Skuteczność egzekucji zaległości podatkowych uzależniona jest przede wszystkim od działań wierzyciela, w tym np. gminy. Przed wszczęciem postępowania egzekucyjnego gmina musi przesłać zobowiązanemu dłużnikowi upomnienie, które powinno być skutecznie doręczone.

Gmina jako wierzyciel jest zobowiązana do systematycznej kontroli terminowości zapłaty zobowiązań pieniężnych jej należnych wynikających z tytułu podatków (podatek od nieruchomości, podatek rolny, leśny, od środków transportowych). Jeżeli jakiś podatek nie został zapłacony w terminie, organ podatkowy wysyła upomnienie.

Ustawa z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (t.j. Dz.U. z 2002 r. nr 110, poz. 968 z późn. zm.), rozporządzenie ministra finansów z dnia 22 listopada 2001 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz.U. nr 137, poz. 1541 z późn. zm.) ani też inne przepisy prawa podatkowego nie podają dokładnego terminu do wystawienia upomnienia przez organ podatkowy.

Wystawienie upomnienia

Z interpretacji przepisów ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2005 r. nr 8, poz. 60 z późn. zm.) wynikać by mogło, że wierzyciel (wójt) wystawia upomnienie najwcześniej w dniu powstania zaległości podatkowej (następnego dnia po terminie płatności podatku), a najpóźniej w ostatnim dniu przed upływem terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Tyle teoria.
W praktyce nie jest możliwe wysłanie upomnienia w dniu powstania zaległości podatkowej, gdyż nie jest możliwe zaksięgowanie wszystkich wpłat w terminach płatności. W wyciągach bankowych z kolejnych dni po terminie płatności znajdują się wpłaty podatku dokonane w terminie, w różnych bankach i placówkach pocztowych.

Można jednak dokonać próby określenia najbardziej optymalnego czasu do wystawienia upomnienia: jest to okres od momentu powstania zaległości (następny dzień po terminie płatności) do terminu płatności następnego zobowiązania, następnej raty. Zauważyć należy, że wiele organów kontroli przyjmuje taki właśnie termin doręczenia upomnienia jako najwłaściwszy.


WARTO WIEDZIEĆ
Organ podatkowy doręcza upomnienie dłużnikowi (jego przedstawicielowi lub pełnomocnikowi) za pokwitowaniem przez pocztę, przez swoich pracowników lub przez inne upoważnione osoby lub organy.


Skuteczne doręczenie

Upomnienie wierzyciel sporządza w dwóch egzemplarzach, z których jeden jest przeznaczony dla podatnika, a drugi pozostaje w aktach sprawy. Kwestię doręczenia upomnień reguluje ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 98, poz. 1071 z późn. zm.). W swoich przepisach przypomina regulacje doręczania pism w sprawach podatkowych określonych przez przepisy Ordynacji podatkowej.

Upomnienie doręcza się w mieszkaniu lub miejscu pracy, a także w każdym miejscu, gdzie się dłużnika zastanie. Praktyka pokazuje, że w przypadku doręczania upomnień problemy wynikają: z odmowy odebrania upomnienia oraz z awizowania upomnienia przez pocztę. W pierwszym przypadku, jeśli dłużnik odmówił przyjęcia upomnienia, uznaje się je za doręczone w dniu odmowy jego przyjęcia. Należy tylko zwrócić uwagę, aby na kopercie lub upomnieniu znalazła się adnotacja o odmowie przyjęcia i dacie odmowy.

Natomiast upomnienie awizowane również uznajemy za doręczone, a to za sprawą art. 44 kodeksu postępowania administracyjnego. W przypadku upomnienia awizowanego, aby awizo było skuteczne, muszą zostać spełnione określone warunki. Poczta przechowuje upomnienie przez okres 14 dni w swojej placówce, a zawiadomienie o tym fakcie listonosz umieszcza w oddawczej skrzynce pocztowej lub na drzwiach mieszkania, biura, innego pomieszczenia adresata bądź w miejscu widocznym na nieruchomości, której upomnienie dotyczy.

W tym przypadku doręczenie uważa się za dokonane z upływem czternastego dnia przechowywania pisma przez placówkę poczty.

W przypadku braku zwrotnego potwierdzenia odbioru upomnienia, a zwłaszcza w przypadku nieotrzymania potwierdzenia odbioru w ciągu 20 dni od daty nadania, wierzyciel (wójt) składa reklamację w jednostce organizacyjnej Poczty Polskiej, w której nadano upomnienie. W przypadku zaginięcia upomnienia lub braku dowodu doręczenia zobowiązanemu, wysyła się je ponownie.


Upomnienie niezależne od kwoty

Na jaką jednak minimalną kwotę organ podatkowy powinien wystawić upomnienie? Czy zaległy podatek może być niższy niż koszty upomnienia, a nawet niższy niż koszty doręczenia? Na wszystkie te pytania odpowiedź jest twierdząca. Żaden przepis prawa, ani też wykładnia w postaci wyroków sądu administracyjnego, nie wprowadza dolnej granicy kwoty, od jakiej organ podatkowy ma obowiązek wysłać upomnienie.
W art. 63 par. 1 Ordynacji podatkowej znajdujemy wyjaśnienie, że kwoty podatków zaokrągla się do pełnych dziesiątek groszy. Oznacza to, że jeżeli podatnik nie ureguluje swojego podatku w terminie, to organ podatkowy ma obowiązek wydać upomnienie, choćby zaległy podatek wyniósł 0,10 zł.

Koszty upomnień są sztywno określone przez ustawodawcę w rozporządzeniu ministra finansów z dnia 27 listopada 2001 r. w sprawie wysokości kosztów upomnienia skierowanego przez wierzyciela do zobowiązanego przed wszczęciem egzekucji administracyjnej (Dz.U. nr 137, poz. 1543) i wynoszą czterokrotną wartość opłaty dodatkowej pobieranej przez państwowe przedsiębiorstwo użyteczności publicznej „Poczta Polska” za polecenie przesyłki listowej.

Ile wynoszą koszty upomnienia
Koszty upomnienia wynoszą czterokrotną wartość opłaty dodatkowej pobieranej przez państwowe przedsiębiorstwo użyteczności publicznej „Poczta Polska” za polecenie przesyłki listowej, czyli obecnie 8,80 zł (4 x 2,20 zł).