Pełna informacja o tym, w jakich godzinach dany pracownik przebywa każdego dnia w pracy to bardzo istotna kwestia dla pracodawcy. Ustalenie, ile godzin w sumie przepracował podwładny, stanowi kluczowy element do właściwego obliczenia wysokości jego pensji oraz ustalenia liczby dni wolnych od pracy, jakie mu przysługują. Podstawowy czas świadczenia pracy, wykorzystane przepustki, godziny nadliczbowe - wszystko to powinno być w odpowiedni sposób zaewidencjonowane, aby zleceniodawca nie miał kłopotu z poprawnym obliczeniem płacy za wykonaną pracę.
Podstawowym elementem jaki musi zawierać ewidencja czasu pracy jest oczywiście liczba godzin, jaką przepracował podwładny. W tym również istotne jest wyraźne zaznaczenie rozpoczęcia oraz zakończenia czasu świadczenia pracy. Przepracowane godziny powinny zostać podzielone na:
• czas pracy podstawowy,
• godziny nadliczbowe,
• pracę w porze nocnej,
• pracę w niedziele i święta.
Ponadto, pracodawca ma także w obowiązku ewidencjonować:
• liczbę godzin pełnionego przez pracownika dyżuru, z uwzględnieniem godziny jego rozpoczęcia oraz zakończenia,
• urlopy,
• zwolnienia od pracy,
• inne usprawiedliwione oraz nieusprawiedliwione nieobecności.
Dodatkowo, w stosunku do pracowników młodocianych w ewidencji uwzględnić należy ich czas pracy przy zadaniach dla nich wzbronionych, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.
W obrocie nie istnieją z góry ustalone wytyczne co do tego, w jakiej formie ma być prowadzona ewidencja czasu pracy. Zasadniczo, powinna ona mieć formę karty. Przywodzi to od razu na myśl postać papierową. Jednakże w dzisiejszych czasach pracodawcy z powodzeniem tworzą ewidencję również w formie elektronicznej. Jest to całkowicie dopuszczalne, natomiast należy pamiętać, iż trzeba posługiwać się takimi narzędziami, by w razie potrzeby możliwe było sporządzenie jej wydruku. Udostępnienia go może w każdej chwili zażądać zainteresowany pracownik lub organ kontrolujący, np. Państwowa Inspekcja Pracy. Jednym z nowoczesnych i bardzo dobrych rozwiązań jest program do ewidencji czasu pracy dostępny na platformie: czas pracy na inEwi.pl (https://inewi.pl/Funkcje/Rejestracja-Czasu-Pracy)
Istnieje kilka ważnych zasad, o których należy pamiętać przy prowadzeniu ewidencji czasu pracy. Oto najważniejsze z nich:
1. Konieczność prowadzenia ewidencji dotyczy każdego pracodawcy, bez względu na to, ilu pracowników zatrudnia.
2. Każdy pracownik ma prawo wglądu do ewidencji, dopuszczalne jest także sporządzanie przez niego niezbędnych odpisów. Pracodawca nie może odmówić tego przywileju swoim podwładnym ani przedstawicielowi organu dokonującego kontroli.
3. W przypadku roszczeń pracownika dotyczących wypłaty wynagrodzenia z tytułu świadczonej pracy w godzinach nadliczbowych, ewidencja stanowi dowód. Jej brak nie zwalnia pracodawcy z udowodnienia innego stanu faktycznego niż ten, na jaki powołuje się pracownik.
4. Ewidencja musi być sporządzana zgodnie ze stanem rzeczywistym. Niezgodności oraz nieprawdziwe zapisy stanowią fałszowanie dokumentu, za co grozi odpowiedzialność karna.
W celu uzupełnienia powyższych informacji o dodatkowe wskazówki warto przeczytać artykuł: Ewidencja czasu pracy - zmiany w dokumentacji pracowniczej (https://stargardzka.pl/2021/08/09/20384/).
Więcej na: https://inewi.pl/