Państwowa Inspekcja Pracy przedstawiła wyjaśnienia dotyczące przepisów regulujących zasady odbywania podróży służbowej oraz wynikające z niej obowiązki i uprawnienia obu stron stosunku pracy. Jak wskazał ekspert PIP, Krzysztof Iwaniuk, Kodeks pracy nie zawiera bezpośredniej definicji podróży służbowej, jednak możliwe jest ustalenie tego pojęcia na podstawie przepisów w nim zawartych.

„Podróżą służbową będziemy nazywać więc podróż poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałe miejsce pracy, na polecenie pracodawcy, w celu wykonania zadania służbowego. Wszystkie te cechy muszą być spełnione łącznie” – wskazał Iwaniuk.

Wyjaśnił, że polecenie wyjazdu służbowego powinno określać konkretne zadanie do wykonania w czasie podróży, a także wskazywać termin i miejsce jego realizacji oraz środek transportu.

„Zadanie służbowe powinno być ściśle określone i nie mieć charakteru ogólnego. Wyjazd w delegację to jednorazowa sytuacja, która różni się od codziennej pracy. Takie polecenie nie musi być wydawane na piśmie, wystarczy, że zostanie przekazane ustnie” – podkreślił ekspert.

Zasady rozliczania podroży służbowej w przypadku sfery budżetowej reguluje rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 roku w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Zgodnie z tym dokumentem pracownikowi odbywającemu podróż służbową przysługują: diety oraz zwrot kosztów przejazdów, noclegów i innych niezbędnych udokumentowanych wydatków „określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb”.

„Dieta w czasie podróży krajowej jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia i wynosi 45 zł za dobę podróży” – wskazano w rozporządzeniu.

Jak wyjaśniła PIP, w przypadku pracodawców prywatnych, zasady wypłaty należności za podróż służbową powinny być określone w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeśli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym ani nie ma obowiązku tworzenia regulaminu wynagradzania. 

„Jeśli pracodawca nie ustalił takich zasad w żadnym z tych dokumentów, należy odpowiednio stosować przepisy zawarte w rozporządzeniu dotyczącym podróży służbowych, obowiązujących w jednostkach sfery budżetowej” – wyjaśnił Krzysztof Iwaniuk.

Niezależnie od sposobu określenia zasad rozliczania kosztów wynikających z podroży służbowej, postanowienia wewnątrzzakładowe nie mogą przewidywać diety w kwocie niższej niż minimalna dieta krajowa określona w rozporządzeniu ministra pracy. 

mr/