Do odpisów skróconych aktów urodzenia, małżeństwa czy zgonu urzędy będą na wniosek zainteresowanych wystawiać wielojęzyczne standardowe formularze – zakłada ustawa podpisana przez prezydenta.

Od 16 lutego obowiązują unijne przepisy upraszczające procedury wzajemnego uznawania dokumentów przez urzędy w państwach Unii Europejskiej, m.in. przez zniesienie wymogu legalizacji i apostille. Prezydent podpisał w środę ustawę, która ma zapewnić stosowanie w Polsce rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady.

Ustawa o przedkładaniu niektórych dokumentów urzędowych w państwach członkowskich Unii Europejskiej wylicza polskie nazwy dokumentów, do których stosuje się unijne przepisy. Na liście znalazło się czterdzieści pozycji, w tym m.in. odpisy skrócone i zupełne aktu urodzenia, aktu małżeństwa i aktu zgonu oraz orzeczeń sądu o separacji czy rozwodzie.

Ponadto ustawa zawiera przepisy dotyczące wielojęzycznego formularza, który będzie wydawany w celu dołączenia go do dokumentów potwierdzających fakt urodzenia, małżeństwa, zgonu, stanu cywilnego, zdolności do zawarcia małżeństwa, zameldowania, miejsca pobytu, pozostawiania osoby przy życiu oraz zaświadczenia o niekaralności.

Wniosek o wydanie wielojęzycznego formularza będzie mógł być złożony jednocześnie z wnioskiem o wydanie dokumentu urzędowego, do którego ma być dołączony (wówczas będzie wydawany jednocześnie z tym dokumentem), albo po wydaniu tego dokumentu (wówczas będzie wydawany bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w terminie 7 dni od dnia złożenia wniosku o wydanie tego dokumentu).

Na wydawanie wielojęzycznych formularzy urzędy nie otrzymają dotacji celowej z budżetu państwa.

Znosząc wymóg legalizacji i apostille, rozporządzenie PE zapewniło państwom członkowskim narzędzie do weryfikacji autentyczności przedkładanych dokumentów. Chodzi o system IMI, dzięki któremu będzie można zapoznać się z zamieszczonymi wzorami dokumentów wydawanych przez inne kraje członkowskie lub wyjaśnić powstałe wątpliwości przez kontakt z organem innego państwa UE, który wydał przedkładany dokument.

Organem odpowiedzialnym za odpowiedź na wniosek o udzielenie informacji będzie każdy organ, który wydał budzący wątpliwości dokument, np. w przypadku odpisu aktu stanu cywilnego – kierownik urzędu stanu cywilnego.

O udzielenie informacji za pośrednictwem IMI będzie mógł wystąpić np. organ rentowy, organ pomocy społecznej czy urząd pracy, jeżeli otrzyma dokument objęty zakresem rozporządzenia, wydany w innym państwie członkowskim i będzie miał wątpliwości co do jego autentyczności.

Ustawa wejdzie w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia.

aba/