Do 1 marca br. należy sporządzić roczne sprawozdanie o zamówieniach publicznych udzielonych w 2023 roku. Za Urzędem Zamówień Publicznych publikujemy zestaw pytań i odpowiedzi przydatnych do poprawnego sporządzenia tego dokumentu.
Do złożenia rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach publicznych zobowiązane są wszyscy zamawiający publiczni, w tym samorządy. Obowiązek ten dotyczy każdej jednostki organizacyjnej gminy mającej status samodzielnego zamawiającego. Sporządzony dokument należy złożyć za pośrednictwem formularza elektronicznego udostępnionego na stronie Urzędu Zamówień Publicznych.
Poniżej za Urzędem Zamówień Publicznych publikujemy wybór pytań i odpowiedzi przydatnych do poprawnego sporządzenia tego dokumentu.
Zgodnie z treścią § 2 rozporządzenia Ministra Rozwoju i Technologii z dnia 20 grudnia 2021 r. w sprawie zakresu informacji zawartych w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach, jego wzoru, sposobu przekazywania oraz sposobu i trybu jego korygowania (Dz. U. poz. 2463), zamawiający przekazuje sprawozdanie Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych przy użyciu formularza umieszczonego i udostępnionego na stronach portalu internetowego Urzędu Zamówień Publicznych. Formularz sprawozdania udostępniony jest na stronie https://ezamowienia.gov.pl/. Obowiązujący wzór rocznego sprawozdania nie przewiduje złożenia pod nim podpisu przez kierownika zamawiającego.
W świetle definicji zawartej w art. 7 pkt 25 ustawy Pzp, pod pojęciem „udzielenie zamówienia” należy rozumieć zawarcie umowy w sprawie zamówienia publicznego. A zatem, dla powstania obowiązku sprawozdawczego za dany rok decydujące znaczenie ma data zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego, tj. w przypadku gdy umowa w sprawie zamówienia publicznego została zawarta w danym roku, będzie ona podlegać uwzględnieniu w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach przekazywanym za ten dany rok. Inne czynności dokonane w postępowaniu o udzielenie zamówienia jak np. czynność wyboru oferty najkorzystniejszej, nie mają znaczenia dla ustalenia obowiązku sprawozdawczego za dany rok.
Obowiązkowi sprawozdawczemu w zakresie udzielonych zamówień podlegają tylko te umowy, które zostały zawarte w roku kalendarzowym, za który składane jest sprawozdanie. Tym samym, uwzględnieniu w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach za dany rok nie będą podlegać umowy, które wprawdzie były wykonywane w trakcie tego roku kalendarzowego, jednakże ich zawarcie miało miejsce w roku wcześniejszym.
W świetle definicji zawartej w art. 7 pkt 25 ustawy Pzp, pod pojęciem „udzielenie zamówienia” należy rozumieć zawarcie umowy w sprawie zamówienia publicznego. A zatem, dla powstania obowiązku sprawozdawczego za dany rok decydujące znaczenie ma data zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. W związku z powyższym w przypadku zawarcia umowy na okres powyżej 12 miesięcy zamawiający jest zobowiązany do wykazania jej w sprawozdaniu za rok, w którym udzielono zamówienia, podając jej wartość za cały okres obowiązywania umowy.
Zgodnie z przepisem art. 12 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych(Dz.U. z 2022 r. poz. 1634 z późn. zm.), z zastrzeżeniem odrębnych ustaw, gminne, powiatowe lub wojewódzkie jednostki budżetowe tworzą, łączą i likwidują organy stanowiące jednostek samorządu terytorialnego. Zgodnie z art. 12 ust. 4 pkt 2 ustawy o finansach publicznych, z zastrzeżeniem ust. 7, należności i zobowiązania likwidowanej gminnej, powiatowej lub wojewódzkiej jednostki budżetowej przejmuje urząd odpowiedniej jednostki samorządu terytorialnego. W przypadku gminnej jednostki budżetowej będzie to zatem urząd gminy.
Z powyższego wynika, iż w przypadku likwidacji gminnej jednostki budżetowej urząd ten przejmuje wszystkie zobowiązania likwidowanej jednostki, a zatem także te wynikające z udzielonych przez tę jednostkę zamówień publicznych. Z dniem likwidacji na urzędzie gminy będą ciążyć obowiązki wynikające z zawartych przez zlikwidowaną jednostkę budżetową umów w sprawie zamówienia, w tym związane ze złożeniem sprawozdania.
Na urzędzie gminy obsługującym daną jednostkę samorządu terytorialnego, który przejął zobowiązania zlikwidowanej jednostki budżetowej będącej zamawiającym w rozumieniu ustawy Pzp, będzie zatem spoczywał obowiązek sporządzenia i przekazania Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych rocznego sprawozdania o zamówieniach udzielonych przez zlikwidowaną jednostkę budżetową. Informacje o tych zamówieniach urząd gminy powinien przekazać łącznie z informacjami w zakresie zamówień udzielonych przez obsługiwaną przez niego jednostkę samorządu terytorialnego, tj. zbiorczo w jednym sprawozdaniu.
Zobowiązanym do przekazania informacji w zakresie zamówień podlegających obowiązkowi sprawozdawczemu pozostaje wyłącznie zamawiający, który takiego zamówienia udzielił. W przypadku dofinansowania udzielonego przez gminę w ramach projektu finansowanego ze środków UE, jeżeli zamówienie udzielone było przez spółkę gminną, która jest zamawiającym w rozumieniu ustawy Pzp, spółka ta ma obowiązek przekazać samodzielnie informację o takim zamówieniu we własnym sprawozdaniu.
W świetle definicji zawartej w art. 7 pkt 25 ustawy Pzp, pod pojęciem „udzielenie zamówienia” należy rozumieć zawarcie umowy w sprawie zamówienia publicznego. Tym samym obowiązek przekazania informacji o danym zamówieniu publicznym w ramach rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach spoczywa na tym podmiocie, który jako zamawiający udzielił danego zamówienia, tj. zawarł w swoim imieniu z wykonawcą umowę w sprawie zamówienia publicznego.
Stosownie do art. 4 pkt 1 ustawy Pzp, przepisy tej ustawy stosuje się do zamawiających publicznych, którymi są jednostki sektora finansów publicznych w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych. Stosownie do art. 4 ust. 1 ustawy z dnia 27 października 2017 r. o finansowaniu zadań oświatowych (Dz.U. z 2022 r. poz. 2082, 2089 i 2666) przedszkola, szkoły i placówki publiczne zakładane i prowadzone przez ministrów i jednostki samorządu terytorialnego są jednostkami budżetowymi. Zgodnie z art. 9 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2022 r. poz. 1634 z póżn. zm.) jednostki budżetowe wchodzą w skład sektora finansów publicznych.
Tym samym, publiczna szkoła podstawowa jest zamawiającym w rozumieniu art. 7 pkt 31 ustawy Pzp i co do zasady stosuje ustawę Pzp do udzielania w tym zakresie odpłatnych zamówień na dostawy, usługi lub roboty budowlane. Statusu szkoły jako zamawiającego nie zmienia okoliczność, że upoważnienie do zaciągania zobowiązań na gruncie stosunków cywilnoprawnych pochodzi od podmiotu prawa, w ramach którego osobowości prawnej ta jednostka organizacyjna działa. Jeżeli zatem postępowanie było przeprowadzone przy użyciu zasobów urzędu miasta natomiast umowę zawarła szkoła – obowiązek sprawozdawczy spoczywa na szkole jako zamawiającym, nie zaś na urzędzie miasta, który w tym przypadku działał jako pełnomocnik szkoły, o którym mowa w art. 37 ust. 3 pkt 4 ustawy Pzp.
Obowiązek sprawozdawczy dotyczy zamawiających. Z powyższego wynika, że sprawozdania nie może złożyć podmiot, który uległ likwidacji i tym samym przestał być zamawiającym w rozumieniu ustawy Pzp. Obowiązek ten spoczywa zatem na podmiocie, który stał się następcą prawnym zlikwidowanego zamawiającego. W przypadku przejęcia praw i obowiązków zlikwidowanego zamawiającego przez innego zamawiającego w rozumieniu ustawy Pzp obowiązek sporządzenia i przekazania Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych rocznego sprawozdania o zamówieniach udzielonych przez zlikwidowany podmiot spoczywa na tym zamawiającym. Informacje dotyczące zamówień udzielonych przez podmiot zlikwidowany, zamawiający, który przejął jego prawa i obowiązki, przekazuje łącznie z informacjami w zakresie zamówień udzielonych przez siebie, tj. zbiorczo w jednym sprawozdaniu.
Obowiązek przekazania informacji o danym zamówieniu publicznym w ramach sprawozdania spoczywa na tym podmiocie, który jako zamawiający udzielił danego zamówienia, tj. zawarł z wykonawcą umowę w sprawie zamówienia publicznego. W przypadku zatem, gdy konkretne zadanie komunalne zostało powierzone przez gminę spółce gminnej na innej zasadzie niż w drodze umowy cywilnoprawnej regulującej wzajemne zobowiązania stron, wydatki gminy dokonane w ramach powierzenia zadań nie stanowią zamówienia publicznego i nie podlegają ujawnieniu w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach. Jeżeli natomiast zadanie zostało powierzone przez gminę spółce gminnej w drodze umowy cywilnoprawnej regulującej wzajemne zobowiązania stron (zgodnie z przepisami PZP), to taki wydatek będzie stanowił zamówienie publiczne i powinien zostać ujęty w sprawozdaniu przez gminę jako zamawiającego.
Stosownie do art. 4 pkt 1 ustawy Pzp, przepisy ustawy stosuje się do zamawiających publicznych, którymi są jednostki sektora finansów publicznych w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych. Stosownie do art. 4 ust. 1 ustawy z dnia 27 października 2017 r. o finansowaniu zadań oświatowych (Dz.U. z 2022 r. poz. 2082, 2089 i 2666), przedszkola, szkoły i placówki zakładane i prowadzone przez ministrów i jednostki samorządu terytorialnego są jednostkami budżetowymi. Jednocześnie, zgodnie z art. 9 pkt 3 ustawy o finansach publicznych, jednostki budżetowe wchodzą w skład sektora finansów publicznych. Tym samym, publiczna szkoła podstawowa jest zamawiającym w rozumieniu art. 7 pkt 31 ustawy Pzp i stosuje ustawę Pzp, do udzielania odpłatnych zamówień na dostawy, usługi lub roboty budowlane. Przez zamówienia publiczne, należy rozumieć zgodnie z art. 7 pkt 32 ustawy Pzp, umowy odpłatne zawierane między zamawiającym a wykonawcą, których przedmiotem jest nabycie przez zamawiającego od wybranego wykonawcy robót budowlanych, dostaw lub usług. Powyższe oznacza, że informacje na temat umów zlecenia zawartych z nauczycielami przez szkołę podstawową powinny być zamieszczone w sprawozdaniu.
Wszystkie pytanie i odpowiedzi opublikowane przez UZP można znaleźć na TEJ STRONIE.
mam/