W eksperckiej debacie o wykorzystaniu innowacji w procesie cyfryzacji usług administracji publicznej, Mariusz Madejczyk, zastępca dyrektora NASK i dyrektor ds. Nowych Technologii dla Polityk Publicznych, podkreślił, że nie będzie efektywnej cyfryzacji administracji publicznej bez wcześniejszej cyfryzacji procesów back-office (m.in. prowadzenie dokumentacji, księgowość i usługi IT).

Wskazał, że w cyfryzacji tych procesów gminom pomaga system do elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD), a dokładnie EZD PUW (tj. elektroniczne zarządzanie dokumentacją podlaskiego urzędu wojewódzkiego), będący pilotażem docelowego – szerszego systemu EZD RP, który do 2028 roku ma zostać wdrożony w całym kraju.

Jak dodał Madejczyk, system EZD RP pozwoli na kompleksowe zarządzanie dokumentacją w jednostce, począwszy od obsługi przesyłek wpływających i wychodzących, poprzez rozdzielenie i dekretację korespondencji, dekretację, klasyfikacje i kwalifikację dokumentacji oraz kompletowanie akt sprawy, kończąc na procesie archiwizacji.

„EZD RP jest systemem chmurowym dostarczanym przez Rządową Chmurę Obliczeniową. Poza usprawnieniem działalności urzędów, zmniejszy też koszty inwestycji w lokalną infrastrukturę, co jeszcze szczególnie ważne dla małych gmin, które nie będą musiały już przeprowadzać indywidualnych postępowań na usługi chmurowe, w tym np. na przetwarzanie i archiwizowania danych czy rozwiązania cyberbezpieczeństwa” – wyjaśnił.

Jak zauważył ekspert NASK, obecnie podłączonych do e-doręczeń 330 tys. użytkowników – urzędników, a do zintegrowania jest ich w sumie 1,2 mln.

Zastępczyni dyrektora Centrum Projektów Polska Cyfrowa (CPPC) zwróciła uwagę na konieczność zapewnienia, że cały proces będzie się odbywał z zachowaniem cyberbezpieczeństwa. Wskazała, że przy okazji realizacji skierowanych do samorządów projektów CPPC przeprowadzono diagnozę systemów teleinformacyjnych pod względem bezpieczeństwa. „Wnioski z tych diagnoz były dla nas negatywnym zaskoczeniem, bo w skali od 1 do 5, średnia ocen wyniosła 1,25. Taki wynik oznacza, że przed nami jest jeszcze bardzo dużo pracy do wykonania, aby zabezpieczyć się przed cyberatakami” – podkreśliła.

Według Radosława Maćkiewicza, dyrektora Centralnego Ośrodka Informatyki, warunkiem koniecznym dla przyśpieszenia rozwoju cyfryzacji w administracji publicznej i samorządowej jest stabilne prawo i zapewnienie środków na jej przeprowadzenie. Szef COI zwrócił również uwagę, że wraz coraz szerszą cyfryzacją usług administracyjnych potrzebne będzie również zwiększenie poziomu edukacji cyfrowej wśród Polaków. „Chcemy, żeby minimum 3/4 Polaków, potrafiło cyfrowo załatwiać sprawy w urzędzie, teraz robi to tylko do 30 do 50 proc. z nas” – podał.

W tym kontekście Agnieszka Krauzowicz z Centrum Projektów Polska Cyfrowa poinformowała, że 20 maja br. ruszył nabór do pilotażowego projektu Kluby Rozwoju Cyfrowego dla 64 gmin - po cztery (w tym: małą wiejską, wiejsko-miejską i miasta na prawach powiatów) w każdym województwie. Wyjaśniła, że gmina może dostać 480 tys. zł na zatrudnienie edukatorów i zakup sprzętu i zorganizowanie miejsca, w którym dorośli będą mogli zdobyć podstawowe kompetencje cyfrowe. „Chcemy, żeby do 2028 roku, w każdej gminie istniał taki klub” – powiedziała ekspertka.

Według Daniela Putkiewicza, Burmistrza Piaseczna, które m.in. w 2023 roku zdobyło tytuł mazowieckiego samorządowego lidera cyfryzacji, samorządy są bardzo różne, więc mają różne potrzeby, możliwości i wyzwania.

„Samorządy nie są już jedynie urzędami, a my nie jesteśmy jedynie urzędnikami, bo np. ja jako burmistrz jestem odpowiedzialny za dostarczanie wody czy odbiór odpadów. Innymi słowy, jesteśmy przedsiębiorstwem dostarczającym lub organizującym szereg usług dla mieszkańców” – zaznaczył.

Dodał, że każdego roku przybywa samorządom obowiązków, więc dla każdego samorządowca wdrażanie rozwiązań cyfrowych to ułatwienie w realizowaniu tych obowiązków. „Żeby te rozwiązania cyfrowe wdrażać, potrzebujemy dwóch rzeczy, w miarę stabilnego środowiska prawnego i finansowego” – podkreślił Putkiewicz.

Zwrócił też uwagę, że w Polsce cyfryzację dopasowuje się do prawa, a powinno być odwrotnie. „Warto byłoby uprościć przepisy prawne, żeby umożliwić użytkownikowi, czy to z pozycji urzędnika, czy mieszkańca korzystanie z rozwiązań cyfrowych.  Ponadto, w innowacjach warto brać pod uwagę, że coś może nie wyjść. Tymczasem my jako administracja jesteśmy za błędy karani, więc żeby uniknąć kar, minimalizujemy ryzyko, co z kolei ogranicza nas w dążeniu do innowacji” – wyjaśnił burmistrz Piaseczna.

Eksperci podczas debaty odnieśli się również do rozwoju sztucznej inteligencji (AI) w kontekście rozwoju e-administracji.

Według Mariusz Madejczyk rozwój algorytmów służących automatyzacji, będzie w tym obszarze gamechangerem. Zwrócił uwagę, że one mogą zastąpić ludzi, ale nie w podejmowaniu decyzji, a w przetwarzaniu prostych danych i powtarzalnych procesach np. analizy dokumentacji.

Radosław Maćkiewicz dodał, że Centralny Ośrodek Informatyki już rozpoczął projekt analizy dokumentacji prawnej za pomocą AI. „Za chwilę uruchomimy na portalu gov.pl asystenta AI, którzy będzie podpowiadał, jak załatwić spawy bez konieczności długiego poszukiwania informacji o tym” – powiedział. Dodał, że w następnym kroku wprowadzany zostanie asystent do usługi mObywatel, który będzie pomagał załatwić zdalnie sprawy w urzędzie.

lg/ mam/