eDok to system, który zespół COI testuje na co dzień, jest stale rozbudowywany, a bezpłatną licencję można odebrać w ministerstwie. Publikujemy odpowiedzi na pytania czytelników.

eDok to system, który zespół COI testuje na co dzień, jest stale rozbudowywany, a bezpłatną licencję można odebrać w ministerstwie. Publikujemy odpowiedzi Centralnego Ośrodka Informatyki na pytania czytelników.

Gdzie można pobrać darmową wersję eDok i czy można ją samemu zainstalować?

W Ministerstwie Cyfryzacji (MC) można uzyskać bezpłatną licencję na używanie systemu eDok. W tym celu należy wysłać wniosek o licencję i podpisać stosowną umowę sublicencyjną.

Wersję instalacyjną eDok, wraz dokumentacją, pobiera się z Centralnego Ośrodka Informatyki (dysponując licencją udzieloną przez MC).

W ramach udzielonej bezpłatnej licencji można samodzielnie instalować i wdrażać eDok.

Szczegółowe informacje dotyczące licencjonowania oraz instalacji i wdrażania eDok można uzyskać pisząc na adres: sprzedaz@coi.gov.pl

Jak wygląda sprawa kosztów wdrożenia, instalacji, konfiguracji systemu i ew. szkoleń z jego obsługi?

Koszty wdrożenia są każdorazowo kalkulowane, biorąc pod uwagę wielkość danej organizacji i jej złożoność (liczbę komórek organizacyjnych, miejsca wpływu korespondencji, rozproszenie w terenie itp.). Ważny jest też stopień zaangażowania zasobów własnych instytucji w projekt, np. część szkoleń może być prowadzonych przez pracowników danego urzędu (przeszkolonych uprzednio przez COI „liderów”). Tych samych pracowników można wykorzystać w czasie asysty wdrożeniowej.

W ramach realizowanego przez COI wdrożenia wyróżniamy cztery etapy. Składają się one na koszt wdrożenia:

- Analiza, której efektem są procedury pracy
- Instalacja parametryzacja i wdrożenie systemu
- Szkolenia użytkowników
- Asysta wdrożeniowa

Zgodnie ze swoim statutem COI nie ma charakteru podmiotu zarobkowego. Każdorazowo kalkulacja uwzględnia koszty robocizny i materiałów (np. delegacje, paliwo, hotele).

Użytkownicy eDok po podpisaniu umowy na wsparcie mają zagwarantowane (w zależności od wybranej opcji):
- usuwanie błędów i usterek z określonym czasem SLA,
- aktualizacje i nowe wersje systemu,
- świadczenie zdalnego serwisu,
- usługi help desk,
- inne usługi realizowane na zlecenie użytkownika.

Koszt umowy uzależniony jest przede wszystkim od liczby użytkowników systemu, jak i od wybranej opcji (parametrów umowy).

Czy system eDok posiada mechanizmy pozwalające przeprowadzić w prosty sposób weryfikację złożonego podpisu kwalifikowanego po upływie okresu jego ważności?

Tak, posiada o ile klient zdecyduje się na zastosowanie kwalifikowanego znacznika czasu w procesie podpisu dokumentów. W takim przypadku system w sposób wiążący umożliwi weryfikację ważności podpisu na moment wykonywania czynności prawnej również po upływie okresu jego ważności.

Czy eDok będzie spełniał wymagania RODO?

Tak, system obecnie spełnia przepisy prawne przewidziane dla jednostek publicznych i będąc wdrożony w kluczowych instytucjach państwowych (takich jak Kancelaria Prezesa Rady Ministrów, Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, Ministerstwo Gospodarki Morskiej i Żeglugi Śródlądowej, Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych) musi i będzie spełniał wymagania RODO w momencie ich wejścia w życie.

Czy eDok był przez COI testowany, jeśli tak to jak i kiedy?

Wszystkie funkcjonalności implementowane w systemie przechodzą uprzednio testy. eDok to system, który zespół COI testuje na co dzień – jest to bowiem jedno podstawowych narzędzi pracy w Ośrodku.

Czy eDok będzie rozbudowywany o nowe funkcjonalności?

System stale jest rozbudowywany o nowe funkcjonalności. Aktualizacje przeprowadzane są zwykle raz na kwartał.


Po odpowiedzi na temat EZD zwrócimy się do właściciela tego projektu, czyli Ministerstwa Cyfryzacji. Aktualnie w COI nie są one prowadzone.
k.kubicka@pap.pl

Kkż/