowoczesny samorząd to nie tylko urząd korzystający z nowych systemów, ale instytucja, która potrafi odpowiedzialnie zarządzać zmianą. Cyfrowe narzędzia mogą realnie wspierać mieszkańców i urzędników, pod warunkiem że będą wdrażane z myślą o bezpieczeństwie, dostępności, przejrzystości i odporności całej lokalnej wspólnoty.