NIK przedstawiła w piątek wyniki raportu z kontroli zamówień publicznych realizowanych centralnie lub wspólnie przez instytucje publiczne. Kontrolerzy przeanalizowali m.in. na ile efektywne jest stosowanie scentralizowanych form zamówień. Badanie efektywności wsparto analizą porównawczą cen jednostkowych towarów i usług uzyskanych przez kontrolowane jednostki w wybranych zamówieniach prowadzonych w sposób scentralizowany, z cenami towarów i usług tożsamych lub o zbliżonym charakterze, uzyskanymi w zamówieniach przeprowadzonych indywidualne przez wybrane podmioty.

Kontrola objęła 18 jednostek: Kancelarię Prezesa Rady Ministrów, Centrum Obsługi Administracji Rządowej, Komendę Główną Policji, Centrum Zakupów dla Sądownictwa Instytucja Gospodarki Budżetowej oraz 14 centrów usług wspólnych z terenu czterech województw: mazowieckiego, pomorskiego, śląskiego i wielkopolskiego.

Przeprowadzone przez NIK porównania cen uzyskiwanych przy centralizacji zamówień z cenami uzyskiwanymi indywidualnie pokazują, że centralizacja nie zawsze przynosi korzyści. Opłacalność zamówień publicznych wymaga analiz pod kątem korzyści w porównaniu do zamówień realizowanych indywidualnie. Tymczasem formalny obowiązek sporządzania takich analiz funkcjonuje tylko w przypadku centralnego systemu w Kancelarii Prezesa Rady Ministrów. W innych instytucjach analizy prowadzono dowolnie i nie we wszystkich przypadkach zakupów. W efekcie chociaż w ocenie NIK, objęte kontrolą jednostki zasadniczo przestrzegały procedur przy realizacji centralnych i wspólnych zamówień publicznych, w niektórych przypadkach zamówienia takie były mniej korzystne w porównaniu do zamówień indywidualnych.

W przypadku Centrum Obsługi Administracji Rządowej NIK porównała szczegółowo wybrane ceny uzyskanych w sześciu zamówieniach centralnych w latach 2018-2020 z cenami uzyskanymi przez wybranych 13 jednostek administracji rządowej, które posiadały zgodę Szefa KPRM na samodzielny zakup podobnych towarów. Analiza pokazała, że w zamówieniach taniej kupiono oprogramowanie biurowe i antywirusowe, samochody oraz papier biurowy. Natomiast wyższe ceny (poza jednym przypadkiem) uzyskano w zamówieniu centralnym na dostawę urządzeń biurowych. Ceny na zbliżonym poziomie uzyskiwano przy zakupie komputerów stacjonarnych i tabletów.

Zarazem COAR terminowo wywiązało się z obowiązku sporządzenia i przedłożenia Szefowi KPRM, sprawozdania dotyczącego oszczędności i efektów realizacji zamówień centralnych, obejmującego lata 2015-2017. Zawierało ono informacje o wynagrodzeniu i kosztach realizacji funkcji centralnego zamawiającego oraz kosztach i korzyściach wynikających z zamówień centralnych. Oszczędności w tym czasie wyniosły ponad 94 mln. zł, największe w postępowaniach na usługi telefonii stacjonarnej. W ocenie NIK, przygotowywanie podobnych analiz za krótsze np. roczne okresy, pozwoliłoby centralnemu zamawiającemu na bieżącą ocenę kosztów i korzyści wynikających z realizowanych zamówień centralnych i mogłoby zostać wykorzystane do optymalizacji planowania zamówień na kolejny rok.

Szczegółowe porównanie cen towarów uzyskanych w czterech wspólnych zamówieniach publicznych udzielonych przez Komendę Główną Policji z cenami podobnych towarów uzyskanymi w zamówieniach publicznych udzielonych indywidualnie przez czterech komendantów wojewódzkich policji wykazało, że w dwóch zamówieniach udzielonych przez KGP ceny były niższe, w jednym na podobnym poziomie, a w jednym wyższe niż w zamówieniach indywidualnych.

W latach 2018-2020 w KGP nie przeprowadzano w sposób sformalizowany i systemowy analiz efektów ekonomicznych wynikających z udzielania wspólnie zamówień publicznych, np. porównania cen w zamówieniach wspólnych i indywidualnych. Przeprowadzane w KGP analizy odnosiły się tylko do wybranych zamówień i dotyczyły najczęściej spełniania wymagań zwartych w specyfikacjach technicznych oraz ujednolicenia i standaryzacji sprzętu i wyposażenia.

W przypadku zakupów indywidualnych dla sądownictwa w większości zamówień (63%) ceny były niższe od tych uzyskanych przez Centrum Zakupów dla Sądownictwa. Niektóre towary kupiono indywidualnie nawet o 84% tanie . Wykazało to szczegółowe porównanie przez kontrolerów NIK cen wybranych 23 towarów uzyskanych w dziewięciu zamówieniach wspólnych udzielonych w 2019 r. z cenami podobnych towarów uzyskanymi w zamówieniach udzielonych indywidualnie przez dyrektorów czterech sądów apelacyjnych - w Lublinie, Poznaniu, Rzeszowie i Warszawie.

CZS nie zostało zobowiązane do prowadzenia systemowych analiz oszczędności i efektów udzielania wspólnych zamówień publicznych. Analizy prowadzone przez CZS miały charakter jednostkowy i dotyczyły wybranych towarów i usług. NIK, biorąc pod uwagę wyniki powyższego porównania cen, dostrzega potrzebę rozważenia, w porozumieniu z Sądem Apelacyjnym w Krakowie, zobowiązania CZS do systemowego sporządzania tego typu analiz. Ich wyniki mogłoby stanowić zarówno wsparcie dla kierownictwa CZS służące optymalizacji efektywności realizowanych zakupów wspólnych, jak też być narzędziem nadzoru dla Dyrektora Sądu Apelacyjnego w Krakowie, pomocnym przy ocenie działalności CZS, zwłaszcza pod względem osiąganych korzyści finansowych w porównaniu do zamówień udzielanych w formie zdecentralizowanej.

Rekomendację NIK potwierdza przykład dobrej praktyki CZS, które po przeprowadzeniu w 2018 r. analizy ekonomicznej, zrezygnowało w kolejnych latach z centralnych zakupów materiałów biurowych stwierdzając, że korzystniejsze warunki można uzyskać w zakupach w ramach postępowań prowadzonych indywidualnie.

W samorządach zakupy wspólne bardziej opłacalne

Kontrola wykazała, że ceny towarów i usług w zamówieniach prowadzonych przez centra usług wspólnych dla samorządów w większości przypadków były korzystniejsze niż uzyskiwane indywidualnie przez np. szkoły czy przedszkola.

Szczegółowe porównanie wybranych cen uzyskanych w 87 postępowaniach pokazało, że ceny uzyskane przez większość CUW (8 na 14 objętych kontrolą) były korzystniejsze. W pozostałych przypadkach ceny nabywanych towarów i usług kształtowały się na poziomie zbliżonym. Tylko w jednym ze skontrolowanych CUW zakup usług na rzecz jednostek obsługiwanych okazał się mniej korzystny niż zakupy indywidualne.

W połowie skontrolowanych centrów usług wspólnych przeprowadzono analizy efektów i oszczędności z przeprowadzonych zamówień publicznych. Warto zauważyć, że przepisy prawa nie nakładają takiego obowiązku, więc NIK docenia ten fakt. Zwraca jednak uwagę, że nie w każdym przypadku analizy takie sporządzono w formie pisemnej, co uniemożliwia zarówno zweryfikowanie faktu jak i poprawności ich przeprowadzenia.

Jednostki kontrolowane przy przygotowaniu i realizacji centralnych i wspólnych postępowań na ogół przestrzegały obowiązujących zasad i procedur, a nieprawidłowości nie zakłóciły istotnie wykonywania zadań. Polegały między innymi na nie wypełnianiu obowiązków związanych ze sprawozdawczością przez uczestników zamówień w administracji państwowej czy niedostatecznym zabezpieczeniu interesów zamawiających w samorządach. NIK sformułowała odpowiednie wnioski skierowane do szefów skontrolowanych jednostek w celu wyeliminowania nieprawidłowości.

mp/