Z interpelacją w sprawie luk funkcjonalnych KSeF w zakresie fakturowania na rzecz jednostek samorządu terytorialnego zwrócił się do resortu finansów poseł Janusz Kowalski (PiS). Parlamentarzysta zauważył, że KSeF nie zawiera funkcjonalności, która w sposób systemowy wymuszałaby uzupełnienie pola Podmiot3 (odbiorca) w przypadku wystawiania faktur dokumentujących dostawy lub usługi realizowane na rzecz JST. Oznacza to, że faktury mogą być wystawiane wyłącznie z oznaczeniem JST jako nabywcy (Podmiot2), bez wskazania faktycznego odbiorcy będącego jednostką organizacyjną JST.

Poseł zwrócił uwagę, że w podręcznikach KSeF 2.0 Ministerstwo Finansów jedynie rekomenduje, aby producenci komercyjnego oprogramowania zintegrowanego z API KSeF wprowadzali mechanizmy sugerujące konieczność uzupełnienia pola Podmiot3 w przypadku, gdy nabywcą jest JST

„Rekomendacje te nie mają jednak charakteru obowiązkowego i nie są poparte rozwiązaniami systemowymi po stronie KSeF. W szczególności system nie odrzuca faktur bez wypełnionej sekcji Podmiot3 ani nie identyfikuje automatycznie, że dana transakcja dotyczy zakupu realizowanego przez jednostkę samorządu terytorialnego” – podkreślił Kowalski.

Jego zdaniem sytuacja ta powoduje przeniesienie ciężaru prawidłowego modelowania fakturowania na relacje umowne pomiędzy JST a dostawcami, wymuszając indywidualne uzgodnienia dotyczące sposobu wypełniania sekcji Podmiot3, w tym wyboru modelu opartego na identyfikatorach NIP jednostek podległych lub identyfikatorach wewnętrznych (ID WEW). W ocenie posła prowadzi to do braku jednolitości, zwiększenia ryzyk błędów oraz powstania sporów interpretacyjnych na styku systemów finansowo księgowych JST, dostawców oraz KSeF.

Nie będzie zmian systemowych w eFakturowaniu na rzecz JST

W odpowiedzi wiceminister finansów Zbigniew Stawicki zaznaczył, że „wprowadzenie prawnego obowiązku wypełnienia sekcji Podmiot3 jest niemożliwe z uwagi na ograniczenia co do zakresu wymaganych danych na fakturze na podstawie dyrektywy unijnej VAT, ale nie jest również konieczne dla osiągnięcia założonego celu wymuszenia podania NIP jednostki wewnętrznej JST lub IDWew jednostki podrzędnej”.

Wiceszef MF podkreślił, że struktura logiczna e-Faktury jest jedna dla wszystkich rodzajów działalności gospodarczej i różnorodności podmiotów zobowiązanych do wystawiania faktur. Zapewnił też, że jest dostosowana do specyfiki JST. 

Wiceminister wyjaśnił, że w przypadku otrzymywanych przez JST faktur zakupowych w strukturze FA(3) podaje się: 
- dane sprzedawcy w elemencie Podmiot1, 
- dane nabywcy – JST, w elemencie Podmiot2 (wraz z identyfikatorem podatkowym NIP JST nadanym na cele VAT), w tym wartość „1” w polu znacznikowym JST, 
- dodatkowo - dane jednostki podrzędnej JST (np. samorządowej jednostki budżetowej) w elemencie Podmiot3 (wraz z jej identyfikatorem podatkowym NIP oraz wypełnionym polem Rola – „8” – JST odbiorca). 

Według Stawickiego, powyższe rozwiązanie umożliwia dostęp do faktury, w której nabywcą jest JST (JST oraz osobom fizycznym lub podmiotom uprawnionym do dostępu do faktur w ramach identyfikatora podatkowego NIP JST; osobom fizycznym lub podmiotom działającym w ramach danej jednostki podrzędnej JST, której dane +w tym identyfikator podatkowy NIP+ wskazano na fakturze w Podmiot3). 

Wiceminister dodał, że alternatywnie, JST wraz ze swoimi jednostkami podrzędnymi, może korzystać z modelu uprawnień wykorzystującego identyfikator wewnętrzny. „Wówczas zamiast identyfikatora podatkowego NIP jednostki podrzędnej na fakturach może być podawany tzw. IDWew jednostki podrzędnej” – zaznaczył wiceszef MF.

Na pytanie, czy ministerstwo finansów planuje wprowadzenie zmian w strukturze logicznej KSeF, które umożliwiałyby automatyczne rozpoznawanie transakcji realizowanych na rzecz JST wiceminister podkreślił, że „takie rozwiązanie już funkcjonuje w strukturze logicznej FA(3)”. 

Wyjaśnił, że w przypadku otrzymywanych przez JST faktur zakupowych, w elemencie Podmiot2 podaje się dane nabywcy JST, a dodatkowo w polu JST podaje się wartość „1”, jeśli nabycie następuje na cele jednostki podrzędnej JST. „Jeśli natomiast nabycie nie dotyczy jednostki podrzędnej JST – podaje się wartość „2” w polu znacznikowym JST” – wskazał wiceminister. 

Jego zdaniem przewidziane w strukturze logicznej FA(3) rozwiązania pozwalają zatem na rozpoznawanie transakcji realizowanych na rzecz JST. 

Na pytanie, czy rozważane jest wprowadzenie systemowego obowiązku uzupełniania pola Podmiot3 w przypadku faktur dokumentujących zakupy JST, wraz z mechanizmem walidacji po stronie KSeF Stawicki odpowiedział, że nie ma w planach takiego rozwiązania w skali całego systemu z uwagi na wskazane wcześniej ograniczenia prawne. 

„Należy jednak wskazać, że w ślad za rekomendacjami zawartymi w Podręczniku KSeF 2.0 w zakresie wdrażania mechanizmów w programach finansowoksięgowych, odpowiednie rozwiązania wprowadzono również w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0. W przypadku zaznaczenia opcji „Tak” w pytaniu „Czy faktura dotyczy jednostki samorządu terytorialnego” aplikacja wymaga bowiem wskazania danych jednostki podrzędnej JST w Podmiot3” – wyjaśnił wiceminister.

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur to system służący do wystawiania faktur elektronicznych. Dla większości podmiotów, w tym dla jednostek samorządu terytorialnego nowy system stanie się obowiązkowy od 1 kwietnia 2026 roku. Wcześniej, czyli już od 1 lutego z nowego systemu będą musiały korzystać duże podmioty (w tym samorządy), których obrót przekroczył 200 mln zł.

mp/