LEX Navigator – jak działa program

Procedury Administracyjne

Udostępnienie akt sprawy

Programy z linii LEX Navigator – nowa generacja produktów zawierających informacje prawne – powstały po to, by praca uczestników postępowań była szybsza, a ryzyko popełnienia błędów proceduralnych znacznie mniejsze.

LEX Navigator Postępowanie Administracyjne prowadzi przez zawiłości postępowania administracyjnego. Prześledźmy procedurę udostępnienia akt sprawy.

Prawo dostępu do urzędowych dokumentów i zbiorów danych dotyczących zainteresowanego podmiotu (osoby) gwarantuje art. 51 ust. 3 Konstytucji RP, który stanowi, że: „Każdy ma prawo dostępu do dotyczących go urzędowych dokumentów i zbiorów danych. Ograniczenie tego prawa może określić ustawa”. Regulacje zawarte w art. 73 Kodeksu postępowania administracyjnego gwarantują realizację w postępowaniu administracyjnym tego konstytucyjnego prawa.

Strona postępowania, w myśl art. 73 § 1 Kodeksu postępowania administracyjnego, ma prawo do przeglądania akt sprawy oraz sporządzania z nich notatek, kopii lub odpisów, na każdym etapie prowadzonego postępowania administracyjnego. Może również wystąpić o uwierzytelnienie sporządzonych przez nią odpisów lub kopii akt sprawy albo wystąpić o wydanie przez organ uwierzytelnionych odpisów z akt sprawy (art. 73 § 2 k.p.a. Ograniczenie tych praw w postępowaniu administracyjnym wprowadza przepis art. 74 k.p.a.).

Wymogi formalne dla obu stron

Żądanie udostępnienia akt sprawy kieruje się do organu, w którym akta się znajdują – pisemnie lub ustnie do protokołu.

Przez „akta sprawy" należy rozumieć zbiór akt zgromadzonych w konkretnej sprawie administracyjnej, a nie różne akta będące w posiadaniu organu. W celu zadośćuczynienia żądaniu udostępnienia akt sprawy organ administracji publicznej, do którego zostało wniesione żądanie, ustala czy jest organem właściwym, tzn. czy rzeczywiście posiada dane akta. Ponadto organ musi sprawdzić czy żądanie spełnia wymogi formalne.

Jeśli okaże się, że organ nie jest właściwy, wtedy zobowiązany jest do przekazania podania organowi właściwemu lub zwrotu tego podania wnoszącemu żądanie.

Jeśli zaś organ stwierdzi braki formalne, wzywa do uzupełnienia podania, a w razie nieuzupełnienia żądanie udostępnienia akt pozostawia bez rozpoznania.

Podobnie, organ potwierdza legitymację wnioskodawcy, tzn. sprawdza, czy osoba wnioskująca jest stroną postępowania. Strona może korzystać z przewidzianych w art. 73 k.p.a. uprawnień osobiście albo przez pełnomocnika. Wyjątkowo akta sprawy w całości lub części mogą być udostępnione również innym uczestnikom postępowania, np. biegłemu, który ma sporządzić opinię.

Udostępnienie akt lub odmowa

Zgodnie z treścią żądania, udostępnienia akt sprawy może odbyć się w różnych formach: wglądu do akt sprawy, samodzielnego sporządzania notatek, kopii lub odpisów z akt sprawy, żądania uwierzytelnienia przez organ sporządzonych samodzielnie odpisów i kopii z akt sprawy, żądania wydania przez organ uwierzytelnionych odpisów z akt sprawy. Akta sprawy nie mogą być dzielone na część, do której strona ma wgląd, i część dla strony niedostępną, z wyjątkiem sytuacji, gdy część akt zawiera informacje niejawne.

Jednocześnie organ administracji publicznej dokonuje oceny, czy żądanie uwierzytelnienia odpisów, kopii z akt sprawy lub sporządzenia uwierzytelnionych odpisów jest uzasadnione ważnym interesem strony. Na przykład wystąpienie ze skargą do sądu administracyjnego nie stanowi ważnego interesu strony ponieważ przepisy ustawy Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi nie wymagają dołączenia oryginału lub uwierzytelnionego odpisu dokumentu, wystarczy wskazanie, gdzie taki dokument się znajduje.

Po spełnieniu wszystkich wspomnianych wymogów formalnych i ustaleniu, że akta nie zawierają treści niejawnych, następuje udostępnienie akt wnioskującemu. Odbywa się ono w lokalu organu administracji publicznej, w obecności pracownika tego organu.

Odmowa udostępnienia akt następuje w formie postanowienia, na które służy zażalenie. Odmowa udostępnienia akt wymaga uzasadnienia, chyba że sporządzenie uzasadnienia mogłoby doprowadzić do ujawnienia informacji niejawnych lub w sytuacji, gdy odstąpienia od uzasadnienie wymaga ochrona interesu bezpieczeństwa państwa lub porządku publicznego.

Ramka:

Procedura udostępnienia akt sprawy, krok po kroku

Krok: wniesienie żądania

Krok: przyjęcie żądania

Krok: badanie właściwości organu

Krok: sprawdzanie wymagań formalnych podania

Krok: przekazanie według właściwości

Krok: pozostawienie bez rozpoznania

Krok: ustalenie legitymacji wnoszącego żądanie

Krok: ustalenie zakresu żądania

Krok: czy żądanie jest uzasadnione ważnym interesem strony?

Krok: czy akta zawierają informacje niejawne lub wyłączone przez organ ze względu na ważny interes państwowy?

Krok: udostępnienie akt

Krok: postanowienie o odmowie udostępnienia akt sprawy

Ramka:

Prawo wglądu do akt sprawy i uzyskiwania uwierzytelnionych odpisów

Wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego we Wrocławiu, z dnia 26 lutego 2013 r. (II SA/Wr 820/12)

1. Strona ma prawo wglądu w akta sprawy, sporządzania z nich notatek, kopii lub odpisów, jednakże może ona żądać uwierzytelnienia odpisów lub kopii akt sprawy lub wydania jej z akt sprawy uwierzytelnionych odpisów tylko wówczas, gdy jest to uzasadnione jej ważnym interesem.

2. Odmowa wynikająca z powodu nie wykazania „ważności interesu” w uzyskaniu uwierzytelnionego odpisu dokumentu nie pozbawia strony prawa jawności akt postępowania ani też możliwości późniejszego uzyskania – przy innym uzasadnieniu żądania – uwierzytelnienia przedmiotowego odpisu.

Ramka:

Zasada praworządności a właściwość kilku organów

Postanowienie Naczelnego Sądu Administracyjnego w Warszawie, z dnia 23 maja 2013 r. (II FW 2/13)

1. Badanie właściwości jakiegokolwiek organu administracyjnego w sprawie należy zacząć od ustalenia właściwości rzeczowej (merytorycznej). Sprawdzenie, kto (jaki organ) jest właściwy miejscowo trzeba traktować jako dalszą czynność, dokonywaną zawsze z uwzględnieniem kryteriów wynikających z art. 21 k.p.a. lub przepisów innych ustaw.

2. Zasada praworządności nie dopuszcza jednocześnie właściwości dwóch organów administracji publicznej w tej samej sprawie.

3. Ustalając właściwość miejscową nie można poprzestać na analizie przepisu art. 22 § 2 u.p.e.a. Jeśli nie można ustalić właściwości miejscowej w sposób wskazany w tym uregulowaniu, to w myśl art. 21 § 2 k.p.a. przyjmuje się, że sprawa należy do organu właściwego dla miejsca, w którym nastąpiło zdarzenie powodujące wszczęcie postępowania. Uregulowanie to, z mocy art. 18 u.p.e.a. znajduje odpowiednie zastosowanie wówczas, gdy zawodne okażą się inne kryteria ustalania właściwości miejscowej.

Rys. Diagram

Procedura udostępnienia akt sprawy, interaktywny diagram

Więcej informacji o produkcie:

http://promocja.lex.pl/navigatorpa/

ARTYKUŁ SPONSOROWANY Redakcja nie ponosi odpowiedzialności za treść reklam i artykułów sponsorowanych