ZFŚS tworzony jest w zakładzie pracy na podstawie ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (dalej: ustawa o ZFŚS) [1]. Jednostki budżetowe i samorządowe zakłady budżetowe tworzą Fundusz obowiązkowo. Pracownicy lub inne osoby uprawnione do korzystania z ZFŚS (na przykład emeryci i renciści) często liczą na wiosenne wsparcie finansowe lub rzeczowe z ZFŚS, ale warto wspomnieć, że nie każdy może otrzymać dany rodzaj dofinansowania z ZFŚS.

W jakich przypadkach osoba uprawniona do korzystania z Funduszu nie otrzyma dofinansowania?

Nie może otrzymać dofinansowania pracownik (emeryt, rencista lub inna osoba uprawniona) na przykład, gdy:
•    nie przedstawi oświadczenia o sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej,
•    złoży oświadczenie, ale nie poda dochodów,
•    nie złoży wniosku,
•    nie przedstawi dokumentów (np. zaświadczeń lub oświadczeń) na wezwanie pracodawcy,
•    nie przedstawi innych wymaganych regulaminem ZFŚS dokumentów, które powinna załączyć do wniosku,
•    z innych względów określonych w regulaminie ZFŚS nie będzie się kwalifikować na dany rodzaj wsparcia.

W tym artykule zajmę się pierwszym problemem, czyli obowiązkiem złożenia oświadczenia o sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej. 

Zgodnie z ustawą o ZFŚS, przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z Funduszu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu. Sytuacja życiowa, rodzinna i materialna, nazywana jest też sytuacją socjalną. Osoba uprawniona do korzystania z ZFŚS, chcąc otrzymać wsparcie z Funduszu, składa pracodawcy oświadczenie o swojej sytuacji socjalnej. Oświadczenie jest niezbędne między innymi do:
•    określenia, w jakiej sytuacji socjalnej znajduje się dana osoba, 
•    oceny, do jakiego rodzaju pomocy się kwalifikuje, 
•    ustalenia, jaką wysokość wsparcia może otrzymać. 

W niektórych zakładach pracy powszechny jest problem ukrywania dochodów przez pracowników, którzy uważają, że w związku z ochroną danych osobowych pracodawca nie ma prawa znać dochodów pracownika osiąganych poza zakładem pracy, ani nie ma prawa znać dochodów członków jego rodziny. Niektórzy nie chcą ujawniać wszystkich swoich dochodów ani tym bardziej dochodów współmałżonka, czy dzieci, natomiast żądają wypłaty świadczenia, twierdząc, że świadczenie im się należy, gdyż są osobami uprawnionymi do korzystania z ZFŚS. Taka postawa jest nieprawidłowa.

To, że ktoś jest osobą uprawnioną do korzystania z ZFŚS, nie znaczy, że otrzyma wsparcie z Funduszu. Aby pracodawca mógł uruchomić środki ZFŚS dla danej osoby, musi między innymi poznać jego sytuację socjalną, by dostosować wysokość wsparcia do tej sytuacji. 

Niektórzy pracodawcy wpisują do regulaminu zapis, że osoba, która nie złoży oświadczenia o sytuacji socjalnej lub odmówi podania dochodów, albo nie złoży wniosku, otrzymuje pomoc w najniższej wysokości. Taki zapis jest błędny. Pracodawca nie ma prawa wydać środków Funduszu niezgodnie z ustawą o ZFŚS, a ustawa nakazuje uzależniać wysokość ulgowych usług i świadczeń od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej, którą to sytuację pracownik (lub inna osoba uprawniona do korzystania z ZFŚS) winien przedstawić pracodawcy na oświadczeniu, jeśli chce otrzymać wsparcie. Mało tego, pracodawca zgodnie z prawem może żądać udokumentowania danych osobowych w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia.    

To szeroki problem, który między innymi generuje konsekwencje finansowe w postaci kary grzywny dla pracodawcy lub osoby odpowiedzialnej w imieniu pracodawcy za sprawy ZFŚS. Problemy występujące w tym zakresie w praktyce, jak i rozwiązania tych problemów rozwijam podczas szkoleń.

Osoby pragnące poszerzyć swoją wiedzę, uporządkować sprawy ZFŚS, uniknąć kar za błędy oraz wyeliminować zbędną biurokrację i uwolnić swój czas, zapraszam do skorzystania z Promocji Wiosennej na szkolenia z tematu Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, z uwzględnieniem specyfiki jednostek budżetowych, w tym publicznych placówek oświatowych.
 

Promocja trwa do 19 marca 2024 r. lub do wyczerpania wolnych miejsc. Serdecznie zapraszam do zapoznania się ze szczegółami na stronie firmowej: https://aserto.edu.pl/wiosna-p 

Joanna Krystyna Robak - wieloletni pracownik sektora publicznego, zajmujący się sprawami ZFŚS od 27 lat, chętnie dzielący się swoją wiedzą. Lider w dziedzinie przekazywania wiedzy o Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych.
 
[1] Ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jednolity Dz. U z 2024 r. poz. 288)