Wystawianie upomnień i tytułów wykonawczych, unieważnianie dowodów osobistych, księgowanie. Jakich czynności w urzędzie nie powinny wykonywać osoby nie będące urzędnikami?

Według Najwyższej Izby Kontroli czynności urzędniczych nie powinno się powierzać pracownikom zatrudnionym na stanowiskach pomocniczych i obsługi.

Kontrola NIK przeprowadzona w zielonogórskim magistracie w 2013 r. wykazała, że w urzędzie takie przypadki miały miejsce. Z raportu izby wynika, że do zadań pracowników na stanowiskach pomocy administracyjnej należało np.: opracowanie projektów uchwał rady miasta i zarządzeń prezydenta, naliczanie opłat i kar za zajęcie pasa drogowego czy prowadzenie operacji kasowych.

Osoby na stanowiskach pomocy administracyjnej rozpatrywały sprawy związane z wydaniem zezwolenia na usuwanie drzew lub krzewów, wystawiały też upomnienia i wezwania do zapłaty należności z tytułu umów cywilno-prawnych.

W urzędzie pracowały ponadto osoby na stanowiskach: pracownik I lub II stopnia w ramach prac interwencyjnych. Również w tym przypadku NIK wykryła przypadki powierzenia czynności urzędniczych. Do zadań pracowników interwencyjnych należała np.: obsługa administracyjna konkursów na dyrektorów i awansów zawodowych dla nauczycieli.

NIK stwierdziła, że pracownicy interwencyjni prowadzili rozliczenia rachunkowo-kasowe, wydawali i unieważniali dowody osobiste, a także księgowali i rozliczali kontrahentów.

Zielonogórska delegatura izby wezwała władze miasta do zaniechania takich praktyk.

/kic/Serwis Samorządowy PAP

Poniżej fragmenty wystąpienia pokontrolnego NIK w Zielonej Górze dotyczące wykonywanych czynności urzędniczych przez osoby na stanowiskach pomocniczych i obsługi.

Do zadań pracowników pomocy administracyjnej należało np.:

- prowadzenie całości spraw związanych z udzielaniem, odmową udzielenia, zmianą, wygaśnięciem, cofnięciem licencji na wykonywanie krajowego transportu drogowego/zaświadczeń na przewozy drogowe na potrzeby własne, opracowanie projektów uchwał Rady Miasta i zarządzeń Prezydenta w zakresie prowadzonych zadań (stanowisko w wydziale przedsiębiorczości i działalności gospodarczej);

- naliczanie opłat i kar za zajęcie pasa drogowego, przeprowadzanie kontroli handlu w pasach drogowych (…), przygotowanie projektów uchwał ustalających wysokość stawek opłat za zajęcie pasa drogowego i in. (stanowisko w biurze zarządzania drogami);

- prowadzenie spraw związanych ze zbywaniem nieruchomości zabudowanych i niezabudowanych stanowiących własność Miasta w drodze bezprzetargowej (…), również lokali komunalnych, ocena operatu szacunkowego pod względem jego zgodności z przepisami prawa, przeprowadzanie wizji lokalnych w terenie, przygotowanie projektu zarządzenia Prezydenta i uchwały rady i in. (dwa stanowisko w biurze gospodarki mieniem);

- wydanie (…) decyzji o rozgraniczeniu nieruchomości (…), o umorzeniu postępowania, przekazanie sprawy z urzędu do rozpatrzenia sądowi (…), zaopatrzenie decyzji klauzulą ostateczności, wydanie postanowienia o wszczęciu postępowania rozgraniczeniowego, jednocześnie upoważniając wskazanego bądź wyznaczonego z urzędu geodetę do podjęcia czynności technicznych związanych z ustaleniem przebiegu granic - sprawdzenie uprawnień zawodowych geodety w danym zakresie i in. (stanowisko w biurze geodezji i katastru);

- prowadzenie kasy urzędu w systemie Otago, w tym prowadzenie operacji kasowych i uzgadnianie obrotów kasy związanych z przyjmowaniem wpłat gotówką oraz codzienne wpłacanie gotówki na rachunek bankowy i in. (stanowisko w wydziale podatków i opłat lokalnych);

- rozpatrywanie spraw związanych z wydaniem zezwolenia na usuwanie drzew lub krzewów/samowolnym usunięciem drzew lub krzewów, w tym: ustalenie stron postępowania, przeprowadzenie oględzin w terenie, sporządzenie protokołu, przygotowanie decyzji i in. (stanowisko w biurze ochrony środowiska);

- wystawianie upomnień i wezwań do zapłaty należności z tytułu umów cywilno-prawnych oraz z tytułu zarządzania drogami, wystawianie tytułów wykonawczych, księgowanie dokumentów i in. (stanowisko w wydziale budżetu i rachunkowości);

- prowadzenie postępowania wyjaśniającego w przypadku przyjęcia wniosku niekompletnego lub w przypadku konieczności dokonania dodatkowych ustaleń lub uzyskania informacji co do okoliczności mających wpływ na prawo do świadczeń, w tym przeprowadzanie wywiadów i in. (stanowisko w referacie przyznawania świadczeń).

Do zadań pracowników interwencyjnych należało np.:

- współtworzenie projektu budżetu w zakresie jednostek oświatowych, przekazywanie środków finansowych gminom z terenu kraju, obsługa budżetu jednostek podległych wydziałowi, obsługa administracyjna konkursów na dyrektorów oraz awansów zawodowych dla nauczycieli i in. (stanowisko w wydziale oświaty i spraw społecznych);

- zabezpieczanie zaległości podatkowych poprzez wpisywanie hipotek, wystawianie upomnień i tytułów wykonawczych, prowadzenie rozliczenia rachunkowo-kasowego i in. (stanowisko w wydziale podatków i opłat lokalnych);

- prowadzenie postępowania wyjaśniającego w przypadku przyjęcia wniosku niekompletnego lub w przypadku konieczności dokonania dodatkowych ustaleń lub uzyskania informacji co do okoliczności mających wpływ na prawo do świadczeń, w tym przeprowadzanie wywiadów i in. (dwa stanowiska w referacie przyznawania świadczeń);

- prowadzenie działań w zakresie pozyskiwania inwestorów poprzez m.in. przygotowanie i prowadzenie prezentacji dla potencjalnych grup inwestycyjnych, współpracę z organami administracji rządowej oraz placówkami dyplomatycznymi w kraju i zagranicą, kooperację z instytucjami okołobiznesowymi m.in. z: Polską Agencją Rozwoju Przedsiębiorczości, Państwową Agencją Informacji i Inwestycji Zagranicznych, Specjalnymi Strefami Ekonomicznymi, kompleksowa obsługa inwestorów przez m.in. wspomaganie organizacyjne inwestorów w fazie przygotowania i realizacji inwestycji (udział w negocjacjach, uzyskanie pozwoleń), opiekę proinwestycyjną (bieżący kontakt z inwestorem) i in. (stanowisko ds. obsługi przedsiębiorców);

- wydawanie/unieważnianie dowodów osobistych, wyjaśnienie rozbieżności danych osobowych ujawnionych przy przyjmowaniu wniosku (stanowisko w wydziale spraw obywatelskich);

- księgowanie, rozliczanie kontrahentów, potwierdzanie sald, sporządzanie bilansu, sprawozdań budżetowych oraz statystycznych, regulowanie zobowiązań i in. (stanowisko w referacie rachunkowości budżetowej).