Otwarcie Kongresu i główne akcenty wystąpień

X Krajowy Kongres Sekretarzy w Warszawie zgromadził przedstawicieli administracji samorządowej, ekspertów, praktyków zarządzania publicznego, reprezentantów administracji rządowej oraz środowiska sekretarzy jednostek samorządu terytorialnego. Wydarzenie stało się przestrzenią
pogłębionej rozmowy o wyzwaniach stojących dziś przed polskimi JST oraz o roli sekretarzy w zapewnianiu sprawności, stabilności i profesjonalizmu urzędów.

W wystąpieniach otwierających Kongres głos zabrali m.in. patroni honorowi. Wicepremier i Minister Cyfryzacji Krzysztof Gawkowski wskazywał na cyberodporność samorządów jako jedno z najważniejszych wyzwań, z którymi mierzą się polskie JST. Podkreślał znaczenie lokalnych centrów
bezpieczeństwa, rozwoju kompetencji cyfrowych oraz wsparcia samorządów w reagowaniu na zagrożenia.

Wicepremier mówił również o sztucznej inteligencji jako narzędziu, które może usprawnić pracę urzędów i poprawić jakość obsługi mieszkańców. Zaznaczał jednak, że AI wymaga rozsądnego wdrożenia, uwzględniającego bezpieczeństwo danych, odpowiedzialność organizacyjną
i kompetencje pracowników.

Tomasz Szymański, Podsekretarz Stanu w Ministerstwie Spraw Wewnętrznych i Administracji, podkreślił, że sekretarze JST są „kręgosłupem każdego urzędu”. Wskazywał, że polskie samorządy funkcjonują pod silną presją demograficzną, finansową, cyfrową i związaną z bezpieczeństwem
ludności, a jednocześnie mają największą zdolność do praktycznego radzenia sobie z tymi wyzwaniami. Zaznaczył również, że głos środowiska sekretarzy i wyniki badań FRDL są słyszane w Warszawie oraz brane pod uwagę w procesie stanowienia prawa.

Badania FRDL jako punkt wyjścia do debaty

Jednym z centralnych punktów Kongresu była prezentacja wyników badań FRDL, którą przedstawił Prezes Zarządu Fundacji, dr Cezary Trutkowski. Dane pokazały skalę wyzwań organizacyjnych i zarządczych, przed którymi stoją dziś samorządy, w tym presję budżetową, demografię, bezpieczeństwo, relacje między organem wykonawczym a sekretarzem oraz kondycję organów uchwałodawczych.

Z badań wynika m.in., że 71% JST utraciło mieszkańców w ciągu ostatnich 5 lat, 83% deklaruje potrzebę prognoz demograficznych, a 90% wskazuje infrastrukturę jako priorytet niezależnie od trendu demograficznego. W obszarze bezpieczeństwa 88% JST inwestuje w zakup sprzętu niezbędnego do reagowania w sytuacjach kryzysowych, jedynie 27% prowadzi ćwiczenia obrony cywilnej dla mieszkańców.

Badania pokazały również, że 60% sekretarzy gmin opowiada się za zniesieniem ograniczeń kadencji wójta, a udział radnych w szkoleniach zewnętrznych pozostaje bardzo niski: tylko 2,3% JST deklaruje, że radni uczestniczą w nich często lub bardzo często.

Ważnym wątkiem była także partycypacja społeczna. Konsultacje społeczne przeprowadziło w 2025 roku 97% gmin, jednak jedynie 23% sekretarzy łączy konsultacje z poprawą jakości decyzji i ich wiążącym charakterem. Aż 80,5% sekretarzy widzi w uczestnikach konsultacji przede wszystkim
osoby zgłaszające prywatny problem do rozwiązania, a nie reprezentantów wspólnoty lokalnej.

Samorządy pod presją: wyzwania dla sekretarza JST

Jednym z najważniejszych paneli pierwszego dnia była dyskusja „Samorządy pod presją: wyzwania dla sekretarza JST”. W panelu udział wzięli: Jarosław Komża, Magdalena Majkowska, Jerzy Stępień, Andrzej Wojewódzki, Szymon Wróbel oraz Katarzyna Zajkowska. Moderatorem był Robert Żarkowski.

Jerzy Stępień zwracał uwagę, że samorząd terytorialny od początku swojego istnienia w odrodzonej Polsce funkcjonuje pod presją instytucji centralnych. Podkreślał, że gdy administracja rządowa nie radziła sobie z określonymi zadaniami publicznymi, często przekazywała je samorządom — nierzadko jako zadania własne — przenosząc na wspólnoty lokalne odpowiedzialność za trudne i kosztowne
obszary polityk publicznych.

Jerzy Stępień wskazywał również na cywilizacyjne znaczenie samorządu terytorialnego jako instytucji charakterystycznej dla kręgu kultury euroatlantyckiej. Samorząd buduje lokalną odpowiedzialność, wspólnotowość i zdolność obywateli do samoorganizacji. Andrzej Wojewódzki poruszył problem relacji między wójtem, burmistrzem lub prezydentem miasta a sekretarzem JST. Zwracał uwagę, że obecny stan prawny powoduje, iż realny zakres decyzyjności sekretarza w urzędzie zależy często od jego osobistych relacji z piastunem organu wykonawczego.

Pogląd ten podzieliła Magdalena Majkowska, Sekretarz Miasta Wielunia, wskazując, że w przyszłości konieczne może okazać się bardziej jednoznaczne rozdzielenie kompetencji sekretarza i organu wykonawczego.

Ochrona ludności i obrona cywilna

Kolejny ważny panel poświęcono tematowi „Ochrona ludności i obrona cywilna — doświadczenia oraz wnioski z wdrożonych działań”. Dyskusję moderował Adam Skowronek, a udział wzięli: Aleksander Fiedorek, Lucyna Gajda, Artur Gajowniczek, Robert Klonowski, Mariusz Marszał oraz dr hab. prof. WAT Aleksandra Skrabacz.

Artur Gajowniczek podkreślał znaczenie zabezpieczenia podstawowych potrzeb życiowych mieszkańców w sytuacjach zagrożenia. Wskazywał na konieczność zapewnienia dostępu do żywności, energii i wody — kwestii, które w codziennym funkcjonowaniu administracji mogą wydawać się
oczywiste, ale w sytuacji kryzysowej stają się absolutnie kluczowe.

Zwracał również uwagę na szczególną rolę powiatu w koordynacji działań poszczególnych gmin, ponieważ to na poziomie powiatu funkcjonują służby, inspekcje i straże.

Aleksander Fiedorek przypominał, że ryzyko użycia broni masowego rażenia, w tym broni nuklearnej, nie jest wyłącznie teoretyczną spekulacją. Wskazywał, że konieczne jest inwestowanie w budowle ochronne i infrastrukturę, która może zabezpieczyć ludność cywilną przed skutkami tego rodzaju zagrożeń.

Lucyna Gajda zwróciła uwagę na rolę lokalnych liderów: sołtysów, organizacji społecznych i kół gospodyń wiejskich. W sytuacji kryzysowej mieszkańcy będą w pierwszej kolejności zwracać się do najbliższych sobie osób i instytucji. Dlatego już dziś konieczne jest diagnozowanie potrzeb,
wypracowywanie procedur działania i wzmacnianie gotowości na najniższym, lokalnym poziomie.

Sekretarz jako architekt kultury organizacyjnej

Ważnym elementem programu była sesja „Rola sekretarza w budowaniu profesjonalnych JST — obsługa mieszkańców i praca zespołowa w JST”, prowadzona przez Dorotę Jakubowską-Kurzec.

Wystąpienie pokazało sekretarza jako osobę odpowiedzialną nie tylko za procedury, ale również za klimat organizacyjny, sposób pracy zespołów i kulturę obsługi mieszkańców.

Podkreślono, że sekretarz jest jednym z głównych architektów kultury urzędu. To od sposobu zarządzania, komunikacji i reagowania na trudne sytuacje zależy, czy urząd będzie miejscem budującym spokój, profesjonalizm i zaufanie, czy raczej napięcie i poczucie zagrożenia.

Wskazywano również na potrzebę wspierania pracowników pierwszej linii, którzy często mierzą się z agresją, roszczeniowością lub manipulacją ze strony mieszkańców. Kluczowe znaczenie ma tu kultura asertywności: życzliwość wobec człowieka przy jednoczesnej stanowczości wobec zasad.

Podczas sesji zwracano także uwagę na bezpieczeństwo psychologiczne w organizacji. Profesjonalnyurząd powinien traktować błąd jako okazję do nauki, a nie powód do publicznego piętnowania.

Ważnym narzędziem budowania autorytetu sekretarza jest transparentność decyzji, jasne uzasadnianie poleceń i unikanie modelu zarządzania, w którym pracownicy nie rozumieją przyczyn podejmowanych decyzji.

Partycypacja i współpraca ze wspólnotą lokalną

Podczas sesji „Współpraca i partycypacja w JST — nowe narzędzia angażowania społeczności lokalnych”, moderowanej przez Pawła Brolę, z udziałem dr. Rafała Budzisza, dr. Rafała Trykozki, Rafała Miszczuka i Aleksandry Król-Skowron, dyskutowano o istniejących instrumentach udziału
mieszkańców w życiu publicznym.

Podkreślono, że JST dysponują szerokim katalogiem narzędzi dialogu: od wyborów i referendów, przez konsultacje społeczne, po debatę nad raportem o stanie gminy, budżet obywatelski, obywatelską inicjatywę uchwałodawczą, inicjatywę lokalną czy fundusz sołecki. Wiele z tych narzędzi rozwijało się oddolnie, zanim zostało zaakceptowane przez ustawodawcę i orzecznictwo sądowe.

Szczególnie dużo uwagi poświęcono funduszowi sołeckiemu. Wskazywano, że jest to instrument sformalizowany, wymagający precyzyjnego przestrzegania procedur, ponieważ wiąże się ze zwrotem części wydatków z budżetu państwa. Rola sekretarza polega tu na organizacji procesu, powierzeniu zadań właściwym pracownikom, weryfikacji poprawności wniosków oraz kontroli statutów sołectw.

W dyskusji podkreślano także znaczenie edukacji mieszkańców i lokalnych liderów. Partycypacja nie może ograniczać się do formalnego uruchomienia procedury. Wymaga budowania świadomości, wyjaśniania ograniczeń prawnych, uczenia odpowiedzialności za zgłaszane pomysły oraz systemowego włączania sołtysów i przewodniczących jednostek pomocniczych w lokalny obieg
informacji.

KSeF, CRU, e-Doręczenia i cyfrowe obowiązki urzędów

W trakcie Kongresu wiele miejsca poświęcono nowym obowiązkom organizacyjnym i technologicznym JST. Podczas sesji dotyczącej Krajowego Systemu e-Faktur omawiano aspekty organizacyjne funkcjonowania nowego systemu. Podkreślano, że wdrażanie KSeF w jednostkach samorządu
terytorialnego wymaga przygotowania procedur, odpowiedniego podziału zadań, przeszkolenia pracowników i uporządkowania procesów finansowo-księgowych.

Bardzo duże zainteresowanie wzbudziła sesja „CRU w jednostkach samorządu terytorialnego — między obowiązkiem ustawowym a praktyką zarządzania informacją”, prowadzona przez mec. Ewę Plesnarowicz-Durską. Liczba pytań ze strony uczestników pokazała, że Centralny Rejestr

Umów jest jednym z najbardziej praktycznych i wymagających tematów dla sekretarzy JST.

W sesjach poświęconych cyfryzacji zwracano uwagę również na e-Doręczenia i trudności związane z przejściem od dotychczasowych kanałów komunikacji elektronicznej do nowych rozwiązań.

Podkreślano, że wyzwaniem jest nie tylko wdrożenie systemów, ale także jasne tłumaczenie mieszkańcom, jak działa elektroniczna komunikacja z administracją.

Cyberbezpieczeństwo jako element zarządzania strategicznego

Drugi dzień Kongresu przyniósł pogłębioną debatę o cyberbezpieczeństwie. W swoim wystąpieniu Tomasz Pietrucha przedstawił skalę wyzwań, przed jakimi stoi administracja publiczna. W samych JST odnotowano 3249 incydentów, a liczba incydentów obsługiwanych przez CERT Polska wzrosła z 3,7 tys. w 2018 roku do ponad 260 tys. w 2025 roku.

Wśród kluczowych problemów wskazano brak wyspecjalizowanej kadry, niedobór kompetencji cyfrowych oraz wysokie koszty odtwarzania systemów po incydentach. Istotnym elementem wsparcia pozostaje program „Cyberbezpieczny Samorząd”, który objął blisko 90% JST w Polsce, a łączna
wartość grantów wynosi około 1,5 mld zł.

Podczas Kongresu omawiano również program „Cyberbezpieczne Wodociągi”, wspierający bezpieczeństwo infrastruktury krytycznej. Pozytywnie oceniono 759 projektów o wartości ponad 600 mln zł. Zapowiedziano także tworzenie Lokalnych Centrów Cyberbezpieczeństwa, które mają wspierać JST w zakresie monitoringu, reagowania na incydenty, audytów i szkoleń.

W panelu „Cyberbezpieczeństwo w JST — współpraca, odporność i wyzwania”, moderowanym przez Grzegorza Marcjasza, udział wzięli: Grzegorz Cichy, dr inż. Jarosław Homa, Mateusz Jakubik, Konrad Komornicki, dr Magdalena Kuszmider i Monika Pieniek. Dyskusja pokazała, że cyberbezpieczeństwo przestaje być tematem wyłącznie technicznym. Staje się elementem strategicznego zarządzania samorządem, ciągłości usług publicznych i odpowiedzialności kierownictwa urzędu.

Paneliści wskazywali na potrzebę edukacji władz lokalnych, systematycznego podnoszenia świadomości pracowników, wdrażania wieloskładnikowego uwierzytelniania, corocznych przeglądów systemów oraz monitorowania zmian prawnych. Zwracano też uwagę, że cyberbezpieczeństwo powinno być uwzględniane w strategiach rozwoju JST.

EZD jako narzędzie integracji administracji

W bloku poświęconym systemowi EZD, prowadzonym przez Pawła Słupczyńskiego, przedstawiono elektroniczne zarządzanie dokumentacją jako narzędzie integrujące procesy administracyjne, dokumenty, rejestry i usługi cyfrowe JST.

Nowoczesne EZD nie jest już wyłącznie elektronicznym obiegiem dokumentów. Może wspierać automatyzację procesów, definiowanie zadań, kontrolę przepływu informacji, obsługę kancelarii, archiwum, raportów, rejestrów, procesów BPM oraz zarządzanie uprawnieniami i bezpieczeństwem
danych.

Szczególną uwagę zwrócono na integrację systemów poprzez REST API, umożliwiającą współpracę EZD z systemami dziedzinowymi, usługami zewnętrznymi, e-Doręczeniami czy KSeF. Podkreślono również, że EZD może pomóc w realizacji obowiązków związanych z Centralnym Rejestrem Umów, automatyzując publikację, aktualizację i nadzór nad danymi umów.

Dyskusja pokazała, że wdrożenie EZD zwiększa transparentność działania administracji, zapewnia ścieżkę audytu i ułatwia zgodność z wymaganiami RODO. Jednocześnie JST muszą podjąć strategiczną decyzję dotyczącą modelu wdrożenia — lokalnego albo chmurowego — co wpływa na koszty, bezpieczeństwo, skalowalność i sposób organizacji wsparcia IT.

Sztuczna inteligencja w samorządzie

Ważnym tematem Kongresu była również sztuczna inteligencja. W sesji „Sztuczna inteligencja już pracuje w urzędach — pytanie brzmi nie czy ją wdrożyć, ale czy mamy nad nią kontrolę” podkreślano, że AI może wspierać urzędników, ale nie może zastępować odpowiedzialności człowieka.

AI jest obecnie wykorzystywana głównie do wspierania codziennych działań operacyjnych: tworzenia treści, komunikacji z mieszkańcami i usprawniania pracy urzędników. Największymi barierami są brak wsparcia organizacyjnego, skomplikowane przepisy, niedobór zasobów oraz ryzyko sankcji związanych z ochroną danych.

Szczególne zagrożenia dotyczą generatywnej AI i modeli LLM, w tym transferu danych do dostawców, możliwości używania danych do trenowania modeli, braku kontroli nad lokalizacją i retencją danych oraz ograniczonej odpowiedzialności dostawców. Wdrożenie AI wymaga oceny zgodności z RODO, przeprowadzenia DPIA, przyjęcia polityk korzystania z AI oraz zastosowania odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych.

Najważniejsze wnioski z Kongresu

X Krajowy Kongres Sekretarzy pokazał, że sekretarz JST znajduje się dziś w samym centrum najważniejszych procesów zachodzących w administracji lokalnej. To funkcja łącząca prawo, organizację pracy urzędu, cyfryzację, zarządzanie informacją, bezpieczeństwo, obsługę mieszkańców, relacje z organem wykonawczym i radą oraz współpracę ze wspólnotą lokalną.

Z dyskusji kongresowych wyłania się kilka zasadniczych wniosków. Po pierwsze, samorządy działają pod coraz silniejszą presją zewnętrzną. Demografia, finanse, bezpieczeństwo, cyfryzacja i nowe obowiązki ustawowe sprawiają, że JST muszą jednocześnie utrzymywać jakość usług publicznych i adaptować się do szybko zmieniającego się otoczenia.

Po drugie, cyberbezpieczeństwo i odporność cyfrowa stają się nieodłącznym elementem zarządzania samorządem. Nie są już wyłącznie zadaniem informatyków, ale odpowiedzialnością kierownictwa urzędu, wymagającą strategii, edukacji, procedur i współpracy między jednostkami.

Po trzecie, sztuczna inteligencja może stać się ważnym narzędziem wspierającym administrację, ale jej wdrażanie wymaga ostrożności, kompetencji, kontroli i odpowiedzialności. AI powinna wspierać człowieka, a nie zastępować jego osąd, odpowiedzialność i relację z mieszkańcem.

Po czwarte, profesjonalny urząd to nie tylko procedury i systemy informatyczne. To także kultura organizacyjna, bezpieczeństwo psychologiczne, asertywna komunikacja, transparentność decyzji i umiejętność pracy z mieszkańcami w trudnych sytuacjach.

Po piąte, partycypacja społeczna wymaga nie tylko formalnych narzędzi, ale również edukacji, zaufania i realnego dialogu. Sekretarz pełni tu rolę organizatora, strażnika procedur i łącznika pomiędzy mieszkańcami, organami gminy i administracją.

Kongres był nie tylko miejscem prezentacji badań i wymiany doświadczeń, ale także przestrzenią formułowania praktycznych rekomendacji dla administracji lokalnej i centralnej. Pokazał, że skuteczne państwo zaczyna się od sprawnego samorządu, a sprawny samorząd potrzebuje profesjonalnych, kompetentnych i dobrze umocowanych sekretarzy JST.

X Krajowy Kongres Sekretarzy – partnerzy i patroni wydarzenia

PATRONAT HONOROWY

1. Ministerstwo Obrony Narodowej
2. Minister Cyfryzacji
3. Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji
4. Sejm RP – Komisja Samorządu Terytorialnego i Polityki Regionalnej
5. Komisja Ustawodawcza
6. Senator Zygmunt Frankiewicz
7. Senator Krzysztof Kwiatkowski
8. Adam Jarubas – Poseł do Parlamentu Europejskiego
9. Najwyższa Izba Kontroli
10. Krajowa Reprezentacja Samorządowych Kolegiów Odwoławczych
11. Krajowa Rada Regionalnych Izb Obrachunkowych
12. Urząd Ochrony Danych Osobowych
13. Państwowa Inspekcja Pracy
14. Urząd Zamówień Publicznych
15. Marszałek Województwa Mazowieckiego
16. Mazowsze serce Polski
17. Wojewoda Małopolski Krzysztof Jan Klęczar
18. Marszałek Województwa Małopolskiego
19. Wojewoda Kujawsko-Pomorski
20. Marszałek Województwa Zachodniopomorskiego
21. Wojewoda Podkarpacki

PATRONATY INSTYTUCJONALNE

1. Narodowy Instytut Samorządu Terytorialnego
2. Centralny Ośrodek Informatyki
3. NASK
4. Główny Urząd Statystyczny
5. Narodowy Instytut Wolności – Centrum Rozwoju Społeczeństwa Obywatelskiego

PATRONATY ŚRODOWISKOWE OGÓLNOPOLSKIE

1. Związek Gmin Wiejskich Rzeczypospolitej Polskiej
2. Unia Metropolii Polskich im. Pawła Adamowicza
3. Związek Powiatów Polskich
4. Unia Miasteczek Polskich
5. Związek Województw RP – Polskie Regiony
6. Związek Miast Polskich

PATRONATY ŚRODOWISKOWE REGIONALNE

1. Stowarzyszenie Metropolia Toruńska
2. Euroregion Bug
3. Związek Gmin Lubelszczyzny

PARTNERZY BIZNESOWI

Partner Rozwiązań Informatycznych: Rekord
Partner Usług Ubezpieczeniowych: Grupa MAK
Partner Usług Oświatowych: VULCAN
Partner Usług Technologicznych: COIG S.A.

Partnerzy biznesowi:

1. Ziemski & Partners
2. C.H.Beck
3. e-Instytucja.pl
4. MWC
5. Aesco Group
6. Wolters Kluwer
7. CGI
8. IPK System

OGÓLNOPOLSKIE PATRONATY MEDIALNE

1. Portal Samorządowy
2. Serwis Samorządowy PAP
3. Dziennik Warto Wiedzieć
4. Prawo.pl
5. Gazeta Samorządu i Administracji
6. SAS
7. Forum Samorządowe
8. Wspólnota
9. Samorząd Terytorialny

REGIONALNE PATRONATY MEDIALNE
1. TVP3 Bydgoszcz
2. TVP3 Łódź
3. TVP Info
4. Info Wieluń
5. Kocham Wieluń
6. Z biegiem Liwca
7. Życie Powiatu na Mazowszu
8. Bogoria – Grodziskie Pismo Społeczno-Kulturalne
9. Warszawa.in
10. LaskOnline.pl
11. InfoSkierniewice.pl
12. Gostynin24
13. Radio Bogoria