„System EZD otrzymywany bezpłatnie, nieznaczne koszty wdrożenia i utrzymania to przecież marzenie każdego wójta, burmistrza, prezydenta, starosty czy marszałka” – pisze do nas Czytelnik.

Jego zdaniem, system, który kosztował 52 mln zł nie będzie jednak dostępny dla samorządów przed 2025 rokiem i będzie drogi w utrzymaniu. Publikujemy list urzędnika.

Program EZD w administracji ma na celu wytworzenie jednolitego oprogramowania do elektronicznego zarządzania dokumentacją. Powstał na bazie przedsięwzięcia wojewody podlaskiego, który na podstawie darmowego systemu EZD PUW stworzył sieć współpracujących ze sobą urzędów rządowych, samorządowych oraz uczelni wyższych. Do tego dołączono działania Centralnego Ośrodka Informatyki, udostępniającego system eDOK.

Od 1 czerwca 2016 roku minister cyfryzacji uruchomił projekt EZD RP mający na celu ustanowienie jednolitego systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją w administracji rządowej oraz standardu systemów klasy EZD w administracji publicznej.

Publikujemy artykuł Karola Strojeckiego - członka zespołu, który z powodzeniem wdrożył system EZD PUW w Urzędzie Miasta Piotrkowa Trybunalskiego. Jak podkreśla autor, artykuł wyraża jego osobiste poglądy na przyszłość EZD w administracji publicznej.


Co dalej z EZD dla JST?

A miało być tak pięknie!

Wygląda na to, że koncepcja jednolitego systemu zarządzania dokumentacją dla administracji centralnej i samorządu terytorialnego, którego założenia oparte były na oprogramowaniu stworzonym
w Podlaskim Urzędzie Wojewódzkim, z powodzeniem wdrożonym także w urzędach miast Łodzi, Gdańska i Piotrkowa Trybunalskiego, legła w gruzach. Twórcom tej koncepcji należy pogratulować niezwykłej odwagi i optymizmu, bo przecież założenia były szczytne, pragmatyczne i realnie możliwe do zrealizowania a efekt końcowy gwarantował niewyobrażane w skali kraju oszczędności, zwłaszcza dla samorządów.

Pomysł spodobał się administracji centralnej ale przede wszystkim włodarzom jednostek samorządowych. Jak nie mógł się nie spodobać? System EZD otrzymywany bezpłatnie, nieznaczne koszty wdrożenia i utrzymania to przecież marzenie każdego wójta, burmistrza, prezydenta, starosty czy marszałka! Nic więc dziwnego, że zainteresowanie rosło i rosło, a wszyscy z niecierpliwością czekali na wyniki pilotażu wdrażania EZD PUW w wybranych urzędach, nie mogąc się doczekać swojej kolejki do wdrożenia.

Życie nie jest takie proste…

Każdy medal ma dwie strony: jasną i ciemną. Tę pierwszą omówiłem powyżej, więc pora na minusy. Przy każdym przedsięwzięciu pojawiają się przeszkody różnorakiej natury, więc siłą rzeczy i koncepcja wspólnego systemu EZD też je posiada. Najważniejszą usunięto zmieniając ustawę o informatyzacji, umożliwiając tym samym administracji centralnej przekazywanie rozwiązań informatycznych do samorządów.

Można? Można! To był dobry ruch do osiągnięcia wspólnego celu, ale niestety jedyny. Druga dotyczy braku możliwości współfinansowania projektów na styku urzędy centralne – samorząd a przecież trudno wymagać, aby utrzymanie i prace rozwojowe wspólnego systemu EZD spoczywało na jednych barkach. Do tego dochodzą problemy związane z prawem własności kodów źródłowych, ich jednorodności i spójności, wreszcie kwestie starzenia się rozwiązań informatycznych, wiecznie zmieniających się przepisów prawa, organizacyjne i wiele innych.

Trzecia strona medalu – kant.

Jest takie powiedzonko: „Gdzie dwóch się bije, tam trzeci korzysta”, które przez analogię można sparafrazować: „Gdzie dwóch ma wspólny interes, tam trzeci traci”. W tym przypadku chodzi o komercyjne firmy obsługujące samorząd terytorialny, oferujące różnorakie „systemy” EZD, ich wdrożenie, utrzymanie i rozwój. To ogromny kawałek tortu, który poprzez wdrożenie jednolitego systemu po prostu by odpadł, ale potężne, ze znacznym kapitałem lobby graczy na rynku informatycznym zręcznie posługuje się swoimi wpływami i naciskami, aby ten kawałek tortu nadal pozostawał w ich dyspozycji. Jak to zrobić w białych rękawiczkach?

Odpowiedź otrzymaliśmy 14 czerwca br. przy okazji prezentacji założeń do projektu o nazwie EZD RP. Wykorzystując najwyraźniej nieświadomych decydentów i tarcia ministerialnych podmiotów, zapewne też bez konsultacji z innymi ważnymi instytucjami (NDAP) i praktykami we wdrażaniu EZD, tworzy się produkt, który:
- będzie kosztował 52 mln PLN (!),
- będzie nowoczesny, ale bez funkcjonalności oferowanej przez EZD PUW,
- będzie przeznaczony TYLKO dla administracji rządowej,
- nie będzie tani ani we wdrożeniu, ani utrzymaniu,
- nie będzie dostępny dla JST przed 2025 rokiem.

Nie jestem specjalistą ale sądzę, że połowa tej kwoty wystarczyłaby do przekształcenia EZD PUW
w nowoczesny system, który byłby przeznaczony i dostępny nieodpłatnie dla wszystkich podmiotów realizujących zadania publiczne. Pewnie zostałoby jeszcze trochę grosza na stworzenie ośrodka rozwoju i utrzymania systemu. W konkluzji warto podkreślić, że uruchomienie projektu EZD RP na długie lata pozbawi JST dostępu do niekomercyjnego systemu EZD, co bardzo jest na rękę oferującym komercyjne rozwiązania.

Karol Strojecki

Oprac. kkż/