Ustawa z 27.08.2009 r. o finansach publicznych, nałożyła na wszystkich kierowników jednostek sektora finansów publicznych, zatem i na dyrektorów placówek oświatowych, obowiązek sprawowania kontroli zarządczej. To nie to samo, co obowiązująca wcześniej – w myśl ustawy o finansach publicznych z 2005 r. – kontrola finansowa. W kontroli zarządczej chodzi o działania nakierowane nie tylko na finanse. Warto poświęcić czas na poznanie ich zakresu, bo zaniedbanie lub niewypełnienie przez dyrektora obowiązków w zakresie kontroli zarządczej skutkuje odpowiedzialnością za naruszenie dyscypliny finansów publicznych.

W dniu ogłoszenia ustawy z 27.08.2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2009 r. Nr 157, poz. 1240 ze zm., dalej: u.f.p.) zagadnienie kontroli zarządczej nie zostało zdefiniowane dość szczegółowo i konkretnie. W myśl zapisów art. 68 ust. 1 u.f.p. kontrola zarządcza to ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy.

W tym miejscu nasuwa się pytanie – co stanowi ów ogół działań w placówce oświatowej?

Cele kontroli zarządczej wskazano w art. 68 ust. 2 u.f.p. Ma ona zapewnić w szczególności:

 przestrzeganie i promowanie zasad etycznego postępowania;

 efektywność i skuteczność przepływu informacji;

 zarządzanie ryzykiem.

Dopiero komunikat nr 23 Ministra Finansów z 16.12.2009 r. wskazał pewien kierunek wspomnianych wyżej działań poprzez określenie standardów kontroli zarządczej. Standardy te uwzględniają podstawowe wymagania odnoszące się do kontroli zarządczej. Ich celem jest promowanie wdrażania spójnego i jednolitego modelu kontroli. Standardy zostały przedstawione w pięciu grupach odpowiadających poszczególnym elementom kontroli zarządczej:

środowisko wewnętrzne,

cele i zarządzanie ryzykiem,

mechanizmy kontroli,

informacja i komunikacja,

monitorowanie i ocena.

Standardy zostały sformułowane w sposób jak najbardziej ogólny i zwięzły, gdyż w zamyśle Ministra Finansów mają być podstawą do tworzenia lub opisywania bardziej szczegółowych rozwiązań i dokumentów, które poszczególne jednostki opracują adekwatnie do własnych potrzeb.

Wspomniany dokument sprecyzował także tzw. poziomy kontroli, jednoznacznie definiując, że podstawowym poziomem kontroli zarządczej (poziomem pierwszym) jest jednostka (np. szkoła). Za zapewnienie funkcjonowania kontroli na poziomie pierwszym odpowiada kierownik jednostki. Poziom drugi kontroli zarządczej stanowią jednostki samorządu terytorialnego i administracji państwowej, a więc organy prowadzące.

Kontrola finansowa a kontrola zarządcza

Błędne jest rozumowanie, że w ustawie o finansach publicznych zmianie uległy tylko nazwy – słowa “kontrola finansowa” zastąpiono słowami “kontrola zarządcza”. Poza zmianą nazwy kontroli z finansowej na zarządczą istotnym zmianom uległ również sam zakres kontroli. O ile w myśl obowiązującej do końca 2009 r. ustawy z 30.06.2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.) dyrektor sprawował kontrolę finansową, która ograniczała się do ogłoszenia procedur oraz przestrzegania dyscypliny przyjmowania oraz wydatkowania środków publicznych, o tyle w myśl nowych przepisów kontrola to nie tylko procedury, ale “ogół działań”. Co więcej, ogół działań nakierowanych nie tylko i wyłącznie stricte na finanse, ale dotyczących również takich obszarów, jak etyka, zarządzanie ryzykiem lub bezpieczeństwo systemów informatycznych. Zmiana przepisów oznacza kontrolę środków finansowych przekazywanych jednostkom przez pryzmat ich celów i zadań, a nie tylko poprawności ich przyjmowania i wydatkowania.

W myśl nowych przepisów zakres kontroli dyrektora został rozszerzony ponaddwudziestokrotnie. Spośród ogłoszonych 22 standardów dawna kontrola finansowa stanowi zaledwie jeden z nich.

Dyrektor placówki oświatowej od tego roku będzie miał do czynienia m.in. z takimi dokumentami, jak kodeks etyki, instrukcja dotycząca ochrony danych osobowych bądź mapa ryzyka.

Ogół działań, które musi podjąć dyrektor, należy definiować nie tylko jako procedury, instrukcje, regulaminy i inne spisane dokumenty. Do rzeczonego ogółu działań należą też m.in. odpowiedni podział organizacyjny jednostki, skutecznie dobrane zakresy obowiązków czy też wiele czynności wykonywanych ad hoc, jak np. przydzielanie nauczycielom stażystom opiekuna stażu, dokonywanie zakupów “z wolnej ręki”, wydawanie upoważnień o charakterze bieżącym.

Sposób definiowania oraz faktyczna realizacja wskazówek zawartych w standardach zależy od dyrektora placówki. Należy jednak pamiętać, że system ten musi być efektywny, skuteczny oraz dopasowany do specyfiki jednostki. Oznacza to, że system kontroli wewnętrznej powinien być dla każdej placówki “uszyty na miarę”.

Tematyka kontroli zarządczej będzie omawiana na najbliższych spotkaniach kadry kierowniczej oświaty:

20 stycznia 2011 r. – 1 Zjazd Akademii Zarządzania Dyrektora Szkoły

Elżbieta Linowska