Na stronie Rządowego Centrum Legislacji opublikowano projekt rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki precyzujący zasady prowadzenia Centralnego Rejestru Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych (CRU). Projekt nakłada na samorządy szereg obowiązków technicznych i organizacyjnych, ale w zamian ma przynieść odczuwalne zmniejszenie biurokracji związanej z wnioskami o dostęp do informacji publicznej.

Obowiązek wpisywania umów do centralnego systemu stanie się faktem od 1 lipca 2026 roku. Jednak już od 1 kwietnia 2026 roku ruszy proces zakładania kont dla JST. System teleinformatyczny, w którym prowadzony będzie rejestr, zostanie udostępniony samorządom nieodpłatnie przez Ministerstwo Finansów. Każda jednostka otrzyma jedno konto identyfikowane numerem REGON, a za proces jego założenia i późniejsze zarządzanie danymi odpowiedzialny będzie kierownik jednostki, czyli odpowiednio wójt, burmistrz, prezydent miasta czy starosta.

Obowiązek wpisu do CRU nie zależy od wartości umowy. Każda umowa odpłatna dotycząca nabycia usług, dostaw lub robót budowlanych – nawet na symboliczną kwotę jednego grosza – musi zostać odnotowana w systemie.

Co ważne, pojęcie odpłatności jest traktowane szeroko – obejmuje nie tylko bezpośrednie wynagrodzenie pieniężne, lecz także umowy barterowe oraz przypadki, gdy wynagrodzenie wykonawcy pochodzi z opłat ponoszonych przez użytkowników końcowych (np. za wywóz nieczystości czy dostarczanie wody).

Z obowiązku wyłączono jedynie wybrane kategorie dokumentów: umowy o pracę, darowizny, umowy ramowe niebędące zamówieniami wykonawczymi oraz kontrakty dotyczące bezpieczeństwa państwa.

Rozporządzenie dokładnie określa sposób wyliczania wartości umów podlegających wpisowi. Zawsze podstawą jest wartość netto (bez VAT). W przypadku umów na czas nieoznaczony do rejestru wprowadza się wartość przewidzianą za pierwsze 48 miesięcy wykonywania. Przy wyliczaniu tej kwoty należy uwzględnić wartość opcji i wznowień przewidzianych w kontrakcie. Kwoty podaje się w złotych, a umowy walutowe przelicza zgodnie z przepisami o rachunkowości.

Użytkownicy wprowadzający dane do systemu będą uwierzytelniać się za pomocą węzła krajowego, na przykład przez Profil Zaufany. Wewnątrz systemu przewidziano podział ról na administratorów, osoby wprowadzające oraz publikujące informacje, co ma pozwolić na zachowanie tzw. zasady dwóch par oczu i uniknięcie błędów. Samorządy będą musiały podawać nie tylko numer umowy czy jej przedmiot, ale także szczegółowe dane stron. W przypadku osób fizycznych - ze względu na ochronę prywatności - zakres danych ograniczono do imienia i nazwiska; zdaniem ustawodawcy jest to kompromis między jawnością a konstytucyjnym prawem do ochrony dóbr osobistych.

Jednym z najtrudniejszych zadań dla JST będzie bieżąca aktualizacja danych. Każdy aneks, cesja, rozwiązanie umowy czy zmiana jej statusu na nieaktywny będą musiały zostać odnotowane w systemie wraz ze zwięzłym opisem przyczyny zmiany.

Choć oznacza to dodatkowy nakład pracy dla urzędów samorządowych, Ministerstwo Finansów zakłada, że jednolity i ogólnodostępny rejestr radykalnie zmniejszy liczbę wniosków o informację publiczną w trybie UDIP. Dane w CRU będą jawne dla każdego – bez konieczności logowania.

Dla jednostek posiadających zaawansowane systemy informatyczne przygotowano ułatwienie – możliwość automatycznego zasilania rejestru danymi z systemów dziedzinowych za pomocą dedykowanego interfejsu API.

mam/