Blackout, cyberatak, awaria sieci – system EZD przestaje działać. W jednej chwili urzędnicy tracą dostęp do rejestrów, spraw i historii korespondencji. W tym momencie przestają się liczyć dobre chęci, a zaczyna się liczyć przygotowanie. W każdym z tych przypadków brak przygotowanych procedur oznacza ryzyko chaosu organizacyjnego i utraty kontroli nad obiegiem dokumentów. Nawet krótkotrwała przerwa w dostępie do systemu może zakłócić obsługę spraw, opóźnić decyzje administracyjne i utrudnić komunikację z obywatelami.

Co zrobić, by taka sytuacja nie skończyła się chaosem i katastrofą, tylko spokojnym przejściem na tryb zastępczy? Przygotowaniu urzędu na takie sytuacje mają służyć opublikowane przez NASK „Rekomendacje zapewniające ciągłość działania podmiotu w przypadku niedostępności systemu teleinformatycznego klasy EZD”.

„Gdy system klasy EZD staje się niedostępny, każda minuta ma znaczenie. To moment, w którym procedury awaryjne przestają być teorią, a zaczynają realnie wspierać funkcjonowanie urzędu. Odpowiednie przygotowanie organizacyjne oraz znajomość trybów pracy zastępczej pozwalają zachować ciągłość realizacji spraw i ograniczyć skutki niedostępności systemu” – zaznaczono w komunikacie NASK towarzyszącemu publikacji oficjalnych wytycznych dotyczących zachowania ciągłości działania urzędu w sytuacjach awarii systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD).

Celem rekomendacji przygotowanych przez ekspertów NASK jest precyzyjne określenie procedur, odpowiedzialności oraz sposobu organizacji pracy w sytuacji całkowitej lub częściowej niedostępności systemu klasy EZD. Istotne jest zapewnienie nieprzerwanej realizacji spraw i zachowanie spójności dokumentacji. Zakres rekomendacji obejmuje wszystkich pracowników korzystających z systemu w codziennej pracy – od punktów kancelaryjnych po komórki merytoryczne.

Dokument opisuje procedury postępowania oraz podział odpowiedzialności między pracowników a kadrę kierowniczą w momencie wystąpienia problemów technicznych. W przypadku braku dostępu do systemów cyfrowych, instrukcja nakazuje przejście na papierowy obieg dokumentów z wykorzystaniem zastępczych rejestrów i specjalnego systemu znakowania spraw. Wytyczne określają również kryteria podejmowania decyzji o pracy w trybie awaryjnym oraz precyzyjne zasady raportowania usterek do działów IT, a także proces przywracania danych w bazie EZD po usunięciu awarii.

„Choć scenariusz awarii wydaje się dynamiczny i nieprzewidywalny, jego przebieg porządkuje jasno określony podział ról. Kierownik jednostki odpowiada za decyzje organizacyjne, administrator EZD za analizę i przywrócenie działania systemu, a pracownicy za rzetelne prowadzenie dokumentacji i jej późniejsze odtworzenie. To właśnie konsekwencja w realizacji tych ról sprawia, że nawet poważna awaria nie prowadzi do paraliżu, lecz staje się sytuacją zarządzaną – przewidzianą, opisaną i możliwą do opanowania” – czytamy w komunikacie NASK.

Pełną treść wytycznych NASK („Rekomendacje zapewniające ciągłość działania podmiotu w przypadku niedostępności systemu teleinformatycznego klasy EZD”) publikujemy w formie załącznika poniżej.

mam/