Piotrków Trybunalski: Urząd Miasta pionierem EZD wśród samorządów

Miasto liderem cyfrowej transformacji administracji rządowej. Pierwszy elektroniczny obieg dokumentów pojawił się w piotrkowskim magistracie już 19 lat temu – w 2007 roku. Kolejny uruchomiono w 2014 roku, ale przełom nastąpił rok później. Wówczas system elektroniczny stał się podstawowym narzędziem dokumentowania spraw.

— Od tego momentu urząd w pełni funkcjonował w elektronicznym obiegu dokumentów. Piotrków Trybunalski należał do pionierów takiego podejścia wśród samorządów, co potwierdziło m.in. ogólnopolskie seminarium o EZD zorganizowane w mieście w 2019 roku —  informuje w rozmowie z serwisem Rzeczypospolitej Polskiej Jacek Lara, zastępca dyrektora Biura Cyfryzacji i główny koordynator EZD w Urzędzie Miasta. 

Od 2016 roku urząd korzysta z systemu EZD PUW. Obecnie miasto wdraża kolejny, o wiele nowocześniejszy EZD RP. To To efekt porozumienia, które miasto podpisało z Naukową i Akademicką Siecią Komputerową (NASK) w ubiegłym roku. Koordynatorem przedsięwzięcia jest Biuro Cyfryzacji i Nadzoru Organizacyjnego Urzędu Miasta. 

— Wdrożenie EZD RP to fundament strategii budowy nowoczesnego e-urzędu. Przede wszystkim system wpisuje się w koncepcję zintegrowanego środowiska e‑usług. EZD RP, jako standard krajowy, umożliwia integrację procesów Urzędu Miasta z centralnymi rozwiązaniami teleinformatycznymi, takimi jak e‑Doręczenia, ePUAP czy mObywatel — informuje Jacek Lara. — W praktyce eliminuje to rozproszone, odizolowane bazy danych, ujednolica standardy oraz usprawnia wymianę informacji zarówno między komórkami organizacyjnymi urzędu, jak i jednostkami podległymi, co przekłada się na skrócenie czasu załatwiania spraw.

EZD RP to bezpłatny system teleinformatyczny, który umożliwia elektroniczne zarządzanie dokumentacją w administracji publicznej. Rozwiązanie to zostało opracowane przez NASK – dzięki niemu obieg dokumentów odbywa się szybciej, bezpieczniej i w sposób w pełni przejrzysty. 

— Miasto potrzebowało jednolitego standardu zarządzania informacją, a wybór systemu – oparty na porozumieniu z NASK – wynikał zarówno z nadchodzących obowiązków ustawowych, jak i chmurowej architektury (SaaS), sprzyjającej wdrożeniu w całym samorządzie.
Zdefiniowaliśmy kilka celów. Najważniejszym było uznanie EZD RP za podstawowy sposób pracy kancelaryjnej i ograniczenie papieru do niezbędnego minimum. Równie istotna była standaryzacja procesów w modelu kaskadowym, czyli wdrożenie jednego systemu w kilkudziesięciu jednostkach organizacyjnych — dodaje Jacek Lara. 

Nowoczesny system obejmie niemalże 50 jednostek organizacyjnych, a całkowite zastąpienie EZD PUW w Urzędzie Miasta planowane jest wstępnie na rok 2029. Pełny wywiad z Jackiem Larą przeczytacie na stronie Serwisu Rzeczypospolitej Polskiej. 

Zdjęcia UM, grafika gov.pl