W tym roku organy publiczne muszą po raz pierwszy złożyć obowiązkowe sprawozdanie zawierające dane statystyczne na temat zgłoszeń zewnętrznych wpływających do urzędów od sygnalistów. Obowiązek ten wynika wprost z Art. 47 uchwalonej w 2024 roku ustawy o ochronie sygnalistów.

„Organ publiczny za każdy rok kalendarzowy sporządza sprawozdanie zawierające dane statystyczne dotyczące zgłoszeń zewnętrznych, obejmujące: 1) liczbę przyjętych zgłoszeń zewnętrznych; 2) liczbę postępowań wyjaśniających i postępowań wszczętych w wyniku przyjętych zgłoszeń zewnętrznych oraz informacje na temat wyniku tych postępowań; 3) szacunkową szkodę majątkową, jeżeli została stwierdzona, oraz kwoty odzyskane w wyniku postępowań dotyczących naruszeń prawa będących przedmiotem zgłoszenia zewnętrznego – o ile organ publiczny posiada te dane. 2. Dane statystyczne, o których mowa w ust. 1, nie obejmują danych osobowych ani informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa. 3. Sprawozdanie, o którym mowa w ust. 1, organ publiczny przekazuje Rzecznikowi Praw Obywatelskich w terminie do dnia 31 marca roku następującego po roku, za jaki sprawozdanie jest sporządzane” – czytamy w ustawie. 

W związku ze zbliżającym się terminem na składanie sprawozdań biuro RPO przypomniało, że organ publiczny jest zobowiązany do przedłożenia tego dokumentu również wtedy, gdy w danym roku kalendarzowym nie wpłynęło żadne zgłoszenie - w formularzu należy wówczas zaznaczyć odpowiednie pole wskazujące na brak zgłoszeń.

Sprawozdanie należy sporządzić na oficjalnym wzorze formularza i przekazać w formacie umożliwiającym odczytanie pliku, np. PDF, DOC lub czytelny skan dokumentu. Gotowy dokument powinien zostać podpisany przez osobę lub osoby posiadające kompetencje do reprezentowania organu na zewnątrz (zgodnie z posiadanym pełnomocnictwem lub ustawowym upoważnieniem do reprezentowania podmiotu).

W tym roku organy publiczne przekazują RPO sprawozdania za rok 2024 i 2025. Preferowanym kanałem do przekazywania sprawozdań zawierających dane statystyczne dotyczące zgłoszeń zewnętrznych jest adres do doręczeń elektronicznych Biura Rzecznika Praw Obywatelskich (eDoręczenia): AE:PL-81771-91578-RDUCW-25.

Oficjalny wzór formularza sprawozdania publikujemy w formie załącznika poniżej.

mam/