Zgłoszeniu podlega każdy wypoczynek dla dzieci i młodzieży trwający dłużej niż 2 dni. W przypadku szkół lub placówek zgłoszeniu nie podlega zamiar zorganizowania wypoczynku trwającego do 3 dni. W tym przypadku dyrektor, zamiast zgłoszenia do kuratora oświaty, zawiadamia o organizacji takiego wypoczynku organ prowadzący i organ sprawujący nadzór pedagogiczny, przekazując kartę wypoczynku.

Zgłoszenia należy dokonać w następujących termiach: 

•    najpóźniej na 21 dni przed terminem rozpoczęcia wypoczynku,

•    najpóźniej na 14 dni przed terminem rozpoczęcia półkolonii lub wypoczynku za granicą,

•    najpóźniej na 7 dni przed terminem rozpoczęcia wypoczynku, ale tylko w przypadkach uzasadnionych względami społecznymi (np. konieczność organizowania działań adresowanych do dzieci i młodzieży w związku z negatywnymi skutkami wystąpienia klęsk żywiołowych, organizowania wypoczynku ze środków publicznych lub dofinansowanie dla uczniów z rodzin o niskim statusie ekonomicznym).

Odpowiedni formularz elektroniczny zamieszczony w bazie wypoczynku wypełniony i zatwierdzony przez organizatora wysyła się automatycznie. Nie jest to jednak równoznaczne ze złożeniem zgłoszenia. Aby było ono prawidłowo wykonane należy uwierzytelnić zgłoszenie za pomocą elektronicznego podpisu lub Profilu Zaufanego, wysłać zgłoszenie za pomocą systemu bazy wypoczynku lub złożyć pocztowo bądź osobiście wydrukowany formularz wraz z załącznikami. 

Jeżeli wypoczynek organizowany jest w obiekcie hotelarskim lub innym obiekcie, w którym są świadczone usługi hotelarskie, należy dołączyć kopię opinii właściwego miejscowo komendanta powiatowego (miejskiego) Państwowej Straży Pożarnej, potwierdzającej spełnianie przez obiekt lub teren wymagań ochrony przeciwpożarowej.

Kuratoria przypominają również, że wychowawcą podczas wypoczynku może zostać osoba pełnoletnia, niekarana, posiadająca co najmniej średnie wykształcenie oraz posiadająca zaświadczenie o ukończeniu kursu na wychowawcę wypoczynku.

mo/