Sprzedaż rośnie, ale gotówki wciąż brakuje

Przedsiębiorca może mieć pełny portfel zamówień i jednocześnie problem z opłaceniem materiałów, wynagrodzeń czy zaliczki na sprzęt. Wystawienie faktury nie oznacza jeszcze wpływu pieniędzy. Jeżeli odbiorca płaci po 60 dniach zamiast po 14, dostawca przez dodatkowe tygodnie finansuje jego zakup z własnych środków.

Wyobraźmy sobie firmę, która planuje kupić urządzenie za 70 tys. zł. Jej kontrahenci zalegają z fakturami na 90 tys. zł. Na papierze należności wystarczyłyby na zakup, ale sprzedawca urządzenia oczekuje zapłaty teraz. Firma musi więc odroczyć inwestycję, naruszyć rezerwę na bieżące wydatki albo skorzystać z finansowania zewnętrznego. Każde rozwiązanie ma swoją cenę.

Ile naprawdę kosztują zaległe faktury?

Widoczny skutek to brak pieniędzy w terminie. Mniej oczywiste są odsetki od wykorzystanego limitu w rachunku, utrata rabatu u dostawcy czy konieczność dzielenia zakupów na droższe etapy. Dochodzi do tego czas pracowników poświęcony na kontrolowanie płatności i ponawianie kontaktu z odbiorcami.

Gdy zaległości się kumulują, decyzje inwestycyjne zaczynają zależeć nie od opłacalności projektu, lecz od tego, czy w końcu wpłynie spóźniony przelew. Firma może nawet odrzucić nowe zlecenie, bo zabraknie jej środków na materiały lub dodatkowy zespół. Tak zaległe faktury osłabiają płynność firmy mimo rosnącej sprzedaży.

Jak planować inwestycje przy niepewnych wpływach?

Przed większym wydatkiem warto przygotować plan przepływów pieniężnych na najbliższe 8-12 tygodni. Po jednej stronie należy zapisać spodziewane wpływy i ich realne daty, po drugiej - podliczyć wynagrodzenia, podatki, raty oraz zakupy potrzebne do realizacji zamówień.

Ponieważ nie każda wystawiona faktura jest równie pewnym wpływem, w prognozie dobrze oddzielić przelewy potwierdzone przez kontrahentów od należności, których terminy już przesuwano. Dzięki temu można ustalić, jaką kwotę przeznaczyć na rozwój bez naruszania rezerwy na codzienną działalność. Dobrze też, jeśli to możliwe, trzymać się zasady, że kolejny etap inwestycji uruchamia się po osiągnięciu ustalonego poziomu gotówki na koncie, a nie po wystawieniu kolejnej dużej faktury. Nie eliminuje to opóźnień, ale ogranicza ryzyko, że nowy projekt zagrozi bieżącym płatnościom.

Najpierw konkretna rozmowa z kontrahentem

Reagować warto krótko po upływie terminu. Najpierw trzeba sprawdzić, czy odbiorca otrzymał fakturę i czy nie zgłasza zastrzeżeń. Następnie ustalić konkretną datę przelewu i potwierdzić ją mailowo. Jeżeli kontrahent ma przejściowe trudności, można rozważyć częściową wpłatę i krótki harmonogram spłaty reszty.

Obietnica „zapłacimy w przyszłym tygodniu” nie zastępuje daty, którą da się uwzględnić w planie finansowym. Gdy uzgodniony termin ponownie mija, samo czekanie zwiększa koszt finansowania sprzedaży. Przy kolejnych zamówieniach od tego odbiorcy warto rozważyć przedpłatę, krótszy termin płatności lub limit kupiecki.

Kiedy przekazać sprawę do odzyskania?

Jeśli kontrahent przestaje odpowiadać, nie dotrzymuje kolejnych deklaracji albo zaległość zagraża płatnościom wobec własnych dostawców, nie warto odkładać działania. W takiej sytuacji windykacja polubowna dla firm (https://kaczmarski.pl/przedsiebiorcy/windykacja-polubowna-na-koszt-dluznika) pomoże w uporządkowaniu negocjacji i ustaleń dotyczących spłaty, zanim potrzebne będą dalsze kroki.

Przed przekazaniem sprawy należy zebrać faktury, umowę lub zamówienie, potwierdzenie dostawy bądź wykonania usługi oraz historię korespondencji. W odpowiednich przypadkach przepisy pozwalają również dochodzić od dłużnika uzasadnionych kosztów odzyskiwania należności.

Rozwój firmy powinien opierać się na realnych wpływach, a nie tylko na rosnącej wartości sprzedaży. Każda przeterminowana faktura potrzebuje konkretnego planu działania. Wtedy nawet przy opóźnieniach łatwiej chronić płynność i podejmować inwestycje w odpowiednim momencie.

Źródło informacji: Kaczmarski Inkasso Sp. j