Uprawnione do składania wniosków w konkursie są samorządowe instytucje kultury - gminne biblioteki publiczne oraz gminne instytucje kultury, w skład których wchodzą biblioteki publiczne. Organem założycielskim takich instytucji powinna być gmina wiejska, gmina miejsko-wiejska lub gmina miejska do 100 tys. mieszkańców.

NPRCz 2.0: Wszystko o konkursie „Infrastruktura bibliotek 2021-2025” w pytaniach i odpowiedziach (regulamin)

Dofinansowanie w wysokości od 500 000 zł do 2 250 000 zł można przeznaczyć nie tylko na budowę, przebudowę, modernizację i adaptację budynku biblioteki, ale także na jej wyposażenie i zagospodarowanie terenu wokół, przy czym w pierwszym roku realizacji zadania wnioskodawca ma obowiązek wnioskować o co najmniej 30 proc. całkowitej kwoty.

„Infrastruktura bibliotek 2021-2025” w pytaniach i odpowiedziach

Czy jeżeli biblioteka znajduje się w budynku Domu Kultury, to czy można zaliczyć do kosztów kwalifikowanych wymianę poszycia dachowego na całym budynku Domu Kultury?

W przypadku obiektów współdzielonych, także z innymi instytucjami czy podmiotami, zastosowanie mają zapisy par. 4 ust. 17 regulaminu, a więc jest możliwe - w ramach zadania - sfinansowanie kosztów poszycia dachowego jedynie proporcjonalnie (w części odpowiadającej udziałowi powierzchni całkowitej biblioteki w powierzchni całkowitej budynku), a nie w całości.

Czy można rozpocząć zadanie od zagospodarowania terenu wokół biblioteki, w tym przygotowania parkingu?

Tak, jest to możliwe. Zadanie może rozpocząć się od prac związanych z zagospodarowaniem terenu wokół biblioteki. Regulamin nie nakłada obowiązku rozpoczynania zadań np. od konkretnych prac czy zamówienia wskazanych usług.

Czy w ramach zadania mogę wykonać instalację fotowoltaiczną oraz klimatyzację pomieszczeń?

Tak, w ramach zadania można wykonać instalację fotowoltaiczną oraz wykonać klimatyzację (prace instalacyjne, zakup urządzeń) w pomieszczeniach biblioteki.

Czy teren wokół biblioteki możemy zaliczyć do wymaganej powierzchni użytkowej biblioteki (zgodnie z zasadami z załącznika nr 1 do regulaminu, Standardy formalno-prawne i techniczne)?

Niestety nie. Zgodnie z zasadami konkursu do tego standardu obowiązkowego wliczać można powierzchnię  użytkową pomieszczeń bibliotecznych, obliczoną zgodnie z objaśnieniami do sprawozdania biblioteki GUS K-03 (dział 2. pozycja 4.). Teren wokół biblioteki nie może być zaliczony do tej powierzchni.

Czy dokumentem potwierdzającym stan prawny nieruchomości może być umowa dzierżawy, na podstawie której dysponujemy nieruchomością i budynkiem. Jest to umowa na czas nieokreślony, a właścicielem nieruchomości jest miasto.

Tak. Taki dokument jest wystarczający, natomiast należy pamiętać, że:

- ten tytuł prawny nie uprawnia biblioteki-wnioskodawcy (miasto nie może być wnioskodawcą) do otrzymania dodatkowych punktów za posiadanie prawa własności;

- jeśli biblioteka-wnioskodawca nie jest właścicielem nieruchomości, nie dołącza się w formie załącznika do wniosku dokumentów potwierdzających posiadanie tego – innego niż własność – tytułu do nieruchomości. Dołącza się tylko dokumenty potwierdzające posiadanie prawa własności przez bibliotekę, ponieważ to umożliwia otrzymanie dodatkowych punktów.

Czy jednym z elementów  wniosku może być: wymiana poszycia dachu i zmiana typu ogrzewania?

Tak, wymiana poszycia dachu oraz zmiana typu ogrzewania może być elementem realizacji zadania w ramach „Infrastruktury bibliotek 2021-2025”.

Czy do wniosku w wersji papierowej należy dołączyć załącznik nr 4 do regulaminu (oświadczenie o terminowych rozliczeniach zadań). W generatorze nie ma możliwości dołączenia wersji elektronicznej?

Załącznik o rozliczeniu zadań z lat ubiegłych, zgodnie z zapisami regulaminu (par. 7 ust. 12 p. 2 Regulaminu konkursu), składa się dopiero po rozstrzygnięciu naboru wniosków, w przypadku pozytywnej decyzji o dofinansowaniu.

Czy załącznik nr 1 do regulaminu również podoczepiamy pod wersję papierową - są w nim miejsca na podpis dyrektora biblioteki poświadczające niektóre standardy?

Załącznik nr 1 do regulaminu, nie jest załącznikiem, który składacie Państwo do wniosku – miejsca na podpisy dotyczą już etapów późniejszych, np. rozliczenia zadania. Na etapie składania wniosku spełnienie standardów deklaruje się zaznaczając odpowiednie pola w generatorze wniosków.

Czy do wersji papierowej wniosku dołączyć na wszelki wypadek kopię umowy dzierżawy, której nie mogę załączyć do wersji elektronicznej?

Nie ma konieczności załączania żadnych dokumentów, które nie są wskazane jako załączniki do wniosku. Kopia umowy dzierżawy nie będzie miała wpływu na ocenę wniosku.

Czy w kontekście Standardu preferowanego nr 5 (Na dzień zakończenia zadania filia będzie spełniała standardy dostępności budynków dla osób z niepełnosprawnościami wskazane w poradniku Ministerstwa Infrastruktury i Budownictwa z 2017 r. „Standardy dostępności budynków dla osób z niepełnosprawnościami” stanowiącym załącznik nr 2 do regulaminu.) należy spełnić wszystkie standardy zapisane w tym kryterium, czy też wystarczy wpisywać w jakąś część z nich?

Deklaracja spełnienia standardu odnosi się do pełnej realizacji kryterium, a nie jedynie do realizacji wybranych zapisów z poradnika MIiB.

Czy jeśli adaptacja dotyczy filii, to dane o liczbie zarejestrowanych w bibliotece czytelników (wniosek, dane statystyczne pkt. 4) powinny dotyczyć wyłącznie filii, czy całej biblioteki?

W takim przypadku dane należy odnieść do filii (placówki objętej zadaniem).Wójt chce nam przekazać grunt na wieczyste użytkowanie, czy wystarczy sama umowa między Wójtem a Biblioteką?

Jeżeli biblioteka-wnioskodawca chce otrzymać dodatkowe punkty za kryterium preferowane dotyczące prawa własności, musi w momencie składania wniosku dołączyć do niego w formie załącznika: akt notarialny lub wypis z ksiąg wieczystych (w oryginale lub kopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem). Dołączenie innego dokumentu (umów pomiędzy stronami, oświadczeń itp.) nie umożliwia otrzymania punktów w ramach tego kryterium.

Natomiast użytkowanie wieczystego gruntu, na którym jest lub będzie budynek biblioteki głównej/filii objęty zadaniem trwale z tym gruntem związany także - po dołączeniu odpowiednich dokumentów - umożliwia otrzymanie punktów w ramach tego standardu.

Czy zadanie musi rozpocząć się od prac ogólnobudowlanych czy może rozpocząć się od realizacji kosztu dot. zakupu urządzeń i wyposażenia?

Zasady konkursu nie określają, od jakich prac, wykonanych usług czy zrealizowanych zakupów zadanie powinno się rozpocząć - zależy to od specyfiki przedsięwzięcia i obranego harmonogramu działań.

Czy część budynku wykonana w stanie deweloperskim i wynajęta bibliotece może stanowić wkład własny biblioteki do projektu?

Niestety w ramach „Infrastruktury bibliotek 2021-2025” wnioskodawca nie może wnieść wkładu rzeczowego.

Czy załączniki typu statut biblioteki powinny być poświadczone za zgodność z oryginałem i dopiero w takiej formie załączonej, czy nie ma takiej potrzeby?

Zgodnie z informacją zawartą w Regulaminie (par. 15) kopia aktualnego statutu wnioskodawcy powinna być potwierdzona za zgodność z oryginałem przez osobę lub osoby uprawnione do reprezentowania wnioskodawcy zgodnie z wpisem do rejestru instytucji kultury. Dokument powinien być potwierdzony w następujący sposób: potwierdzenie za zgodność z oryginałem w formie zapisu „Za zgodność z oryginałem”, daty, pieczątki osobowej i podpisu wprowadza się na każdej stronie dokumentu, a w przypadku stron kolejno ponumerowanych – na ostatniej stronie dokumentu z dopiskiem „od strony 1 do strony …”.

Jeśli w ramach projektu planowane jest przeniesienie filii do innej siedziby, która będzie adaptowana na ten cel, to czy potrzebne jest w takiej sytuacji oświadczenie o złym stanie technicznym budynku?

Jeżeli obiekt, w którym obecnie znajduje się filia, której będzie dotyczyło zadanie, jest w nieodpowiednim stanie technicznym – należy złożyć stosowne oświadczenie. Punkty są przyznawane za potwierdzenie nieodpowiedniego stanu technicznego obiektu użytkowanego przez filię w okresie poprzedzającym złożenie wniosku, natomiast powód przeniesienia filii do innego obiektu nie ma wpływu na tę punktację.

Ze standardu dot. powierzchni użytkowej pomieszczeń bibliotecznych wynika, że powierzchnia użytkowa, jaką powinna posiadać biblioteka na dzień zakończenia zadania, zależna jest od liczby mieszkańców gminy. Czy w liczbie tej powinni zostać ujęci jedynie mieszkańcy stali, czy oprócz nich również mieszkańcy czasowi?

Źródłem danych dotyczących liczby mieszkańców jest ewidencja ludności prowadzona przez gminę i uwzględnić należy wyłącznie wartości dot. liczby mieszkańców z meldunkiem stałym.

Czy możliwe będzie rozliczenie z dofinansowania faktury zaliczkowej, którą wystawi wykonawca?

Niestety nie. Nie będzie możliwe rozliczenie środków z dofinansowania na podstawie faktur zaliczkowych.

Właścicielem budynku jest samorząd gminny - jaka powinna być forma własności, żeby móc skorzystać z  projektu?

Sytuacja, w której to gmina jest właścicielem nieruchomości, w żaden sposób nie wyklucza z możliwości ubiegania się o dofinansowanie. Jeśli biblioteka byłaby właścicielem, wtedy istnieje możliwość uzyskania dodatkowych punktów w jednym z kryteriów preferowanych, niemniej nieposiadanie prawa własności przez bibliotekę nie stanowi żadnej przeszkody formalnej, by wziąć udział w konkursie (biblioteka nie otrzyma jedynie dodatkowych punktów za posiadanie prawa własności).

Czy w ramach zdania mogę pokryć koszt aktualizacji kosztorysu inwestorskiego (nowego projektu, bo ten wcześniejszy został zmieniony)?

Tak, taki koszt można pokryć w ramach kosztów przygotowania dokumentacji technicznej.

Czy załączniki do wniosku mają być dołączone tylko do wersji papierowej, czy też do wersji elektronicznej jako skany w generatorze wniosków?

Wszystkie załączniki do wniosku w „Infrastrukturze bibliotek”, zgodnie z zapisami regulaminu, poza wgraniem ich do generatora muszą być także dołączone w formie papierowej do wniosku wysyłanego tradycyjną pocztą.

Czy do wniosku trzeba dołączać oświadczenie o terminowym rozliczeniu zadań z ostatnich 3 lat jeżeli biblioteka korzystała tylko z dotacji na zakup nowości wydawniczych?

Ten załącznik, zgodnie z zapisami regulaminu, wysyłany jest dopiero po pozytywnym rozstrzygnięciu naboru, czyli po otrzymaniu decyzji o dofinansowaniu.

Moje zadanie będzie obejmowało 2 lata: I etap 2021 i II etap 2022. O ile pieniędzy mogę wnioskować na 2021 rok? Ile wkładu własnego muszę zabezpieczyć na 2021 rok?

Nie ma limitów dotyczących maksymalnej kwoty, o jaką można wnioskować w pierwszym roku realizacji zadania (oczywiście poza maksymalną kwotą dofinansowania możliwą do uzyskania zgodnie z regulaminem konkursu). Istnieje wymóg odnoszący się do minimalnej wartości dofinansowania, jaka powinna być zapotrzebowana w pierwszym roku realizacji zadania. Natomiast jeśli chodzi o wkład własny, to można go dowolnie podzielić pomiędzy latami realizacji zadania.

Czy wymóg osiągnięcia wskaźnika EP dotyczy tylko nowych budynków, czy również budynków istniejących poddawanych termomodernizacji?

Osiągnięcie wskazanego wskaźnika nie jest wymogiem obligatoryjnym, a jedynie jednym ze standardów nieobowiązkowych. Jego osiągnięcie dotyczyć może zarówno obiektu nowo wybudowanego, jak i tego poddawanego np. modernizacji.

Czy wymóg osiągnięcia ww. wskaźnika EP jest wymogiem obowiązkowym, czy jedynie dodatkowym? Jaka jest konsekwencja, jeżeli w budynku poddanym termomodernizacji nie zostanie osiągnięta ww. wartość?

Jest to jeden ze standardów preferowanych. Deklaracja osiągnięcia tego standardu umożliwia otrzymanie dodatkowych punktów na etapie oceny merytorycznej zadania, natomiast niespełnienie tego standardu nie jest obowiązkowe. Jednocześnie zgodnie z zapisami par. 13 ust. 6 regulaminu konkursu, jeśli wnioskodawca na etapie składania wniosku zaznaczy informację, że standard preferowany (także ten omawiany) zostanie spełniony na dzień zakończenia zadania, a standard, mimo deklaracji, nie zostanie spełniony, udzielone dofinansowanie zostanie uznane za częściowo wykorzystane niezgodnie z przeznaczeniem. W takim przypadku beneficjent ma obowiązek zwrotu części otrzymanego dofinansowania, wraz z odsetkami w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych, w ciągu 14 dni od dnia stwierdzenia tej okoliczności. Kwotę części otrzymanego dofinansowania podlegającą zwrotowi oblicza się w następujący sposób: jeśli za zadeklarowany we wniosku, ale niespełniony, standard preferowany beneficjent otrzymał x punktów, to zwrotowi podlega x% udzielonego dofinansowania.

Czy wartość wskaźnika EP=45 kWh/m2/rok dotyczy całości energii zużywanej w budynku (na ogrzewanie, przygotowanie ciepłej wody użytkowej, oświetlenie, chłodzenie, energię pomocniczą), czy jedynie na ogrzewanie i przygotowanie ciepłej wody użytkowej?

Zasady przyjęte w konkursie nie mówią o wydzieleniu jedynie części zapotrzebowania, np. tylko na ogrzewania czy przygotowanie ciepłej wody - nie można traktować tego standardu jako spełnionego, odnosząc go do wybranych parametrów. Przypominam, że zgodnie z zapisami regulaminu konkursu, aby było możliwe rozliczenie zadania, w którym zadeklarowano spełnienie tego standardu, beneficjent będzie zobowiązany dołączyć do raportu końcowego z wykonania zadania świadectwo charakterystyki energetycznej potwierdzającej osiągnięcie wartości zapotrzebowania na nieodnawialną energię pierwotną EP=45 kWh/m2/rok budynku objętego zadaniem, sporządzonego zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Infrastruktury i Rozwoju z dnia 27 lutego 2015 r. w sprawie metodologii wyznaczania charakterystyki energetycznej budynku lub jego części oraz świadectw charakterystyki energetycznej (Dz.U.2015.376 z późn. zm.).

W jaki sposób we wniosku uzupełnić dane statystyczne (wskaźniki) odnoszące się do dostępu dla osób niepełnosprawnych (wskaźnik nr 2 i wskaźnik nr 13)?

Jeżeli placówka biblioteczna objęta zadaniem funkcjonowała przed rozpoczęciem zadania w obiekcie dostosowanym do potrzeb osób ze szczególnymi potrzebami, a dzięki realizacji zadania udało się podnieść poziom dostosowania (np. poprzez montaż urządzeń, wykonanie prac, zakup wyposażenia) – należy wybrać wartość „1” w p. 13, niezależnie od stopnia czy formy tej poprawy.

Jeżeli biblioteka funkcjonowała przed rozpoczęciem zadania w obiekcie niedostosowanym do potrzeb osób ze szczególnymi potrzebami, a dzięki realizacji zadania docelowy obiekt został przystosowany (także np. przez adaptację innego obiektu czy budowę nowego obiektu) – należy wybrać wartość „0” w p. 13 i jednocześnie wpisać wartość „1” we wskaźniku w p. 2.

Czy realizacja pomysłów na miękkie projekty (w ramach opisu zapotrzebowania na inwestycję) będzie w przyszłości weryfikowana? Realizacji kilku pomysłów nie jesteśmy w stanie potwierdzić.

Wszystkie deklaracje podane na etapie składania wniosku mogą podlegać weryfikacji w trakcie realizacji zadania czy po jego zakończeniu (w okresie trwałości zadania). Jeśli nie jesteście Państwo pewni, czy działania uda się zrealizować, proszę zapisać to w omawianym punkcie, zaznaczając np. „chcielibyśmy przystąpić do program…”, „będziemy starali się o realizację…” itp.

Nie jestem osobą zatrudnioną w bibliotece ale wypełniłam wniosek. Czy muszę w zał. Informacja o przetwarzaniu danych osobowych- pod „osoba odpowiedzialna za wypełnienie wniosku” przybić pieczątkę? I czy we wniosku - muszę podawać stanowisko?

W załączniku zaznaczono, że należy przybić także pieczątkę. Oczywiście jeśli na Pani stanowisku nie posiada Pani pieczątki, proszę tylko złożyć podpis i datę. Wpis stanowiska obok nazwiska we wniosku, dla osoby odpowiedzialnej za przygotowanie wniosku, nie jest powiązany z jej pracą (bądź nie) w bibliotece. Proszę uzupełnić pole o stanowisko.

mam/