Raport „Ilu urzędników potrzeba do rządzenia gminą?” opublikowany przez Narodowy Instytut Samorządu Terytorialnego szczegółowo opisuje strukturę i dynamikę zatrudnienia w polskim samorządzie. Analiza rzuca światło na kluczowe czynniki determinujące wielkość kadr w lokalnej administracji.

Jak wskazano w raporcie, w najmniejszych gminach, liczących do 5 tys. mieszkańców, przeciętna liczba urzędników wynosi 28, jednak skrajne przypadki pokazują rozpiętość od zaledwie 12 do aż 111 pracowników. Na szczeblu miast na prawach powiatu pracuje 49,8 tys. osób, w powiatach 35,4 tys., a w urzędach marszałkowskich 16,8 tys. Poza samymi urzędami, w jednostkach organizacyjnych, takich jak ośrodki pomocy społecznej czy zarządy dróg, pracuje dodatkowe 90 tys. osób.

Jak wskazano w raporcie na wielkość zatrudnienia w samorządach wpływa przede wszystkim zamożność jednostek.

„Gminy dysponujące większymi finansami zwykle zatrudniają więcej urzędników, mogących specjalizować się w różnych zadaniach i pracować w bardziej komfortowych warunkach” – wskazano w raporcie. 

Według autorów raportu, ważnym czynnikiem są też kwestie demograficzne. Przede wszystkim, jednostki z silną presją depopulacyjną mogą mieć kłopoty z rekrutacją pracowników o odpowiednich kwalifikacjach. Natomiast dla jednostek z rosnącą liczbą mieszkańców wyzwaniem jest silniejsza dynamika rozwojowa i więcej zadań związanych np. z pracami planistycznymi, prowadzeniem ewidencji, wydawaniem zezwoleń w porównaniu z jednostkami charakteryzującymi się stagnacją demograficzną lub spadkiem liczby mieszkańców. 

„Większe urzędy częściej spotykamy w gminach ze znacznym tempem depopulacji niż w gminach z pozytywną dynamiką demograficzną. Wyjaśnienie, które się nasuwa, jest takie, że urzędy gmin z rosnącą liczbą mieszkańców nie nadążają z rozbudowywaniem swoich urzędów w ślad za zmianą demograficzną (wielkość ich urzędów odpowiada rozmiarowi gminy sprzed kilku lub kilkunastu lat) – wskazano.

Autorzy raportu obalają przekonania dotyczące rozrostu biurokracji w gminach, w których władze sprawują wójtowie i burmistrzowie z dłuższym stażem . 

„Wpływ długości sprawowania urzędu przez włodarza gminy jest praktycznie pomijalny. Jeśli w ogóle widać jakiś efekt, to jest on odwrotny do zakładanego – większe urzędy częściej występują w gminach, gdzie włodarz objął stanowisko niedawno” – podkreślono. 

Według autorów raportu istotną rolę w strukturze zatrudnienia odgrywają też jednostki organizacyjne poza urzędami. 

„Ponad 90 tys. osób pracuje w administracji samorządowej, ale poza urzędami gmin, powiatowymi i marszałkowskimi tj. w jednostkach organizacyjnych. W tej kategorii w gminach dominują ośrodki pomocy społecznej, które stanowią ponad 90 proc. personelu tych jednostek. Liczba 90 tys. odpowiada ponad 40 proc. liczby zatrudnionych bezpośrednio w urzędach” – zaznaczono.

W raporcie wskazano również, na powiązanie wielkości zatrudnienia z zakresem wykonywanych zadań. 

„Z uwagi na szerszy zakres odpowiedzialności miasta na prawach powiatu zatrudniają więcej osób. W grupach urzędów obsługujących zbliżoną liczbę mieszkańców – od 30 do 50 tysięcy – przeciętna liczba zatrudnionych (łącznie w urzędach gminnych czy powiatowych i innych jednostkach organizacyjnych) waha się od 107 w urzędach powiatowych poprzez 202 w urzędach gminnych do 302 w urzędach miast na prawach powiatu. Analogiczne zróżnicowanie obserwujemy w grupie jednostek z liczbą mieszkańców pomiędzy 50 a 100 tysięcy mieszkańców” – wskazano. 

Zwrócono też uwagę, że liczba urzędników w miastach na prawach powiatu jest zazwyczaj nieco niższa niż łączna liczba urzędników obsługujących analogiczną grupę mieszkańców w gminach i powiatach, co wskazuje, że koncentracja zadań w jednej instytucji pozwala na niewielką oszczędność w wielkości zatrudnienia.

Raport „Ilu urzędników potrzeba do rządzenia gminą?” stanowi tło dla wyników badania SAM-SON przeprowadzonego jesienią 2025 roku wśród ponad 11 tysięcy urzędników. Dokument został opracowany przez szefa NIST prof. Pawła Swianiewicza i dr Annę Dąbrowską.

Według danych z raportu okres intensywnego rozwoju kadr przypadał między 1998 a 2009 rokiem, kiedy liczba urzędników wzrosła z 115 tys. do 245 tys. Od tego czasu korpus urzędniczy ustabilizował się i przyrasta jedynie nieznacznie. W raporcie zwrócono uwagę na rozbieżności w statystykach: o ile GUS podaje liczbę 261 tys. pracowników, o tyle badania sektorowe wskazują na 314 tys. osób. Najwięcej osób, bo aż 117,8 tys., zatrudnionych jest bezpośrednio w urzędach gmin.

mr/